Трудовая книжка – важный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника․ Иногда возникает вопрос: нужно ли уничтожать трудовую книжку и как правильно оформить её дубликат․ В статье разберём все аспекты этой процедуры․
Что такое трудовая книжка и кто её ведёт?
Трудовая книжка – бумажный (или электронный) документ, в котором отражаются сведения о:
- месте работы и периоде занятости;
- должности и условии труда;
- сведениях о работе в разных организациях;
- показателях трудового стажа․
Официальным хранителем такой книжки является работодатель․ По закону он обязан вести её и предоставлять копию по требованию сотрудника․
Кто имеет право запросить копию?
Копию трудовой книжки может запросить:
- самый сотрудник;
- его законный представитель (в случае недееспособности);
- органы государственной инспекции труда;
- суды и другие органы, если это предусмотрено законом․
Когда можно уничтожить оригинал трудовой книжки?
Уничтожение оригинала допускается только в определённых случаях:
- Оригинал утрачен, повреждён или уничтожен по вине сотрудника;
- В организации переходят на электронный формат ведения кадровых документов;
- Оригинал более не нужен для юридических целей (например, после окончания отношений и истечения срока хранения)․
Важно: даже при уничтожении оригинала работодатель обязан предоставить сотруднику дубликат, который имеет ту же юридическую силу․
Как оформить дубликат трудовой книжки?
При потере оригинала
Если оригинал потерян, сотрудник должен подать в письменной форме заявление о выдаче дубликата․ В заявлении указываются:
- ФИО сотрудника;
- Номер и серия оригинальной книжки (если известны);
- Причина потери (по желанию)․
Работодатель в течение 10 дней выдаёт дубликат, подписывает его и ставит печать (если она используется)․
При необходимости исправления ошибок
Если в оригинале допущены ошибки (неверные данные, опечатки), сотрудник может потребовать их исправления․ Для этого оформляется новое экземплярное вхождение с указанием исправлений и подписями обеих сторон․
При переходе на электронный формат
С 2022 года в России активно внедряется электронный трудовой договор и электронный трудовой стаж․ При переходе на электронный формат:
- Оригинальная бумажная книжка может быть уничтожена после выдачи электронного эквивалента;
- Электронный документ должен быть доступен сотрудником в личном кабинете HR‑системы;
- Все изменения вносятся в электронный журнал, который считается юридически значимым․
Порядок обращения к работодателю
Если вы хотите получить дубликат или уничтожить оригинал, следуйте этим шагам:
- Подготовьте письменное заявление (по образцу, который можно найти в кадровом отделе)․
- Передайте заявление в HR‑отдел или в отдел кадров․
- Ожидайте подтверждения и выдачи дубликата․
- При получении дубликата подпишите его и сохраните копию для своих записей․
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли уничтожить трудовую книжку без получения дубликата?
Ответ: Нет․ Закон требует, чтобы сотрудник всегда имел доступ к копии своей трудовой истории․ - Вопрос: Сколько времени хранится оригинал перед его уничтожением?
Ответ: Оригинал храниться до 50 лет (в зависимости от типа организации), но после окончания отношений и истечения срока хранения его можно уничтожить, предварительно выдав дубликат․ - Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается выдавать дубликат?
Ответ: В этом случае можно обратиться в трудовую инспекцию или в суд, предоставив копию заявления и доказательства потери оригинала․
Уничтожение оригинальной трудовой книжки возможно, но только после того, как сотрудник получит официальный дубликат․ Правильное оформление дубликата гарантирует, что ваши трудовые права будут защищены, а информация о вашей работе будет доступна в любой момент․
Если у вас возникнут сомнения по поводу процедуры, лучше обратиться к специалисту по кадровому праву или в профсоюзную организацию․
Автор статьи: HR‑эксперт, 21 мая 2026 г․