Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина․ В России с 2020 года ведётся одновременно бумажная и электронная форма (ЭТК)․ Ниже подробно описано, как самому оформить и вести трудовую книжку, будь то бумажный вариант или электронный через портал Госуслуг․

Содержание

1. Бумажная трудовая книжка: как сделать самостоятельно
2. Электронная трудовая книжка: оформление через Госуслуги
3. Как правильно заполнять записи
4. Ответственность работодателя и сотрудника
5. Часто задаваемые вопросы

Бумажная трудовая книжка: как сделать самостоятельно

Что понадобится

• Бланк трудовой книжки (форма Т-2) – можно приобрести в канцелярском магазине или скачать образец с сайта Минтруда․
• Вкладыш к трудовой книжке (форма Т-2а) – для записи о наградах, поощрениях и т․п․
• Черная паста или шариковая ручка (не гелевая, чтобы не размазывалась)․
• Печать организации (если оформляете от имени работодателя)․
• Подпись ответственного лица (кадровик, руководитель)․

Подготовка титульного листа

На титульном листе заполняются следующие поля:

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Дата рождения (дд․мм․гггг);
• Образование (уровень, специальность, учебное заведение);
• Профессия, специальность (по которой принимается на работу);
• Серия и номер документа, удостоверяющего личность (паспорт);
• СНИЛС;
• ИНН (при наличии)․

Ведение разделов

Трудовая книжка состоит из нескольких разделов:

1. Раздел 1 – Сведения о работе․ Здесь фиксируются приём, перевод, увольнение․ Каждая запись оформляется как отдельная строка:
• Дата события (дд․мм․гггг);
• Наименование организации;
• Должность, профессия, специальность;
• Основание (приказ №, дата);
• Подпись ответственного лица и печать организации․
2. Раздел 2 – Сведения о наградах и поощрениях (вносится вкладыш)․
3. Раздел 3 – Сведения о повышении квалификации, переобучении (при наличии)․

Пример записи о приёме на работу

 ООО «Ромашка» Инженер-конструктор Приказ № 45 от Подпись ___________ Печать

Хранение и выдача

После заполнения книжка хранится у работника․ При увольнении работодатель обязан вернуть ей на руки и сделать отметку об увольнении в разделе 1․

Электронная трудовая книжка: оформление через Госуслуги

С 2020 года ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) является обязательным для всех работодателей․ Сотрудник может самостоятельно получить выписку из ЭТК, но инициатива оформления принадлежит работодателю․

Что нужно для начала

• Учётная запись на портале Госуслуги (подтверждённая)․
• СНИЛС работника․
• Трудовой договор (или договор ГПХ, если предусмотрено ведение ЭТК)․
• Доступ к личному кабинету работодателя в системе «Социальный фонд России» (СФР) – через Госуслуги или непосредственно на сайте СФР․

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Войти в личный кабинет на gosuslugi․ru․
2. Выбрать раздел Работа и занятость → Электронная трудовая книжка․
3. Нажать Подать заявление на ведение ЭТК․
4. Заполнить форму:
   • ИНН организации;
   • Сведения о сотруднике (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
   • Тип кадрового мероприятия (приём, перевод, увольнение);
   • Номер и дата основания документа (приказ, договор)․
5. Прикрепить скан приказа или договора (при необходимости)․
6. Подписать заявление электронной подписью и отправить․
7. После обработки заявления (обычно в течение 1 рабочего дня) запись появится в ЭТК сотрудника․

Как сотруднику получить выписку из ЭТК

1. Войти в личный кабинет на Госуслугах․
2. Перейти в раздел Трудовая деятельность → Электронная трудовая книжка․
3. Нажать Заказать выписку․
4. Выбрать период (за всё время или за конкретный интервал);
5. Получить документ в формате PDF – его можно распечатать или отправить работодателю․

Особенности ведения ЭТК

• Записи вносятся только работодателем через СФР; сотрудник не может самостоятельно добавить запись о приёме или переводе․
• При отказе от бумажной книжки работник получает на руки её дубликат, а дальнейшее ведение ведётся исключительно в электронном виде․
• Все изменения (перевод, увольнение, награды) должны быть переданы в СФР не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем оформления кадрового мероприятия․

Как правильно заполнять записи

Независимо от формы (бумажная или электронная) существуют единые правила заполнения:

Общие требования

• Записи делаются черным цветом, без сокращений, кроме общепринятых (например, «г․» для года)․
• Каждая строка содержит полную дату события (дд․мм․гггг)․
• Указывается точное наименование организации (как в учредительных документах)․
• Должность, профессия, специальность пишутся согласно штатному расписанию или трудовому договору․
• Основание записи – номер и дата приказа, договора, распоряжения․
• Подпись ответственного лица (кадровик, директор, ИП) и печать организации (если предусмотрена)․

Примеры записей

Что НЕ вносится

• Информация о прохождении обучения, если оно не приводит к изменению квалификации или должности (например, краткие курсы повышения квалификации без присвоения новой специальности)․
• Личные данные, не связанные с трудовой деятельностью (семейное положение, хобби и т․п․)․
• Сведения о наградах, если они не оформлены приказом о поощрении (в этом случае запись делается во вкладыш)․

Ответственность работодателя и сотрудника

Работодатель

• Обеспечить наличие бланков трудовой книжки и вкладышей․
• Вести учёт движения бланков (журнал учёта)․
• Своевременно вносить записи в бумажную и электронную формы․
• Передавать сведения о кадровых мероприятиях в СФР не позднее установленного срока (25 число следующего месяца)․
• При увольнении вернуть трудовую книжку сотруднику на руки и сделать отметку об увольнении․

Сотрудник

• Предоставлять необходимые документы при приёме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании)․
• Проверять correctness записей в своей трудовой книжке и при обнаружении ошибок немедленно сообщать работодателю․
• При отказе от бумажной формы получить на руки дубликат и продолжать пользоваться электронной выпиской․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить трудовую книжку самостоятельно, если я работаю по договору ГПХ?

По гражданско-правовым договорам ведение трудовой книжки не обязательно․ Однако если стороны согласны вести её (например, для стажа), оформление происходит так же, как и при трудовом договоре – через работодателя в СФР․

Что делать, если я потерял бумажную трудовую книжку?

Необходимо обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата․ Работодатель обязан изготовить дубликат на основе своих архивных данных и завершить его печатью и подписью․

Нужно ли заверять электронную трудовую книжку нотариусом?

Нет․ ЭТК имеет юридическую силу в электронном виде, подтверждённую подписью работодателя в системе СФР․ Нотариальное заверение не требуется․

Как часто можно запрашивать выписку из ЭТК?

Выписку можно запрашивать неограниченное количество раз․ Она предоставляется бесплатно через личный кабинет на Госуслугах․

Есть ли штрафы за несвоевременное внесение записей в ЭТК?

Да․ За нарушение сроков передачи сведений в СРФ работодатель может быть привлечён к административной ответственности (ст․ 5․27 КоАП РФ) – штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций․

Сделать трудовую книжку самому – это реально и достаточно просто, если знать порядок действий и требования законодательства․ Бумажный вариант подходит тем, кто предпочитает традиционный документооборот, а электронная трудовая книжка – современный способ учёта, обеспечивающий оперативный доступ к данным и минимизацию рисков утери․

Главное – соблюдать установленные сроки, правильно оформлять каждую запись и не забывать о взаимной ответственности работодателя и сотрудника․ Тогда ваша трудовая книжка будет надёжно отражать всю вашу профессиональную историю и послужит solid основой для подтверждения стажа, получения пенсии и других социальных выплат․

Удачи в оформлении!