Трудовая книжка – это один из самых важных документов, подтверждающих ваш официальный трудовой стаж. С 2021 года в России введены электронные трудовые книжки (ЭТК), но бумажный вариант всё ещё остаётся актуальным в ряде случаев. В этой статье мы подробно разберём, как оформить и вести трудовую книжку, как получить электронную версию, а также какие документы и формы нужны работодателю и работнику.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официально признанный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, даты начала и окончания трудового договора, причины увольнения и т.д. В России трудовая книжка обязательна для всех, кто официально трудоустроен, начиная с 14 лет.
Бумажная трудовая книжка
Бумажная трудовая книжка изготавливается ГОЗНАКом и продаётся у официальных поставщиков. Форма бланков и правила их ведения утверждены:
- Приказом Минтруда от № 320н
- Приказом Минфина от № 55н
Работодатель обязан вести её в течение всего срока трудового договора и хранить в течение 10 лет после увольнения.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – это цифровой аналог бумажной книжки, хранящийся в базе данных Социального фонда. С 2021 года все новые сотрудники автоматически получают электронную трудовую книжку. В 2026 году ЭТК можно получить и посмотреть через:
- Госуслуги (портал Мои документы)
- Сайт Социального фонда России (СФР)
- МФЦ и Пенсионный фонд России (в бумажном виде)
ЭТК содержит те же сведения, что и бумажная книжка, но доступна в любой точке страны.
Как оформить трудовую книжку при первой работе
Если вы берёте в штат студента или специалиста без официального опыта работы, бумажную книжку заводить не нужно – вместо неё вы получите электронную. Ниже приведены шаги, которые необходимо выполнить работодателю и работнику.
- Сбор документов: работник предоставляет:
- паспорт
- СНИЛС
- ИНН
- документы об образовании (если применимо)
- Оформление приёма на работу: работодатель подписывает трудовой договор и выписывает приказ о приёме на работу.
- Регистрация в системе: работодатель регистрирует нового сотрудника в системе ЭТК через портал Госуслуг или СФР.
- Получение выписки: работник может запросить выписку из ЭТК в любой момент через:
- Госуслуги – раздел «Мои документы»
- Сайт СФР – раздел «Электронная трудовая книжка»
- МФЦ – в бумажном формате
Как вести бумажную трудовую книжку
Ведение бумажной трудовой книжки регулируется приказами Минтруда и Минфина. Ниже приведён чек‑лист, который поможет работодателю правильно вести книгу.
- Проверить, что бланки и вкладыш изготовлены ГОЗНАКом.
- Внести запись о приёме:
- Дата приёма
- Наименование организации
- Должность
- Условия трудового договора
- Внести запись об увольнении (если применимо):
- Дата увольнения
- Причина увольнения
- Подпись руководителя
- Сохранять книгу в безопасном месте (например, в сейфе).
- Передавать книгу работнику в конце трудового договора.
Как получить выписку из ЭТК
Выписка из электронной трудовой книжки – это официальный документ, подтверждающий ваш стаж. Получить её можно несколькими способами:
- Через Госуслуги:
- Войдите в личный кабинет.
- Перейдите в раздел «Мои документы».
- Выберите «Электронная трудовая книжка» и нажмите «Запросить выписку».
- Получите PDF‑файл.
- Через СФР:
- Перейдите на сайт СФР.
- В разделе «Электронная трудовая книжка» выберите «Получить выписку».
- Скачайте документ.
- Через МФЦ:
- Обратитесь в ближайший МФЦ.
- Запросите бумажную выписку.
- У работодателя:
- Сотрудник может попросить работодателя выдать выписку из ЭТК.
- Работодатель может отправить её по почте или через электронную почту.
Что делать, если у вас нет трудовой книжки?
Если вы впервые трудоустроились в 2021 году или позже, то электронная трудовая книжка выдается автоматически. Если же вы работали ранее, но не имеете официальной книжки, можно:
- Запросить справку СТД‑СФР через Госуслуги – она покажет, что вы ранее официально не работали.
- Получить пустую выписку из ЭТК – она будет подтверждать отсутствие официального стажа.
- Если вы хотите оформить бумажную книжку, обратитесь к работодателю с просьбой о её выдаче.
Как обновлять данные в трудовой книжке
Любые изменения в трудовой деятельности (смена должности, повышение, перевод в другую организацию) должны быть отражены в трудовой книжке. Для этого:
- Работодатель: вносит запись в электронную или бумажную книгу.
- Работник: проверяет корректность записей после каждого изменения.
- В случае ошибок необходимо запросить исправление у работодателя.
- С 2021 года все новые сотрудники автоматически получают электронную трудовую книжку.
- Бумажная книжка остаёться обязательной для тех, кто работает в компаниях, не переходивших на ЭТК, и для тех, кто предпочитает бумажный формат.
- Для получения выписки из ЭТК используйте Госуслуги, СФР, МФЦ или работодателя.
- Всегда храните копию выписки в надёжном месте (например, в облачном хранилище).
- Проверяйте данные в трудовой книжке сразу после каждого изменения, чтобы избежать ошибок в дальнейшем.
Таким образом, оформление и ведение трудовой книжки – это несложный процесс, который позволяет официально подтвердить ваш трудовой стаж и защитить права как работника, так и работодателя. Следуйте приведённым рекомендациям, и вы будете уверены в правильности всех документов.