Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. Несмотря на широкое внедрение электронной трудовой книжки, в 2026 году бумажный вариант остаётся актуальным, особенно если работник предпочитает традиционный способ ведения трудовой документации.

Почему важно правильно оформить выдачу трудовой книжки на руки?

• Трудовая книжка является собственностью работодателя до момента её официального вручения работнику.
• Неправильное оформление может привести к спорам о сохранности документа и к штрафам за нарушение трудового законодательства.
• Наличие расписки о получении книжки снимает с работодателя ответственность за её сохранность, пока она находится у работника.

Правовая база (2024‑2026 гг.)

Согласно Трудовому кодексу РФ и нормативным актам, действующим в 2026 году:

1. Работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки — бумажную или электронную (пункт 1 статьи 66 ТК РФ).
2. Если выбран бумажный вариант, работодатель обязан выдать оригинал не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (пункт 2 статьи 66 ТК РФ).
3. При выдаче оригинала требуется расписка работника о получении книжки (пункт 5 статьи 67 ТК РФ) и/или запись в специальном журнале выдачи.
4. Работодатель сохраняет право временно изъять книжку (например, для внесения записей) только после получения подписи работника о согласии.

Кто может запросить трудовую книжку на руки?

• Новичок, устраивающийся на работу, если он предпочитает бумажный вариант.
• Сотрудник, желающий получить оригинал для предоставления в органы (ПФР, МФЦ, суд и т.п.).
• Работник, переходящий в другую организацию и желающий сохранить полную историю трудовой деятельности.

Пошаговое руководство

Шаг 1. Подготовка заявления

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

• Шапка: «На имя руководителя (ФИО)» или «В название организации»;
• ФИО работника, должность, табельный номер;
• Текст заявления (пример ниже);
• Причина запроса (например, «для предоставления в Пенсионный фонд»);
• Дата и подпись.

Образец заявления

На имя директора ООО «Ромашка»

От: Иванова Ивана Ивановича,
инженер‑технолог, таб. № 12345

Заявление
Прошу выдать мне оригинал трудовой книжки на руки в связи с необходимостью предоставления
документов в Пенсионный фонд РФ.
Подпись: _______________

Шаг 2. Подача заявления

Заявление подаётся в отдел кадров (или в бухгалтерию, если в организации нет отдельного кадрового отдела). По желанию работника можно приложить копию паспорта для ускорения процесса.

Шаг 3. Оформление расписки

После проверки заявления кадровик готовит расписку о получении трудовой книжки. В расписке фиксируются:

• Дата выдачи;
• ФИО работника;
• Подтверждение получения оригинала;
• Обязательство вернуть книжку в случае её изъятия работодателем;
• Подпись работника и подпись представителя работодателя.

Образец расписки

Расписка о получении трудовой книжки
Я, Иванов Иван Иванович, сотрудник ООО «Ромашка», занимающий должность инженер‑технолог,
получил(а) оригинал трудовой книжки (серия 01, № 123456) «на руки» .
Обязуюсь вернуть книжку работодателю в случае её изъятия для внесения записей.

Подпись работника: _______________
Подпись представителя работодателя: _______________

Шаг 4. Внесение записи в журнал выдачи (по желанию организации)

Для контроля многие компании ведут отдельный журнал выдачи трудовых книжек. В него вносятся:

• Дата выдачи;
• ФИО работника;
• Номер и серия книжки;
• Подпись работника;
• Подпись кадровика.

Шаг 5. Возврат книжки (если требуется)

При необходимости (например, при увольнении) работник возвращает книжку работодателю, подписывая соответствующий акт возврата.

Особенности при переходе на электронную трудовую книжку

Если работник выбирает электронный вариант, но нуждается в бумажной копии, ему выдаётся документ‑подтверждение (выписка) с подписью работодателя. При этом оригинальная бумажная книжка остаётся у работодателя до момента окончательного отказа от неё.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки?

Да. С 31 декабря 2020 года каждый работник может в свободной форме подать заявление об отказе от бумажного варианта и перейти на электронный документ. При этом ему выдают подтверждающий документ, подписанный работодателем.

Сколько времени даёт работодатель на выдачу книжки?

Трудовой кодекс предписывает выдачу оригинала в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления.

Что делать, если книжка потерялась после выдачи?

Работник обязан незамедлительно сообщить об этом работодателю и в ПФР. На основании заявления о потере оформляется выписка из трудовой книжки, а также производится запись о потере в журнале выдачи.

Можно ли выдавать копию книжки вместо оригинала?

Да, но только в случае, если оригинал остаётся у работодателя (например, при временной передаче для внесения записей). В таком случае работнику выдаётся заверенная копия и расписка о её получении.

Подводим итоги

Получение трудовой книжки на руки – процесс, требующий соблюдения нескольких простых, но обязательных шагов:

1. Подготовить заявление в свободной форме;
2. Подать его в отдел кадров;
3. Получить оригинал книжки и подписать расписку;
4. При необходимости зафиксировать выдачу в журнале;
5. Сохранить книжку в надёжном месте и вернуть её работодателю, если потребуется.

Соблюдая эти правила, вы защищаете свои интересы и избегаете конфликтов с работодателем.

Дата актуализации статьи:  г.