Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим стаж гражданина. Любые неточности в ее записях способны обернуться серьезными проблемами при назначении пенсии, вплоть до уменьшения пенсионных выплат. Именно поэтому кадровикам и работодателям необходимо четко соблюдать правила ведения этого документа, особенно в таких неоднозначных ситуациях, как трансформация временного перевода в постоянный.
Особенности временного перевода и обязанность внесения записей
Согласно статье 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносяться сведения только о постоянных переводах на другую работу. Если сотрудник переводится на другую должность или в другое подразделение временно, запись об этом в трудовой книжке не делается.
Где же тогда отражается временный перевод? Информация о нем фиксируется исключительно в разделе III личной карточки сотрудника (форма Т-2). С этой записью работника обязательно нужно ознакомить под подпись.
Когда временный перевод становится постоянным
Действующее законодательство предусматривает случаи, когда изначально временный перевод может быть признан постоянным. Если это происходит, у работодателя появляется обязанность внести соответствующую запись в трудовую книжку. Сделать это необходимо не позднее недели после издания приказа о признании перевода постоянным.
С 1 сентября 2021 года порядок оформления таких записей урегулирован пунктом 10 нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Важное исключение
Существует одно важное правило: никаких записей в трудовую книжку вносить не потребуется, если при признании перевода постоянным должность и структурное подразделение работника остаются прежними (то есть, если суть перевода не изменилась, а просто истек его срок или изменилось условие о срочности).
Документальное оформление
Прежде чем делать запись в трудовой книжке, необходимо правильно оформить документы:
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем фиксируется факт изменения условия о сроке перевода.
- Приказ о признании перевода постоянным. Этот документ составляется на основании дополнительного соглашения в свободной форме. Главное — указать в нем реквизиты предыдущего распоряжения (о временном переводе) и причину, по которой этот перевод теперь можно считать постоянным.
Как внести запись в трудовую книжку
Если временный перевод признан постоянным и должность/подразделение меняются, запись вносится в раздел «Сведения о работе» в традиционном порядке:
Пошаговое заполнение граф:
- Графа 1: Ставится порядковый номер записи.
- Графа 2: Указывается дата перевода. Здесь есть важный нюанс — проставляется дата, с которой работник был переведен временно (первоначального временного перевода), так как именно с этого момента он фактически приступил к работе на этой должности.
- Графа 3: Вносится формулировка перевода (например: «Переведен на должность [название должности]»). Если перевод в другое подразделение одновременно предполагает изменение должности, это также указывается в данной графе.
- Графа 4: Указываются реквизиты приказов работодателя. На практике возникает спор: указывать один приказ или оба? Существуют две позиции:
- Согласно одной из них (и ее часто поддерживают контролирующие органы), работодатель должен руководствоваться только приказом о постоянном переводе, так как именно он является основанием для внесения записи в трудовую книжку.
- Однако многие эксперты считают, что в графе 4 необходимо указать реквизиты обоих приказов: и о первоначальном временном переводе, и о признании его постоянным. Это позволяет проследить всю хронологию и логику кадрового перемещения.
Ознакомление работника
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о переводе работника на другую постоянную работу работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке (форма Т-2), где повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Отчетность: форма СЗВ-ТД
Не стоит забывать и про электронные трудовые книжки. Если временный перевод стал постоянным, работодателю необходимо подать отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ. Сроки и порядок подачи сведений по такой трансформации перевода также строго регламентированы, и задержка в отчетности может привести к штрафным санкциям.
Грамотное и своевременное оформление перевода с временной работы на постоянную — залог чистоты трудового стажа сотрудника и отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции и Пенсионного фонда.