В современной системе документооборота первичные документы играют ключевую роль: они являются исходными материалами, которые фиксируют факт, событие или право. Трудовая книжка – один из самых важных из них, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В статье разберём, почему трудовая книжка считается первичным документом, как её оформлять и хранить в 2026 году, а также какие изменения произошли в правилах заполнения.

Что такое первичные документы?

• Документы, которые создаются в момент возникновения события (напр., договор, акт, справка).
• Содержат исходные сведения, которые не подвергаются дальнейшему редактированию.
• Обязательны для подтверждения фактов в судебных и административных процедурах.

Классификация первичных документов

1. Трудовые документы (трудовая книжка, договоры, приказы).
2. Финансовые документы (счета, чеки).
3. Юридические документы (свидетельства о рождении, браке).
4. Технические документы (проектные чертежи, сертификаты).

Трудовая книжка как первичный документ

Законодательная база

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. При этом:

• Она оформляется при первом трудоустройстве.
• В ней фиксируются все изменения трудового статуса: приёмы, переводы, увольнения, изменения должности.
• Трудовая книжка считается первичным документом в системе документооборота.

Функции трудовой книжки

• Подтверждение стажа для пенсионных и социальных выплат.
• Документальное подтверждение квалификации и опыта.
• Средство контроля за соблюдением трудового законодательства.
• Обязательный элемент при приёме на работу и при увольнении.

Форматы трудовой книжки в 2026 году

Бумажная трудовая книжка

С 2021 г. бумажный формат сохраняется только у тех работников, у которых он был оформлен до 2021 г. Если у сотрудника есть бумажная книжка, работодатель принимает её и заполняет по общим правилам, описанным в Приказе Минтруда РФ от  N 588н.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

В 2026 г. электронная трудовая книжка является основным видом документа. Она создаётся через портал Госуслуг, хранится в системе Федеральной службы по труду и занятости, и доступна работнику и работодателю в любой момент.

Ключевые особенности ЭТК:

• Автоматическое обновление записей.
• Возможность получения выписок в МФЦ, ПФР и через госуслуги.
• Наличие «первичных» записей – они фиксируются в момент оформления и не подлежат последующим изменениям.

Как оформить и заполнить трудовую книжку

Титульный лист

На титульном листе указываются:

• ФИО работника.
• Дата рождения.
• Паспортные данные (серия, номер, дата выдачи).
• СНИЛС, ИНН.
• Образование (если требуется).

Записи о трудовой деятельности

Каждая запись фиксируется в момент приёма, перевода, увольнения. Важно помнить:

• Записи о совместительстве и вахтовом методе работы также обязательны.
• В бумажной книжке записи делаются вручную, а в ЭТК – автоматически через систему.
• В 2026 г. правила заполнения уточнены в обновлённой инструкции Минтруда.

Особенности записи о совместительстве и вахтовом методе работы

Эти виды работы требуют отдельного указания в трудовой книжке, чтобы корректно учесть стаж и права работника. В ЭТК это делается через специальные поля формы «Трудовая (иной) деятельность».

Правила хранения и доступа к первичным документам

Хранение бумажных копий

Бумажная трудовая книжка должна храниться в кадровом отделе работодателя в течение 10 лет после увольнения. После этого она передаётся работнику.

Доступ к ЭТК

Электронная трудовая книжка доступна через портал Госуслуг. Работник может запросить выписку в любой момент, а работодатель – в рамках контроля за соблюдением трудового законодательства.

Практические советы

• При первом приёме обязательно уточните, нужна ли бумажная или электронная трудовая книжка.
• Проверяйте корректность данных в титульном листе – ошибки могут привести к задержкам в получении выплат.
• Сохраняйте копии всех выписок и записей, даже если они электронные.
• Если работник отказался от бумажной книжки, он обязан подписать заявление об отказе.
• При переводе на новую работу обязательно передайте копию трудовой книжки.

Трудовая книжка остаётся одним из самых надёжных первичных документов в системе трудовых отношений. С переходом на электронный формат в 2026 г. её роль только усилилась: теперь она доступна в любой момент, а её данные автоматически обновляются. Однако бумажный вариант остаётся актуальным для тех, кто начал трудоустройство до 2021 г. Важно правильно оформлять, хранить и использовать трудовую книжку, чтобы избежать проблем с подтверждением стажа и прав в трудовых отношениях.