Трудовая книжка – это основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. В России её оформление регулируется Трудовым кодексом и нормативными актами Пенсионного фонда. Ниже подробно рассмотрено, где и как оформляется трудовая книжка при первом поступлении на работу, а также особенности электронного варианта.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

• Документ, подтверждающий стаж, должности, периоды работы и причины увольнения.
• Необходима для начисления пенсии, пособий по безработице, социальных выплат и при устройстве на новую работу.
• Существует в двух формах: бумажная и электронная (ЭТК).

Где оформляется первая трудовая книжка

Первая трудовая книжка оформляется работодателем при приёме сотрудника на работу, если у него ещё нет трудовой книжки. Процедура может выполняться в следующих местах:

1. Отдел кадров (HR) организации – наиболее распространённый вариант. Специалист отдела кадров заполняет первую страницу книжки, ставит печать организации и подпись уполномоченного лица.
2. Бухгалтерия – в небольших компаниях, где нет отдельного отдела кадров, оформлением занимается бухгалтер.
3. Многофункциональный центр (МФЦ) – если работник впервые устраивается на работу и у него нет книжки, он может обратиться в МФЦ, где специалист поможет оформить бумажный вариант и передать данные в Пенсионный фонд.
4. Пенсионный фонд РФ (ПФР) – в некоторых случаях (например, при оформлении книжки для лиц, впервые выходящих на трудовой рынок после длительного перерыва) заявление подаётся непосредственно в ПФР.
5. Электронный кабинет на портале «Госуслуги» – при выборе электронной трудовой книжки работодатель подаёт сведения через ЭДО (электронный документооборот) в ПФР, а сотрудник подтверждает их в личном кабинете.

Пошаговая процедура оформления первой трудовой книжки (бумажная)

1. Получение blank‑формы – отдел кадров получает бланк трудовой книжки у уполномоченного органа (типография, издательство, authorised supplier).
2. Заполнение ьного листа – вносятся ФИО, дата и место рождения, паспортные данные, образование, профессия.
3. Запись о приёме на работу – указывается дата приёма, наименование организации, должность, подразделение, основание (трудовой договор, приказ).
4. Ставка печати и подпись – ставится печать организации и подпись уполномоченного лица (директор, руководитель отдела кадров).
5. Вручение сотруднику – книжка передаётся работнику под расписку.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2021 года в России действует электронная трудовая книжка. Её особенности:

• Сведения о трудовой деятельности хранятся в информационной системе Пенсионного фонда.
• Работодатель передаёт данные через ЭДО (например, через систему «СКБ Контур», «Диадок» или непосредственно через личный кабинет на портале ПФР).
• Сотрудник может просматривать свою ЭТК в личном кабинете на Госуслугах или в мобильном приложении ПФР.
• Если работник не подал заявление об отказе от бумажной версии, одновременно ведётся и бумажная книжка (дублирование).

Как оформить первую электронную трудовую книжку

1. При приёме на работу сотрудник подаёт заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная, электронная или обе).
2. Если выбрана электронная форма – работодатель в течение пяти рабочих дней направляет сведения о приёме в ПФР через ЭДО.
3. Сотрудник получает уведомление в личном кабинете Госуслуг и может проверить корректность записей.
4. При необходимости можно распечатать выписку из ЭТК для предоставления третьим лицам (банк, посольство и т.д.).

Одновременное ведение бумажной и электронной форм

Согласно законодательству, если сотрудник не написал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель обязан вести оба варианта:

• Бумажная книжка остаётся у сотрудника и обновляется при каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение).
• Электронные сведения дублируются в системе ПФР и доступны онлайн.
• При утере бумажного документа можно восстановить данные из ЭТК, запросив выписку в ПФР или через Госуслуги.

Где получить консультацию и помощь

• Отдел кадров вашей организации – первый источник информации о порядке оформления.
• Многофункциональный центр (МФЦ) – помощь в заполнении бумажного бланка и подаче заявления в ПФР.
• Пенсионный фонд РФ – консультации по электронной трудовой книжке, восстановлению данных, подаче заявлений.
• Портал Госуслуг – личный кабинет, где можно посмотреть ЭТК, подать заявление об отказе от бумажной версии и получить выписку.
• Горячая линия ПФР – ###-###-#### (бесплатно по России).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить трудовую книжку самостоятельно?

Нет. Оформление и заверение первой трудовой книжки осуществляется только работодателем или уполномоченным органом (МФЦ, ПФР).

Что делать, если я потерял первую трудовую книжку?

Необходимо обратиться к последнему работодателю за справкой о трудовой деятельности, а затем подать заявление в ПФР о выдаче дубликата (или воспользоваться выпиской из ЭТК).

Обязательно ли иметь бумажную версию, если я выбрал электронную?

Нет. Если вы подали заявление об отказе от бумажной книжки, достаточно электронной формы. Однако многие работники оставляют оба варианта для надёжности.

Как часто нужно обновлять сведения в ЭТК?

Сведения обновляются работодателем при каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение, изменение должности) в течение пяти рабочих дней.

Первая трудовая книжка оформляется работодателем при приёме на работу, будь то отдел кадров, бухгалтерия, МФЦ или Пенсионный фонд. С введением электронной трудовой книжки процесс стал более прозрачным и доступным: данные хранятся в государственной системе, а сотрудник может в любой момент проверить их через Госуслуги. При этом закон допускает одновременное ведение бумажной и электронной форм, если работник не отказался от бумажного варианта. Знание того, где и как оформляется первая трудовая книжка, поможет избежать задержек при трудоустройстве и обеспечит корректный учёт вашего трудового стажа.