Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж; В России с 1 января 2021 года введена электронная трудовая книжка (ЭТК), но бумажная версия остаётся обязательной в ряде случаев. Ниже разберём, как именно подтверждается трудовая книжка, какие шаги необходимо выполнить работодателю и работнику, а также как получить выписку из ЭТК через Госуслуги.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка содержит сведения о:
- дате приема на работу, переводе и увольнении;
- должности, окладе, стаже работы;
- переходе на другую организацию (правопреемник);
- наградах, премиях, надбавках.
Эти данные используються при начислении пенсионных отчислений, расчёте надбавок, подтверждении льгот и т.д.
Как создаётся и подтверждается трудовая книжка в бумажной форме
Оформление первой трудовой книжки
- Работодатель заполняет приказ о приёме на работу и выдает его работнику.
- Внутри организации создаётся первый приказ о приёме, который фиксируется в трудовой книжке.
- Работник подписывает трудовой договор и получает бумажную трудовую книжку.
- При каждом изменении статуса (перевод, перевод в другую организацию, увольнение) в книжке вносятся новые записи.
Подтверждение записей
- При переводе на другую организацию в бумажной книжке ставится отметка о правопреемнике.
- Если работник не имеет бумажной книжки, но имеет электронную, то при необходимости можно запросить копию через портал Госуслуги.
- В случае ошибок в бумажной книге работник может обратиться в отдел кадров с заявлением о исправлении. Работодатель выдает временную копию под расписку.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Что такое ЭТК?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной, содержащий почти все сведения о трудовой деятельности: даты приема, перевода, увольнения, начисления надбавок и т.д. В 2025–2026 году она стала обязательной для всех новых сотрудников.
Как завести ЭТК
- Работодатель регистрирует сотрудника в системе Госуслуги и получает установку квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для работы с ЭТК.
- Сотрудник заполняет данные (паспорт, СНИЛС, ИНН, образование) и подписывает трудовой договор.
- Работодатель подаёт приказ о приёме в систему, после чего в ЭТК создаётся первая запись.
Как получить выписку из ЭТК
Выписка подтверждает стаж и содержит все записи, сделанные в ЭТК. Для её получения:
- Войдите в личный кабинет на сайте Госуслуги.
- Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
- Выберите пункт «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и нажмите кнопку «Запросить».
- Укажите период, за который нужна выписка, и подтвердите запрос.
- Через несколько минут в личном кабинете появится готовый документ в формате PDF.
Где можно посмотреть ЭТК
ЭТК можно просмотреть в личном кабинете на портале Госуслуги, а также в системе Пенсионного Фонда РФ. Для проверки статуса можно воспользоваться разделом «Мои заявки» в разделе «Электронные услуги».
Особенности работы с трудовой книжкой в разных режимах
- Вахтовый режим – в книжке фиксируются даты начала и окончания каждого вахта.
- Сезонная работа – в книжке фиксируются периоды работы в конкретном сезоне.
- Работа в районах Крайнего Севера – в книжке фиксируются особые условия труда и льготы.
Как получить бумажную трудовую книжку, если работник уже имеет ЭТК
Если работник устраивается на работу впервые после длительного перерыва и у него в бумажной книжке нет отметки о переходе на ЭТК, работодателю необходимо:
- запросить у сотрудника бумажную копию трудовой книжки;
- провести проверку данных и внести отметку о переходе на ЭТК;
- выдать обновлённую бумажную копию.
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем
Для подтверждения данных в трудовой книжке иногда требуется копия, заверенная работодателем. Она оформляется по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и может быть использована при проверке стажа в пенсионном фонде или при получении льгот.
Как заверить копию
- Сделайте копию оригинала трудовой книжки.
- Подпишите копию и поставьте печать работодателя.
- Заполните форму заверения по ГОСТу.
Подтверждение трудовой книжки в случае правопреемника
Если работник переходит в другую организацию, но в бумажной книжке нет записи о правопреемнике, то:
- работодатель выдает временную копию под расписку;
- заполняет в ЭТК запись о переходе и ставит отметку о правопреемнике;
- после этого работник может получить официальную копию через Госуслуги.
- С 2021 года все новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку.
- Бумажная книжка остаётся обязательной в ряде случаев (вахтовый режим, сезонная работа, работа в Крайнем Севере).
- Для подтверждения стажа и получения льгот необходимо иметь выписку из ЭТК, которую можно заказать через Госуслуги.
- При ошибках в книжке работник может обратиться в отдел кадров с заявлением о исправлении.
- Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, оформляется по ГОСТу и может использоваться в качестве подтверждения стажа.
Таким образом, подтверждение трудовой книжки – это совокупность бумажных и электронных процедур, которые позволяют работодателю и работнику официально зафиксировать трудовую деятельность и получить необходимые документы для дальнейших правовых и финансовых действий.