Трудовая книжка – один из главных документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Оформление её требует соблюдения определённых нормативных требований, в т.ч. касающихся проставления печати. Ниже подробно рассмотрено, с какой стороны и какой печатью следует заверять записи в трудовой книжке, а также какие исключения и нюансы существуют.
Нормативная база
Основные положения, регулирующие оформление трудовой книжки, содержатся в:
- Трудовом кодексе РФ (ст. 66);
- Постановлении Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
- Приказах Минтруда России (например, Приказ № 697н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»);
- Разъяснениях КонсультантПлюс и других правовых систем.
Согласно этим документам, печать организации (или печати кадровой службы) ставиться в том случае, если организация использует печать в своей деятельности. Если печать отсутствует, достаточно подписей ответственных лиц.
Где именно ставится печать?
ьный лист (первая страница)
На ьном листе трудовой книжки находятся:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Образование, профессия, специальность;
- Дата заполнения трудовой книжки.
После заполнения всех сведений и подписи работника oraz лица, ответственного за выдачу трудовых книжек (обычно специалист отдела кадров или руководитель организации), в нижней части ьного листа ставится печать организации (или печать кадровой службы, если она используется).
Обратная сторона обложки
Некоторые организации, следуя внутренним регламентам, ставят печать также на обратной стороне обложки трудовой книжки. Это не является обязательным требованием законодательства, но допускается, если:
- Внутренний нормативный акт организации предусматривает такой порядок;
- Печать используется для дополнительной защиты от подделки.
Важно: отсутствие печати на обратной стороне не делает трудовую книжку недействительной, если все обязательные реквизиты на ьном листе оформлены правильно.
Копии трудовой книжки
При выдаче копии трудовой книжки (например, для подачи в другое учреждение) печать ставится:
- На самом документе копии (обычно внизу страницы);
- Либо на сопроводительном письме/заявлении, если копия выдаётся без самой книжки.
Согласно разъяснениям КонсультантПлюс, копия без печати не имеет юридической силы, поэтому печать обязательна, если организация использует печать в своём документообороте.
Записи о приёме, переводе, увольнении
Каждая запись в разделе «Сведения о работе» (таблица с колонками: дата, наименование организации, должность, основание) заверяется:
- Подписью работника;
- Подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель);
- Печатью организации (при её наличии).
Если печать отсутствует, достаточно двух подписей.
Какая печать должна использоваться?
Законодательство не устанавливает жёсткого образца печати для трудовой книжки. Требования сводятся к следующему:
- Печать должна содержать наименование организации (или её структурного подразделения, если речь о печати кадровой службы);
- Могут присутствовать дополнительные элементы: ОГРН, ИНН, адрес;
- Оттиск должен быть чётким, читаемым, без smudges.
Если организация не имеет собственной печати, допускается использование печати кадровой службы (если она есть) либо просто подписи ответственных лиц.
Пример оформления печати на ьном листе
------------------------------------------------- | ТРУДОВАЯ КНИЖКА | | ФИО: Иванов Иван Иванович | | Дата рождения: | | Образование: высшее | | Профессия: инженер | | Дата заполнения: | | | | Подпись работника: ______________________ | | Подпись ответственного лица: ______________ | | | | [Оттиск печати организации] | -------------------------------------------------
Особенности при увольнении
При увольнении запись в трудовой книжке оформляется аналогично:
- В графе «Дата» указывается день увольнения;
- В графе «Наименование организации» – полное название работодателя;
- В графе «Должность» – последняя занимаемая должность;
- В графе «Основание» – приказ об увольнении (№ и дата);
- Запись заверяется подписью работника, подписью уполномоченного лица и печатью организации (при её наличии).
Если печать не ставится, запись всё равно считается действительной при наличии двух подписей, однако для внешних организаций (например, при приёме на новую работу) рекомендуется иметь печать, чтобы избежать вопросов о подлинности документа.
Что делать, если печать отсутствует?
Согласно разъяснениям Минтруда и КонсультантПлюс:
- Если организация не использует печать в своей деятельности, достаточно подписей работника и ответственного лица;
- При отсутствии печати у предыдущего работодателя новый работодатель не вправе ставить свою печать вместо отсутствующей – это считается нарушением;
- В случае утери или повреждения трудовой книжки выдаётся дубликат, который оформляется с печатью организации, выдавшей дубликат (если она использует печать).
Таким образом, отсутствие печати не делает трудовую книжку недействительной, но может вызвать дополнительные проверки при приёме на работу или при обращении в государственные органы;
Практический чек‑лист для кадровика
- Перед заполнением: проверить наличие печати организации (или кадровой службы).
- При заполнении ьного листа: внести все сведения, получить подпись работника, подпись ответственного лица, поставить печать (если есть).
- При внесении записей о работе: после каждой строки – подписи работника и ответственного лица + печать.
- При выдаче копии: поставить печать на копию (или на сопроводительный документ).
- При увольнении: оформить запись об увольнении, заверить подписями и печатью.
- Если печати нет: оформить запись только подписями, сделать пометку в внутреннем журнале о отсутствии печати.
Ответ на вопрос «С какой стороны печать в трудовой книжке?» выглядит следующим образом:
- Основное место – нижняя часть ьного листа (первой страницы) трудовой книжки;
- Допустимо ставить печать также на обратной стороне обложки и на копиях трудовой книжки, если это предусмотрено внутренними нормативными актами организации;
- Печать ставится после подписей работника и ответственного лица;
- Если организация не использует печать, достаточно двух подписей;
- При отсутствии печати у предыдущего работодателя новый работодатель не может поставить свою печать вместо отсутствующей.
Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовая книжка будет иметь полную юридическую силу и будет принята без замечаний в любых государственных и коммерческих учреждениях.
Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и разъяснений правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант) на 22 мая 2026 года.