Один из самых важных документов для работника — трудовая книжка. Она подтверждает стаж‚ опыт работы и является основанием для назначения пенсии. Поэтому вопрос о том‚ с какого момента и в какой срок её должны вернуть работнику при увольнении‚ регулируется законодательством предельно четко.
Главное правило: выдаётся в день увольнения
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ и разъяснениям контролирующих органов‚ действует безусловное правило:
Работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) в день увольнения‚ то есть в последний день работы‚ с внесённой в неё записью об увольнении.
Это значит‚ что трудовую книжку выдают с момента прекращения трудового договора. Выдача происходит одновременно с:
- Окончательным расчётом (выплатой всех причитающихся сумм).
- Предоставлением других обязательных документов (справки 2-НДФЛ и т.д.).
Что такое «в день увольнения»?
Под «днём увольнения» понимается последний рабочий день сотрудника в организации. Если увольнение происходит из отпуска‚ то датой считается последний день отпуска.
Последствия задержки выдачи для работодателя
Невыдача трудовой книжки в установленный срок — серьёзное нарушение‚ за которое предусмотрена административная ответственность.
- Для юридических лиц и ИП: Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ от 30 000 до 50 000 рублей.
- Для должностных лиц: Штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.
- Для работника: За каждый день задержки работодатель обязан выплачивать компенсацию в размере среднего заработка работника (например‚ если книжку не выдали неделю‚ нужно оплатить 7 дней среднего заработка).
Практические нюансы и частые ситуации
Работник не забирает книжку в день увольнения
Если сотрудник по какой-то причине (болезнь‚ командировка) не смог получить документ в последний рабочий день‚ работодатель:
- Должен немедленно (в тот же день) направить ему письменное уведомление о готовности трудовой книжки с указанием срока её получения.
- Может хранить документ у себя‚ но обязан выдать его по первому требованию.
- Не несёт ответственности за задержку‚ если докажет‚ что своевременно известил работника и готов был передать документ.
Трудовая книжка велась в электронном виде (ЭТК)
С 1 января 2026 года переходный период на электронные трудовые книжки завершается. Теперь:
- При приёме на работу с 2026 года информация заводится только в электронном виде (если работник не письменно отказался от ЭТК).
- При увольнении сведения о трудовой деятельности (аналог записи в книжке) направляются в СФР и доступны работнику через портал Госуслуг.
- Бумажный документ (заверенная выписка) выдается по запросу работника в срок‚ установленный внутренними правилами‚ но не позднее 30 дней. Однако сама запись об увольнении в ЭТК должна быть сделана в день увольнения.
Правильная формулировка записи об увольнении
В день увольнения в трудовую книжку вносится запись по строгому образцу. Например:
«Уволен (а) [должность] в связи с [основание увольнения: по собственному желанию‚ по инициативе работодателя и т.д.] на основании ст. [номер статьи ТК РФ] Трудового кодекса РФ. Дата увольнения: [число‚ месяц‚ год]».
Краткий алгоритм действий для работодателя в день увольнения
- Подготовить приказ (распоряжение) об увольнении.
- Внести запись об увольнении в трудовую книжку (или сформировать сведения в ЭТК).
- Произвести окончательный расчёт с работником.
- Выдать работнику одновременно:
- Трудовую книжку (бумажную или выписку из ЭТК по запросу).
- Справку 2-НДФЛ.
- Копии документов‚ связанных с работой (при необходимости).
- Получить от работника расписку в получении всех документов и денежных средств.
Что делать работнику‚ если книжку не выдали?
Если в день увольнения вам не отдали трудовую книжку:
- Требуйте её немедленно у руководства или в отделе кадров.
- Если отказываются — пишите письменное заявление на имя директора с просьбой выдать документ. Сохраняйте копию заявления с отметкой о приёме.
- При безрезультатности — обращайтесь с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
- Вы вправе требовать компенсацию за каждый день задержки.
Трудовую книжку выдают с последнего дня работы. Это не просто формальность‚ а законное право работника и обязанность работодателя. Соблюдение этого срока защищает обе стороны от конфликтов и штрафов. В эпоху электронных документов суть остаётся прежней: информация об увольнении должна быть оформлена и доступна работнику именно в день прекращения трудовых отношений.
Статья подготовлена на основе актуальных норм Трудового кодекса РФ и практики контролирующих органов на 2026 год.