Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника в России. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант всё ещё остается важным документом для многих граждан. На практике с трудовыми книжками возникает множество нестандартных ситуаций: от банальных опечаток до полной утери документа.
В этой статье мы подробно разберем самые частые и сложные ситуации, связанные с трудовой книжкой, и расскажем, как их правильно разрешить согласно действующему законодательству;
Ситуация 1: Ошибки, опечатки и исправления
Человеческий фактор никто не отменял. Ошибки в титульном листе или в разделах о работе встречаются часто. Главное правило — никогда не зачеркивать неверные записи в разделе «Сведения о работе».
Как исправить запись о работе?
Исправление в разделе «Сведения о работе» производится путем признания записи недействительной. Для этого:
- В графе 1 ставится следующий порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем сразу вносится правильный текст.
- В графе 4 повторяется номер приказа или дата решения, на основании которого вносится правильная запись.
Ошибка на титульном листе
Если ошибка допущена при первичном заполнении титульного листа (например, при приеме на работу первого работодателем), то бланк считается испорченным и уничтожается, а заводится новый. Если ошибка обнаружена позже (например, неверно указана фамилия), то неверная информация зачеркивается одной чертой, а рядом пишется правильная. На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, подтверждающий изменения (паспорт, свидетельство о браке), и ставится печать.
Ситуация 2: Утеря трудовой книжки
Утеря по вине работника
Если работник потерял книжку сам, он должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней. В дубликат вносятся:
- Общий стаж работы до поступления к данному работодателю (на основании подтверждающих документов).
- Сведения о работе и награждениях по последнему месту работы.
Важно: Работнику придется собирать справки со всех предыдущих мест работы, чтобы подтвердить свой стаж. Если предприятия ликвидированы, запросы делаются в архив или в Пенсионный фонд.
Утеря по вине работодателя
Если работодатель потерял книжку, он несет полную ответственность за ее восстановление. Работодатель обязан сам делать все запросы в архивы и другим работодателям, чтобы восстановить стаж работника. Кроме того, за нарушение сроков выдачи или утерю трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности с наложением штрафа.
Ситуация 3: Вкладыш в трудовую книжку
Бывает, что разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» заканчиваются. В этом случае в трудовую книжку вшивается вкладыш.
Основные правила оформления вкладыша:
- Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
- Без трудовой книжки вкладыш недействителен.
- При выдаче вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.
- Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию трудовой книжки (не начинается с единицы).
Ситуация 4: Изменение персональных данных (смена фамилии)
Чаще всего эта ситуация возникает у женщин при вступлении в брак. Игнорировать изменение фамилии нельзя, так как в будущем это вызовет проблемы с подтверждением стажа для пенсии.
Алгоритм действий:
- Работник предоставляет работодателю документы, на основании которых меняется фамилия (паспорт, свидетельство о заключении брака).
- На титульном листе трудовой книжки старая фамилия зачеркивается одной чертой (так, чтобы можно было прочитать прежнюю), а новая пишется сверху.
- На внутренней стороне обложки делается запись: «Фамилия изменена на такую-то на основании паспорта (серия, номер) или свидетельства».
- Запись заверяется подписью работодателя и печатью (при наличии).
Ситуация 5: Переход на электронную трудовую книжку
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Здесь возникает несколько типичных ситуаций:
Работник подал заявление о переходе на ЭТК
В этом случае бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки под роспись. Работодатель продолжает вести сведения о трудовой деятельности только в электронном виде и передает их в Социальный фонд России (СФР). На руки выдается выписка из ЭТК при увольнении.
Работник сохранил бумажную книжку
Если работник написал заявление о сохранении бумажного формата, работодатель обязан вести одновременно и бумажную, и электронную трудовую книжку.
Работник не подал никакого заявления до конца 2020 года
По закону такие работники считаются «молчунами» и автоматически оставлены на бумажной трудовой книжке. Работодатель также ведет для них оба формата.
Ситуация 6: Трудовая книжка совместителя
По общему правилу, трудовая книжка хранится по основному месту работы. Если работник трудится по совместительству, внешний работодатель не имеет права забирать или заводить новую трудовую книжку.
Однако запись о работе по совместительству может быть внесена. Для этого работник берет у работодателя по совместительству справку или копию приказа о приеме на работу и обращается к работодателю по основному месту работы с просьбой внести запись в трудовую книжку.
Трудовая книжка требует внимательного и аккуратного отношения как со стороны работника, так и со стороны работодателя. Любая нестандартная ситуация — утеря, ошибка, смена фамилии — имеет четкий регламент разрешения, закрепленный в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, а также в Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Если вы столкнулись с проблемой в трудовой книжке, не пытайтесь исправить её самостоятельно с помощью корректора или подделки записей. Это может привести к серьезным юридическим последствиям, вплоть до уголовной ответственности. Всегда обращайтесь к кадровикам или юристам, чтобы решить проблему законным путем.