Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Поэтому любые неточности в ней могут привести к серьезным проблемам в будущем‚ например‚ при назначении пенсии или подсчете стажа. Кадровые специалисты иногда допускают ошибки при заполнении‚ но самое главное — не паниковать. Все можно поправить‚ даже если неточность обнаружили спустя какое-то время. Закон строго регламентирует исправления в этот документ‚ поэтому важно соблюдать установленный порядок.
Общие правила исправления ошибок
Первое и самое важное правило: ошибку в трудовой книжке нельзя просто зачеркнуть и написать правильный текст (за исключением ьного листа). Порядок исправления зависит от конкретной ошибки и того‚ на какой странице она допущена. Работодатель вправе вносить изменения на всех страницах трудовой книжки‚ но механизмы для ьного листа и разделов с записями о работе кардинально отличаются.
Исправление ошибок на ьном листе
ьный лист — это единственное место в трудовой книжке‚ где допускается зачеркивание. Если была допущена ошибка в фамилии‚ имени‚ отчестве или дате рождения‚ исправление производится следующим образом:
- Одной тонкой чертой зачеркивается неверная информация (так‚ чтобы старый текст легко читался).
- Рядом (или сверху) пишется верный вариант.
- На левой странице (вкладыше) или слева на самом развороте делается отметка: «Изменено ФИО на такое-то на основании такого-то документа».
- Ниже ставится подпись кадровика и печать работодателя (при наличии).
Исправление ошибок в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»
В этих разделах зачеркивания категорически запрещены. Если допущена ошибка в записях о приеме на работу‚ увольнении‚ переводе‚ награждении или в заголовке (наименовании работодателя)‚ исправление вносится только новой записью. Порядок действий таков:
- В первой графе ставится следующий порядковый номер записи.
- Во второй графе указывается текущая дата (число‚ месяц‚ год) внесения исправления.
- В третьей графе пишется: «Запись за номером таким-то недействительна»‚ а затем сразу вносится верная информация.
- В четвертой графе указывается ссылка на приказ (дата и номер)‚ на основании которого вносится исправление.
Если ошибка кроется в названии организации (которое фиксируется без числового обозначения)‚ то нужно просто вписать новое правильное название ниже.
Что делать‚ если ошибку допустил предыдущий работодатель?
Часто бывает так‚ что неточность обнаруживает новый кадровик на новом месте работы. Исправлять чужие ошибки можно‚ но для этого нужно законное основание. Работник должен обратиться к бывшему работодателю для получения официального документа (например‚ копии приказа)‚ подтверждающего правильные данные. Только на основании этого документа текущий работодатель сможет внести корректирующую запись.
Когда исправлять нельзя: порча бланка и дубликат
В некоторых случаях исправления в документе находятся под запретом‚ и тогда придется оформлять дубликат. Это касается ситуаций‚ когда документ физически испорчен‚ содержит многочисленные ошибки‚ не поддающиеся логичному исправлению‚ или если бланк был безнадежно испорчен при первичном заполнении.
Если вы не удалось написать аккуратно при заведении новой трудовой книжки‚ испорченный бланк нужно уничтожить и заполнить новый (согласно п. 41 Порядка 320н). При этом:
- Необходимо составить соответствующий акт о порче бланка.
- Уничтожить старый бланк.
- Завести новый‚ в который будут внесены корректные данные.
- С работника за испорченный бланк деньги не взимаются.
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1 / СЗВ-ТД)
Не стоит забывать‚ что с введением электронных трудовых книжек часть информации теперь подается в Пенсионный фонд (СФР) в виде отчетов. Ошибки в таких отчетах тоже случаются. Чтобы их исправить‚ не нужно зачеркивать или писать новые записи на бумаге — необходимо подать корректирующую форму СЗВ-ТД (или ЕФС-1 в актуальной редакции 2026 года) в территориальный орган СФР.
Ошибки в трудовой книжке — это не приговор. В большинстве случаев их можно исправить без ущерба для стажа и пенсии работника. Главное правило кадровика — внимательность и строгое следование инструкции: на ьном листе зачеркиваем и пишем рядом‚ в сведениях о работе — признаем недействительными и вносим новую запись. А если бланк испорчен безвозвратно — не жалеем его‚ уничтожаем по акту и заполняем новый.