Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Вопрос о том, имеет ли право сотрудник запросить этот документ на руки, не покидая при этом рабочее место, возникает довольно часто. Причины могут быть разными: оформление пенсии, получение кредита, визы или просто желание удостовериться в правильности внесенных записей. Ниже мы подробно разберем, что по этому поводу говорит закон.

Что говорит Трудовой кодекс?

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка является документом строгой отчетности. Работодатель обязан вести и хранить ее в течение всего периода работы сотрудника в компании. Прямая обязанность выдать трудовую книжку на руки прямо прописана в ТК РФ только в одном случае — в день увольнения (прекращения трудового договора).

Закон не содержит норм, которые позволяли бы работнику просто так забрать оригинал трудовой книжки на время, если он продолжает работать в данной организации. Выдача документа на руки без увольнения создает для работодателя серьезные риски: в случае утери или порчи книжки ответственность (вплоть до уголовной) будет нести именно работодатель.

Исключения из правил: когда выдача на руки возможна

Несмотря на строгие правила, из них есть исключения. Сотрудник может получить оригинал трудовой книжки, не увольняясь, в следующих случаях:

• Для оформления пенсии. В соответствии со ст. 62 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку (оригинал) для представления в органы Пенсионного фонда. При этом работник должен вернуть книжку работодателю не позднее 3 рабочих дней после ее возврата из ПФР.
• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Если работник подает заявление о переходе на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку на руки. В этом случае в ней делается соответствующая запись о подаче заявления, и с этого момента работодатель освобождается от ответственности за ее ведение.

Как быть, если книжка нужна для банка, визы или других целей?

Часто сотрудники просят выдать трудовую книжку для подтверждения занятости при получении кредита или оформлении визы. В такой ситуации работодатель вправе отказать в выдаче оригинала, и это будет законно. Что делать сотруднику?

1. Запросить заверенную копию. По ст. 62 ТК РФ работник имеет право на получение копии трудовой книжки, заверенной надлежащим образом. Для банков и консульств этого документа обычно достаточно. Работодатель обязан выдать такую копию в течение 3 рабочих дней с момента получения письменного заявления.
2. Получить выписку. Если нужна информация только по определенному периоду работы, можно запросить выписку.

Особенности при увольнении: что нужно знать

Хотя наша главная тема — выдача документа без увольнения, важно вспомнить базовые правила выдачи при расторжении трудового договора, так как именно в этот момент у сотрудника возникает бесспорное право забрать документ:

• Сроки: Работодатель обязан выдать трудовую книжку с внесенной записью об увольнении в день увольнения (последний день работы).
• Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке РФ и на государственном языке республики в составе РФ, заверяются оба текста.
• Ответственность за задержку: Если трудовая книжка не была выдана в день увольнения, работодатель обязан возмещать работнику неполученный им заработок за все время задержки. Также возможна административная ответственность за нарушение трудового законодательства.

Если работник не забрал трудовую книжку при увольнении

Бывают ситуации, когда в последний рабочий день сотрудник отсутствует или отказывается забирать документ. В таком случае работодатель должен:

1. Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
2. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
3. Отправить трудовую книжку почтой можно только с письменного согласия работника. Отправить трудовую книжку за границу не получится (Письмо Минтруда России от № 19-1/ООГ-210).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии

С переходом на электронные трудовые книжки ситуация с выдачей документов изменилась. Сегодня многие сотрудники работают без бумажной трудовой книжки по собственному выбору или потому, что впервые устроились после перехода на электронный формат.

При увольнении такого сотрудника бумажная книжка ему не выдается (поскольку ее нет или она уже находится на руках у работника). Вместо этого работодатель выдает сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя по форме СТД-Р.

Важно отметить, что отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приеме на работу (подтверждено судебной практикой, например, определением Московского городского суда). Если у работника ЭТК, при трудоустройстве он просто предоставляет сведения по форме СТД-Р с предыдущего места работы или выписку из ПФР.

Может ли сотрудник забрать трудовую книжку без увольнения? По общему правилу — нет. Документ должен храниться у работодателя. Выдача на руки возможна только для предоставления в ПФР для назначения пенсии (с обязательным возвратом в 3-дневный срок) или при переходе на электронный формат. Во всех остальных случаях (кредиты, визы, подработка) сотруднику следует обращаться к работодателю с заявлением о выдаче заверенной копии трудовой книжки, которая имеет равную юридическую силу для подтверждения стажа и места работы.