Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), многие граждане всё ещё получают бумажный вариант «в руки» – лично от работодателя или от кадровой службы. В этой статье подробно рассмотрим, как правильно оформить трудовую книжку, полученную лично, какие требования действуют с учётом перехода на электронный формат и что делать, если документ утерян или повреждён.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются:
- сведения о местах работы (название организации, должность, период работы);
- информация о переводах, повышениях, наградах;
- данные о периодах нетрудоспособности (больничные, декретные отпуска) – при наличии соответствующих отметок.
Книжка необходима для:
- подтверждения трудового стажа при назначении пенсии;
- получения социальных выплат и пособий;
- устройства на новую работу (работодатель может запросить выписку или копию);
- защиты прав работника в трудовых спорах.
- С 1 января 2021 года при приёме на работу кадровики обязаны заполнять только электронные трудовые книжки.
- С 1 января 2026 года завершается переходный период: после этой даты все трудовые отношения должны вестись исключительно в электронном виде, за исключением случаев, когда работник оформил письменное заявление о сохранении бумажной книжки.
- работник подал заявление об отказе от ведения электронной трудовой книжки (форма утверждена Приказом Минтруда № XXX/2023);
- организация ещё не завершила переход на ЭТК (например, небольшие предприятия, где переход отложен из‑за технических причин);
- трудовая книжка была утеряна или повреждена, и требуется выдача дубликата в бумажном виде.
- паспорт гражданина РФ;
- СНИЛС;
- военный билет (для мужчин призывного возраста) – при необходимости;
- заявление о выдаче трудовой книжки (если требуется внутренний регламент организации).
- ФИО полностью;
- дата и место рождения;
- данные паспорта (серия, номер, кем и когда выдан);
- СНИЛС;
- образование, профессия, специальность (по желанию).
- Дата приёма на работу (день, месяц, год).
- Наименование организации (полное, без сокращений).
- Должность, которую занимал сотрудник.
- Приказ о приёме (номер и дата).
- При увольнении – аналогично указывается дата увольнения, основание (приказ) и формулировка «уволен по собственному желанию», «по соглашению сторон» и т.д.
- Сотрудник пишет заявление о выдаче дубликата.
- Кадровая служба запрашивает архивные данные (из приказов, личных дел) и заполняет новый бланк.
- На дубликате делается отметка «Дубликат» и указывается дата выдачи.
- Написать письменную претензию руководителю организации.
- При отсутствии реакции – обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
- В случае необходимости – подать иск в суд о восстановлении права на получение документа.
- Все записи должны быть чёткими, без исправлений, выполненными чёрной или синей пастой.
- Каждая запись подтверждается приказом и подписью уполномоченного лица.
- При наличии электронной трудовой книжки данные должны дублироваться в оба формата.
- При утере или порче документа оформляется дубликат с отметкой «Дубликат».
- В случае нарушений права на получение бумажной книжки можно обратиться в ГИТ или суд.
Переход на электронные трудовые книжки: актуальные сроки
Согласно нормативным актам Минтруда России:
Таким образом, к концу 2025 года большинство организаций уже перешли на ЭТК, но бумажные варианты всё ещё могут выдаваться лично по заявлению сотрудника.
Когда можно получить бумажную трудовую книжку лично?
Бумажную книжку можно получить в следующих ситуациях:
Как оформить трудовую книжку, полученную лично
Процедура получения бумажной трудовой книжки лично включает несколько этапов:
Подготовка документов
Перед визитом в кадровую службу необходимо иметь при себе:
Заполнение первой страницы
Первая страница трудовой книжки содержит личные данные сотрудника:
Все записи делаються чёрной пастой или синей, разборчивым почерком. Исправления не допускаются – при ошибке нужно зачеркнуть одну линию, написать правильное значение рядом и поставить подпись уполномоченного лица.
Внесение записей о работе
Каждая запись о трудовой деятельности оформляется следующим образом:
После каждой записи ставится подпись уполномоченного лица (кадровика, директора) и печать организации (если она предусмотрена уставом).
Хранение и выдача дубликата
Трудовая книжка хранится у работника. При утере или порче:
Особенности ведения трудовой книжки в условиях перехода на ЭТК
Даже если вы получили книжку лично, важно знать, как взаимодействовать с электронной системой:
Дублирование данных
В период, когда действует оба формата (бумажный и электронный), кадровая служба обязана синхронно вносить одинаковые сведения в оба носителя. Это значит, что запись, сделанная в бумажную книжку, должна одновременно появиться в личном кабинете работника на порале «Госуслуги» или в системе работодателя.
Отказ от бумажного варианта
Если вы решили полностью перейти на электронную трудовую книжку, достаточно подать заявление об отказе от бумажного варианта. После его принятия работодатель больше не выдаёт бумажную книжку, а все сведения хранятся исключительно в ЭТК.
Проверка корректности данных
Работник может в любой момент проверить, какие сведения о его трудовой деятельности переданы в Социальный фонд России (СФР) через личный кабинет на портале «Госуслуги». При обнаружении несоответствия следует обратиться в кадровую службу с требованием внесения исправлений;
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли заверять трудовую книжку у нотариуса?
Нет. Трудовая книжка является внутренним документом работодателя и не требует нотариального заверения. Достаточно подписи уполномоченного лица и печати организации (если она используется).
Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде, если я получил бумажную лично?
Да. При наличии заявления о ведения ЭТК работодатель обязан одновременно вносить данные в электронный формат, даже если вы пользуетесь бумажным вариантом.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать бумажную книжку?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и Приказу Минтруда от 2023 года, работник имеет право получить бумажную трудовую книжку по своему заявлению. Отказ является нарушением трудового законодательства. В таком случае следует:
Какой бланк использовать для бумажной трудовой книжки в 2026 году?
С 2023 года введен новый унифицированный бланк трудовой книжки (форма ТК‑2). Он содержит защищённые элементы (водяные знаки, микротекст) и обязательные реквизиты. При получении книжки лично убедитесь, что бланк соответствует этому образцу.
Нужно ли вносить сведения о совместительстве?
Да. Если сотрудник работает по совместительству, каждая работа оформляется отдельной записью с указанием места работы, должности и периода. При этом в основной трудовой книжке делается отметка о совместительстве (например, «совместитель» в колонке «Должность»).
Получение трудовой книжки лично остаётся актуальным способом подтверждения трудового стажа, особенно для тех, кто предпочитает бумажный документ или оформил заявление о сохранении бумажного варианта. Несмотря на завершение перехода на электронные трудовые книжки к 1 января 2026 года, законодательство гарантирует право работника на получение и ведение бумажной книжки при соблюдении установленной процедуры.
Ключевые моменты, которые следует запомнить:
Соблюдая эти рекомендации, вы сможете надёжно хранить подтверждение своего трудового пути и избежать возможных сложностей при оформлении пенсии, социальных выплат или при устройстве на новую работу.