Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Для нового сотрудника важно знать, как она оформляется, какие сведения в неё вносятся и чем отличается электронный вариант от бумажного.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются:

• Личные данные работника (ФИО, дата рождения, СНИЛС/ИНН);
• Сведения о местах работы (наименование организации, должность, период работы);
• Информация о наградах, поощрениях и дисциплинарных взысканиях;
• Дата и причина увольнения.

Книжка служит доказательством стажа и необходима для начисления пенсии, получения социальных выплат и при устройстве на новую работу.

Электронная и бумажная трудовая книжка

С 2021 года в ряде стран (Украина, Казахстан, Россия и др.) активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Основные особенности:

• Хранится в centralized базе данных (например, в Социальном фонде или Пенсионном фонде);
• Доступ к ней имеют работник, работодатель и уполномоченные государственные органы;
• Изменения вносятся работодателем через специальные сервисы (Госуслуги, электронный кабинет работника и т.д.);
• Бумажный вариант сохраняется, если сотрудник не подал заявление об отказе от него.

Одновременное использование обеих форм допустимо по закону, что даёт работнику возможность выбрать удобный способ ведения трудовой истории.

Что должен сделать newly hired employee?

1. Предоставить необходимые документы при приёме на работу: паспорт, СНИЛС (или его аналог), ИНН, диплом/сертификат об образовании (если требуется по должности).
2. Написать заявление о выборе формы трудовой книжки (бумажная, электронная или обе). Если сотрудник ничего не указывает, по умолчанию оформляется бумажная книжка.
3. Проверить правильность внесения данных в первый раздел книжки (ФИО, дата рождения, СНИЛС). Ошибки на этом этапе могут привести к сложностям при начислении стажа.
4. Получить копию записи о приёме (в бумажном виде – запись с подписью руководителя и печатью организации; в электронном – уведомление из личного кабинета).

Как оформляется запись о приёме на работу?

Запись в трудовой книжке делается отделом кадров (или уполномоченным лицом) в течение пяти рабочих дней с момента подписания трудового договора. Она включает:

• Дата приёма;
• Полное наименование организации (как указано в учредительных документах);
• Должность, на которую принят сотрудник;
• Номер и дата трудового договора (или приказ о приёме).

В электронной книжке эти данные вводятся в соответствующие поля системы, после чего формируется электронная запись, доступная для просмотра сотрудником.

Хранение и доступ к трудовой книжке

Бумажная трудовая книжка хранится у сотрудника. Он обязан бережно относиться к документу, не допускать его повреждения и потери. При увольнении книжка возвращается работнику с записью об увольнении.

Электронная трудовая книжка находится в защищённой базе данных Социального фонда (или аналогичного органа). Доступ обеспечивается через:

• Личный кабинет на портале госуслуг;
• Мобильное приложение фонда;
• Запрос через отдел кадров работодателя (при необходимости выдачи выписки).

Сотрудник может в любой момент проверить актуальность своих данных, скачать выписку или подать заявление об исправлении ошибки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Да. Если сотрудник не хочет вести электронную версию, он пишет заявление о сохранении только бумажной формы. В этом случае все записи вносятся исключительно в бумажный документ.

Что делать, если в трудовой книжке обнаружена ошибка?

Необходимо обратиться к работодателю с письменным запросом о внесении исправления. Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней внести корректировку и выдать сотруднику подтверждающий документ.

Нужно ли заверять трудовую книжку у нотариуса?

Нет. Трудовая книжка заверяется подписью уполномоченного лица организации и печатью (если она есть). Нотариальное заверение требуется только для некоторых справок, выданных на основе книжки.

Как трудовая книжка влияет на размер пенсии?

В трудовой книжке фиксируются все периоды страхового стажа. При расчёте пенсии учитывается суммарный стаж и размер заработка, отражённый в книжке и в отчётах работодателя в Пенсионный фонд.

Для вновь принятого сотрудника трудовая книжка – это не просто формальность, а важный инструмент подтверждения трудовой деятельности и гарантия будущих социальных прав. Понимание различий между бумажным и электронным вариантами, знание порядка внесения записей и умение контролировать свои данные помогут избежать недоразумений и обеспечат корректный учёт стажа уже с первого дня работы.

Следуйте рекомендациям отдела кадров, своевременно предоставляйте требуемые документы и регулярно проверяйте актуальность информации в своей трудовой книжке – и ваша трудовая история будет полной и надёжной.