Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих ваш трудовой стаж, квалификацию и право на пенсионные выплаты. В статье мы подробно расскажем, как правильно оформить трудовую книжку, какие записи в неё вносятся, где взять актуальный образец и как избежать типичных ошибок.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка (ТК) – официальное свидетельство о трудовой деятельности работника, ведущееся в бумажной или электронной форме. Согласно Приказу Минтруда РФ от № 320н, в ней фиксируются:

• Сведения о работодателе;
• Записи о приёме на работу, переводе, изменении условий труда;
• Записи об увольнении, досрочном прекращении трудового договора;
• Сведения о полученных квалификационных аттестатах, повышении квалификации и т.д;

Трудовая книжка хранится у работодателя, а её копию (или электронный эквивалент) работник может запросить в любой момент.

Кому и когда нужна трудовая книжка?

Трудовая книжка обязательна для:

1. Граждан, работающих по трудовому договору (полный, неполный, совместитель, вахтовый метод);
2. Служащих, проходящих аттестацию и получающих квалификационные аттестаты;
3. Работников, которые планируют оформить пенсию по старости, инвалидности или по выслуге лет.

Если вы только начинаете карьеру, трудовую книжку обычно оформляют в первый день работы (приём на работу). В случае утери книжки её заменяют в соответствии с постановлением Правительства РФ № 225 от .

Как оформить бумажную трудовую книжку: пошаговый алгоритм

1. Подготовьте документы:
   • Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
   • СНИЛС;
   • ИНН (по желанию);
   • Трудовой договор (или предложение о работе).
2. Получите бланк ТК. На 2025‑2026 годы актуальны формы, утверждённые постановлением Правительства РФ № 225. Скачать их можно бесплатно:
   • Бланк трудовой книжки (DOCX)
   • Бланк трудовой книжки (PDF)
3. Заполните ьный лист (пример ниже).
4. Сделайте запись о приёме на работу – первая запись в основной части ТК.
5. Подпишите и поставьте печать (если есть) руководитель организации.
6. Получите копию (по требованию работника) и храните оригинал в отделе кадров.

Образец заполнения трудовой книжки (2026 год)

4.1 ьный лист

Трудовая книжка
Герб Российской Федерации
№ ____________
Фамилия, имя, отчество: ___________________________
Дата рождения: _______________ место рождения: ______________________
Серия и номер паспорта: ________________________
СНИЛС: ________________________
Дата выдачи: _______________ Кем выдан: ________________________

4.2 Запись о приёме на работу (полный рабочий день)

Дата приема: 
Наименование организации: ООО «Пример»,
ИНН 7701234567, ОКПО 12345678,
адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д.1
Должность: специалист по кадрам
Трудовой договор № 12/2026 от г.
Условия труда: полный рабочий день, 40 часов/неделя
Основание: приказ № 5/2026 от г.

4.3 Запись об увольнении по собственному желанию

Дата увольнения: 
Основание: заявление работника от г.
Срок уведомления: 2 недели
Выплата компенсации: нет
Подпись работодателя: ___________ (Иванов И.И.)

4.4 Запись о переводе (смена подразделения)

Дата перевода: 
Новое подразделение: отдел маркетинга
Новая должность: менеджер по рекламе
Основание: приказ № 12/2026 от г.
Условия труда: сохраняются

4.5 Запись о смене фамилии (по браку)

Дата изменения: 
Новая фамилия: Смирнова
Основание: свидетельство о браке № 456 от г.
Подпись работодателя: ___________ (Петров П.П.)

Где скачать актуальные образцы и вкладыши?

С 2024 года в открытом доступе находятся следующие ресурсы:

• КонсультантПлюс – бланк ТК 2025‑2026 (Word, PDF);
• Моё дело – пустой шаблон ТК (PDF);
• HR‑Portal – образец заполнения записи о приёме.

Все документы соответствуют Приказу Минтруда РФ от № 320н и могут быть использованы без доработки.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2019 года в России активно внедряется электронный вариант ТК. Основные отличия:

• Записи вносятся в электронный реестр через портал etk.gov.ru;
• Работник получает доступ к своей ТК через личный кабинет;
• Для перехода на ЭТК необходимо подписать заявление о ведении ТК в электронном виде (образец можно скачать здесь);
• ЭТК считается равнозначной бумажному документу и имеет ту же юридическую силу.

Если ваш работодатель уже использует ЭТК, вам достаточно лишь подтвердить согласие и получить доступ к системе. При этом сохраняются все права, связанные с трудовым стажем.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Можно ли вести две трудовые книжки одновременно?

Нет. По закону у работника может быть только одна трудовая книжка (бумажная или электронная). При смене формы необходимо оформить замену в соответствии с приказом работодателя.

7.2 Что делать, если в ТК допущена ошибка?

Ошибка исправляется зачеркиванием неправильных данных, подписью и печатью работодателя, а затем вносятся правильные сведения. При серьезных ошибках (например, неверный срок работы) рекомендуется оформить дополнительный акт исправления и приложить к ТК.

7.3 Как получить копию трудовой книжки?

Работодатель обязан предоставить копию ТК по требованию работника в течение 5 рабочих дней. Копию можно получить в бумажном виде или в виде выписки из ЭТК.

7.4 Нужно ли оформлять ТК при работе по гражданско‑правовому договору (ГПД)?

Нет. Трудовая книжка ведётся только при наличии трудового договора. При работе по ГПД запись в ТК не делается.

Трудовая книжка – важный документ, который фиксирует ваш профессиональный путь и гарантирует права на пенсию и социальные выплаты. Правильное оформление и своевременное внесение записей позволяют избежать конфликтов с работодателем и проблем при получении пенсионных выплат.

Итак, подытожим основные шаги:

• Соберите необходимые документы (паспорт, СНИЛС, трудовой договор);
• Скачайте актуальный бланк ТК (PDF или DOCX);
• Заполните ьный лист и первую запись о приёме на работу согласно образцу;
• Попросите работодателя подписать и поставить печать;
• При необходимости переходите на электронную трудовую книжку, подписав заявление.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете «завести» трудовую книжку без ошибок и с уверенностью в её юридической силе.

Дата актуализации статьи:  г.