Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих ваш трудовой стаж, квалификацию и право на получение социальных льгот. С 1 января 2021 года в России большинство работников получают электронную трудовую книжку (ЭТК), однако в некоторых случаях ещё возможна бумажная версия. В этой статье мы подробно разберём, почему стоит завести трудовую книжку, какие существуют её формы и как оформить её в 2026 году.

Почему трудовая книжка важна?

• Подтверждение стажа. Трудовая книжка фиксирует все места работы, периоды занятости и причины увольнения.
• Пенсионные начисления. При расчёте пенсии органы Пенсионного фонда используют сведения из трудовой книжки.
• Социальные гарантии. Оформление отпусков, больничных, пособий по беременности и родам, а также выплаты по временной нетрудоспособности.
• Трудоустройство. При приёме на работу многие работодатели требуют предоставить сведения о предыдущих местах работы.

Какие формы трудовой книжки существуют?

1. Бумажная трудовая книжка. Традиционный вариант, который до 2021 года выдавался каждому новому сотруднику. Сейчас её могут оформить лишь в особых случаях (например, при работе в учреждениях, где электронный документооборот пока не внедрён).
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК). Современный формат, хранящийся в Единой государственной информационной системе (СФР). Доступ к ней можно получить через портал Госуслуги или приложение «Портал государственных услуг».

Кто обязан оформить трудовую книжку?

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан оформить трудовую книжку (бумажную или электронную) при приёме работника на работу, если у него её ещё нет. Если работник уже имеет ЭТК, работодатель вносит в неё запись о новом месте работы.

Как получить трудовую книжку впервые?

Через работодателя (самый простой способ)

При подписании трудового договора ваш будущий работодатель:

1. Проверит, есть ли у вас уже электронная трудовая книжка в СФР.
2. Если её нет, оформит её в системе и отправит вам уведомление о создании ЭТК.
3. В случае необходимости (например, для работы в организации, где требуется бумажный документ) оформит бумажную трудовую книжку и передаст её вам.

Через портал «Госуслуги» (если работодатель не оформил ЭТК)

Если по какой‑то причине ваш работодатель не создал ЭТК, вы можете сделать это самостоятельно:

1. Зарегистрируйтесь (или войдите) в личный кабинет на Госуслуги.
2. В разделе «Работа и занятость» выберите услугу «Оформление электронной трудовой книжки».
   Важно: Услуга доступна только для граждан, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года.
3. Заполните онлайн‑форму, указав ФИО, СНИЛС, ИНН и данные о работодателе (наименование, ОГРН, ИНН).
4. Прикрепите скан копии паспорта и трудового договора (или приглашения).
5. Отправьте заявку. Система автоматически передаёт данные в СФР, где создаётся ваша электронная трудовая книжка.
6. Через 3–5 рабочих дней вы получите уведомление о готовности ЭТК. Доступ к ней будет доступен в личном кабинете.

Через МФЦ (для бумажной версии)

Если вам всё же нужна бумажная трудовая книжка, выполните следующие шаги:

1. Соберите пакет документов:
   • Паспорт гражданина РФ.
   • Трудовой договор (или приглашение от работодателя).
   • СНИЛС.
2. Запишитесь в ближайший Многофункциональный центр (МФЦ) через портал Госуслуги или по телефону.
3. При посещении МФЦ подайте документы. Сотрудник центра оформит бумажную трудовую книжку и выдаст её вам.
4. После получения книжки передайте её работодателю – он внесёт первую запись о приёме на работу.

Что хранится в электронной трудовой книжке?

ЭТК содержит те же сведения, что и бумажный аналог:

• Дата и место рождения, ФИО, пол, гражданство.
• Сведения о каждом месте работы: название организации, ОКТМО, дата начала и окончания, должность, основание увольнения.
• Записи о повышении квалификации, получении профессиональных сертификатов.
• Сведения о периодах отпуска, командировок, больничных.

Преимущества и недостатки электронного и бумажного вариантов

Как проверить и распечатать выписку из ЭТК

1. Войдите в личный кабинет Госуслуги.
2. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка» → «Сведения о трудовой деятельности».
3. Нажмите кнопку «Сформировать выписку». Система сформирует PDF‑документ, который можно скачать и распечатать.
4. Для получения официальной выписки в ПФР или МФЦ необходимо подать заявление «О выдаче выписки из трудовой книжки» и предъявить паспорт.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли иметь одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, но это не рекомендуется. При наличии ЭТК все новые записи вносятся только в электронный вариант. Если у вас уже есть бумажная книжка, работодатель обязан её заменить на электронную, если вы подпишете согласие.

Что делать, если в ЭТК отсутствует запись о предыдущем месте работы?

Обратитесь к бывшему работодателю с просьбой предоставить подтверждающие документы (трудовой договор, справку 2‑НДФЛ). Работодатель вносит недостающие записи в СФР в течение 5 рабочих дней.

Можно ли изменить ошибку в ЭТК самостоятельно?

Нет. Исправления вносятся только работодателем или уполномоченными органами (ПФР, СФР). При обнаружении ошибки обратитесь к кадровому специалисту вашего предприятия.

Нужна ли бумажная трудовая книжка, если у меня уже есть ЭТК?

В большинстве случаев нет. Однако некоторые организации (например, некоторые государственные структуры) могут требовать бумажный документ в качестве дополнительного подтверждения.

Как долго хранится электронная трудовая книжка?

ЭТК хранится в системе СФР бессрочно и доступна в течение всей трудовой жизни гражданина, а также после выхода на пенсию.

• Убедитесь, что у вас нет уже созданной ЭТК (проверьте в Госуслугах).
• Если её нет, обсудите с будущим работодателем порядок её оформления.
• При необходимости оформите ЭТК самостоятельно через портал «Госуслуги».
• Сохраняйте копии всех документов (трудовой договор, справки, выписки) в личном архиве.
• Регулярно проверяйте актуальность записей в ЭТК, особенно после смены места работы.

Завести трудовую книжку – это простой, но крайне важный шаг для любого трудоустроенного гражданина России. Современные цифровые технологии делают процесс быстрым и удобным, а правильное ведение трудовой книжки гарантирует вам доступ к социальным льготам и уверенность в своей профессиональной истории.

Дата публикации:  г.