Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Все записи вносятся строго последовательно, без разрывов и пропусков. Под «следующей записью» обычно понимается новая запись, которая делается после предыдущей в рамках ведения одной и той же книжки. Это может быть запись о приеме на работу, переводе, увольнении или другом кадровом событии.
Важно: если работник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК), а затем вернулся к бумажному носителю или получил дубликат, требуется специальная вводная запись, которая и будет считаться «следующей» после последней записи в старом формате. Именно об этом часто идет речь в контексте данной темы.
Когда требуется особая «следующая» запись?
Ситуации, требующие особого внимания при оформлении следующей записи:
- Переход с бумажной книжки на электронную (ЭТК) и обратно. После перехода на ЭТК ведение бумажной книжки прекращается. Если работник позже получает дубликат бумажной книжки (например, при утере ЭТК или по личному заявлению), в него вносится специальная запись о продолжении ведения.
- Восстановление трудовой книжки после утери. При оформлении дубликата первая запись в нем — это именно «следующая» после последней известной записи в утерянном оригинале.
- Присоединение вкладыша. Если в книжке закончились страницы, в нее вклеивается официальный вкладыш. На нем делается запись, которая логически продолжает предыдущую.
Нормативная база: на что опираться?
Основные документы, регулирующие оформление:
- Приказ Минтруда России от № 320н (с изменениями) — утверждает формы трудовой книжки и порядок их заполнения.
- Статья 66 и 67 Трудового кодекса РФ — общие положения о трудовой книжке.
- Постановление Правительства РФ от № 610н — об утверждении правил ведения ЭТК.
Ключевой принцип: все записи делаются без сокращений, на русском языке, черными чернилами (шариковой ручкой) в строгой хронологической последовательности со сквозной нумерацией.
Образец записи о продолжении ведения трудовой книжки (основной случай)
Этот образец актуален при восстановлении книжки, получении дубликата или переходе с ЭТК на бумажный носитель.
| Графа (колонка) | Содержание записи | Пример заполнения |
|---|---|---|
| Порядковый номер записи | Указывается номер, следующий за последней записью в книжке. Если книжка восстановлена, нумерация продолжается с того места, где прервалась. | Например, если последняя запись была № 15, то эта будет № 16. |
| Дата записи | Дата, с которой возобновляется ведение книги (дата приема на работу, дата выдачи дубликата и т.д.). | |
| Сведения о работе (наименование организации) | Полное наименование организации (для ИП — ФИО и «Индивидуальный предприниматель»). Если есть, указывается и сокращенное наименование. | Общество с ограниченной ответственностью «Консалтинговая компания Премьер» (сокр.: ООО «КК Премьер») |
| Основание | Указывается номер и дата документа, на основании которого вносится запись (приказ, договор, решение). | Приказ № 45-к от |
| Запись | Текст записи. Для случая «продолжения ведения» формулировка стандартная. | «Трудовая книжка № ______ от ______ восстановлена (дубликат выдан). Ведутся с ______.» Пример заполнения: «Трудовая книжка № 123456 от восстановлена. Ведутся с .» |
| Подпись работника | Подпись работника (обязательно). | _________________ / Иванов А.П. / |
| Подпись ответственного лица | Подпись и расшифровка (ФИО) лица, внесшего запись (обычно начальник отдела кадров или специалист). | _________________ / Петрова С.И. / |
| Печать организации | Печать организации (для ИП, печать с ФИО). | [Печать ООО «КК Премьер»] |
Важный нюанс из практики:
В случае, если работник был принят на работу в порядке перевода из другой организации, в графе 5 запись будет содержать ссылку на предыдущего работодателя. Но это не «следующая запись» в смысле продолжения одной книжки, а новая запись о приеме в новой организации. Для перевода нужен приказ о переводе и трудовая книжка передается новому работодателю, который вносит в нее новую запись.
Образец следующей обычной записи (о приеме на работу)
Если речь идет просто о следующем по хронологии событии (прием, увольнение, перевод), то запись оформляется по общим правилам. Вот классический образец записи о приеме на работу, которая является «следующей» после предыдущей записи об увольнении с прошлого места работы.
| Графа | Пример заполнения для приема на работу |
|---|---|
| № п/п | 16 (следующий после №15) |
| Дата | |
| Наименование организации | Общество с ограниченной ответственностью «Консалтинговая компания Премьер» (сокр.: ООО «КК Премьер») |
| Основание | Трудовой договор № 78 от Приказ № 52-к от |
| Запись | Принят на работу на должность старшего консультанта с . Условия труда: постоянная работа, полное время, 5-дневная рабочая неделя. (Указание условий труда обязательно с 2021 года) |
| Подпись работника | _________________ / Иванов А.П. / |
| Подпись ответственного лица | _________________ / Петрова С.И. / |
| Печать | [Печать ООО «КК Премьер»] |
Ключевые правила и частые ошибки
- Недопустимы сокращения в названиях организаций (кроме официально утвержденных), должностях, датах. Пишите «с «, а не «с 15.08.21».
- Хронология строгая. Записи вносятся в порядке возрастания дат. Нельзя оставлять промежутки.
- Цвет чернил — только черный. Синие или другие цвета недопустимы.
- Исправления и помарки запрещены. Если ошибка допущена, запись зачеркивается одной жирной линией (чтобы можно было прочитать исходный текст), и рядом вносится новая правильная запись. Сверху ставится подпись ответственного лица и дата исправления. Заливка, использование корректора, стирание, категорически запрещены.
- Для ИП: в графе 3 указывается: «Индивидуальный предприниматель [ФИО]» (например, «Индивидуальный предприниматель Сидоров Петр Владимирович»).
- При совместительстве в записи обязательно указывается «по совместительству».
Что делать, если предыдущая запись сделана неправильно?
Если вы обнаружили ошибку в предыдущей (не «следующей») записи, ее нужно исправить по правилам, описанным выше. После исправления вы вносите новую, правильную запись о текущем событии (прием, увольнение). Эта новая запись и будет «следующей» по номеру.
«Следующая запись» — это не отдельный тип записи, а просто новая запись, которая продолжает нумерацию и хронологию уже существующей трудовой книжки. Ее образец зависит от характера события (прием, увольнение, перевод, восстановление).
Алгоритм действий:
- Определите, какое кадровое событие оформляется (прием, увольнение и т.д.).
- Узнайте, есть ли особые обстоятельства (восстановление, переход с ЭТК).
- Возьмите последний порядковый номер из книжки.
- Укажите дату события.
- Впишите полное наименование работодателя.
- Укажите номер и дату документа-основания (приказ, договор).
- Сформулируйте запись в соответствии с событием, без сокращений.
- Получите подпись работника, свою подпись и поставьте печать.
Всегда сверяйтесь с актуальной редакцией Приказа № 320н!
Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных актов и кадровой практики на 2025-2026 год.