Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ В 2026 году правила её оформления претерпели значительные изменения в связи с массовым переходом на электронный формат (ЭТК)․ В этой статье мы подробно разберем, как оформить трудовую книжку впервые, как перейти на электронную версию и какие документы для этого потребуются․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): основные правила 2026 года
С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки․ На сегодняшний день, в 2026 году, действуют следующие важные правила:
- Для тех, кто устраивается впервые․ Если сотрудник впервые в жизни заключает трудовой договор (начиная с 2021 года), работодатель не заводит для него бумажную трудовую книжку․ В этом случае оформляется только электронная трудовая книжка (письмо Минтруда РФ от № 14-2/В-136)․
- Для опытных работников․ Если у работника уже есть бумажная трудовая, он имеет право выбрать: продолжить вести бумажный вариант или перейти на ЭТК․
Как оформить трудовую книжку впервые (для новичков)
Если вы берёте в штат студента или специалиста без официального опыта работы, процедура оформления выглядит максимально просто, так как бумажную книжку заводить больше не нужно․
Пошаговая инструкция для работодателя:
- Соберите документы․ Попросите у работника паспорт, СНИЛС, ИНН и документы об образовании (если это актуально для должности)․
- Оформите приём․ Подпишите с работником трудовой договор и выпустите приказ о приёме на работу․
- Подайте сведения в СФР․ При приеме на работу работодатель обязан подать сведения о трудовой деятельности нового сотрудника в составе отчета ЕФС-1․ Это нужно сделать не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления приказа․ Таким образом, электронная трудовая книжка будет сформирована автоматически․
Переход на электронную трудовую книжку (для действующих работников)
Если работник, у которого есть бумажная трудовая книжка, решил перейти на электронный формат, ему необходимо написать заявление․
Как написать заявление:
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать четкую просьбу о переходе на ЭТК․
- В правом верхнем углу укажите должность и ФИО руководителя, а также свои данные․
- Затем, в центре строки напишите: Заявление․
- В основном тексте укажите, что вы желаете перейти на электронную трудовую книжку․ Например, можно написать так: «В силу требований ст․ 66, 66․1 ТК РФ прошу в дальнейшем вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 ТК РФ и ч․ 5 ст․ 2 закона от № 439-ФЗ»․
- В конце заявления поставьте дату и подпись․
Что происходит с бумажной трудовой после заявления?
После получения заявления работодатель сделает в бумажной трудовой книжке запись о том, что работник перешел на ЭТК, и отдаст её сотруднику на руки․ Этот документ остается у работника и может пригодиться, чтобы подтвердить трудовой стаж, накопленный до перехода на электронный формат․
Где посмотреть и как получить выписку из ЭТК
Чтобы получить информацию из своей электронной трудовой книжки, не нужно идти к работодателю․ Есть удобные способы сделать это онлайн:
Через портал Госуслуг:
- Авторизуйтесь на портале Госуслуг․
- Перейдите в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки»․
- Нажмите на кнопку «Получить выписку»․
Обратите внимание: выписка может оформляться в течение нескольких минут или часов (иногда до трех рабочих дней в зависимости от загрузки систем)․
Через СФР (Социальный фонд России):
Вы также можете заказать выписку напрямую через личный кабинет на сайте СФР, где будет отображена вся история вашей трудовой деятельности․
Кому еще нужна бумажная трудовая в 2026 году?
Несмотря на цифровизацию, бумажная трудовая книжка все еще имеет значение:
- Она необходима для подтверждения стажа за периоды до перехода на ЭТК․
- Некоторые работники осознанно выбирают ведение обеих форм (и бумажной, и электронной), подав соответствующее заявление до конца 2020 года․
- Банки иногда запрашивают бумажную копию при оформлении крупных кредитов или ипотеки․
Оформление трудовой книжки в РФ в 2026 году — это в первую очередь работа с электронными сведениями․ Для тех, кто устраивается на работу впервые, процесс упрощен до предела: достаточно заключить договор, а работодатель сам отправит данные в СФР․ Опытным сотрудникам важно грамотно написать заявление, если они хотят отказаться от бумажного формата в пользу удобной электронной выписки․