Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Пока вы трудоустроены, оригинал книжки хранится у работодателя, а на руки вам выдается заверенная копия․ Она может понадобиться для оформления кредита, получения визы, подачи документов на субсидии или для других целей․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно запросить этот документ, в какие сроки его обязаны выдать и как он должен быть оформлен в 2026 году․
Кто имеет право выдавать копию?
Выдавать работнику заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее имеет право не каждый сотрудник компании․ Этим занимается:
- Работодатель (руководитель юридического лица / единоличный исполнительный орган);
- Специально уполномоченное лицо, которое назначено ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек соответствующим приказом (распоряжением) работодателя․
Пошаговая инструкция: как получить копию
Процесс получения заверенной копии несложный, но требует соблюдения формальностей․
Шаг 1․ Написание заявления
Работник должен обратиться к работодателю с письменным заявлением․ Устная просьба не запускает процесс и не гарантирует соблюдения сроков․ В заявлении необходимо указать свои данные и цель получения копии (хотя по закону работодатель не вправе требовать обоснования, на практике указание причины, например «для банка», ускоряет процесс)․
Шаг 2․ Ожидание в установленный срок
Согласно законодательству, работодатель обязан предоставить документы или их копии в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления от работника․ Это правило является строго обязательным, и его нарушение может повлечь ответственность для компании․
Шаг 3․ Получение документа
Копия выдается на бесплатной основе․ Работодатель не имеет права требовать за нее плату или удерживать стоимость бланков из зарплаты сотрудника․
Особенности для электронной трудовой книжки (ЭТК)
В 2026 году многие работники перешли на электронные трудовые книжки․ В этом случае бумажную копию с синей печатью заменить невозможно, но есть свой порядок:
- Копия электронной трудовой книжки — это сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р․
- Сотрудник вправе в любой момент запросить у работодателя сведения по форме СТД-Р․
- Бухгалтерия или отдел кадров обязаны выдать её в течение трех рабочих дней после получения заявления от работающего сотрудника․
- Электронный документ подписывается УЭЦП (усиленной электронной квалифицированной подписью) и в дополнительном заверении не нуждается․
Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2026 году
Чтобы копия имела юридическую силу, она должна быть заверена по правилам Госстандарта (ГОСТ)․ Если документ оформлен неверно, организации (например, банки или консульства) его не примут․
Требования к заверению каждого листа
Если копируется каждый разворот книжки отдельно, на каждом листе необходимо разместить следующую информацию:
- Надпись «Верно»;
- Должность лица, заверяющего копию;
- Личная подпись заверяющего с расшифровкой (ФИО);
- Дата заверения;
- Печать организации (при наличии)․
Отметка о подлиннике
Важнейшее требование ГОСТ, о котором часто забывают: необходимо указать место хранения оригинала документа․ На копии должна присутствовать надпись: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле ․․․ за ․․․ год»․ Это необходимо, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала․
Особенности заверения для руководителей
Для руководителей подразделений и рядовых сотрудников правила заверения одинаковы: достаточно написать «Верно», указать должность того, кто ее заверяет, поставить подпись с расшифровкой и дату, когда она заверена․
Однако, если копия трудовой книжки заверяется руководителем юридического лица (единоличным исполнительным органом), некоторые инстанции (например, нотариусы или контрагенты) дополнительно могут затребовать выписку из ЕГРЮЛ, подтверждающую полномочия подписанта․
Что делать, если работодатель отказывает?
Если работодатель отказывается выдать копию, затягивает сроки сверх 3 рабочих дней или требует оплату, это является прямым нарушением трудового законодательства․ В такой ситуации вы имеете право:
- Получить письменный отказ (что бывает крайне редко);
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ);
- Обратиться в прокуратуру или суд․
Как правило, уже на этапе упоминания инспекции труда работодатели соглашаются выдать документ в установленный законом срок․
Получение заверенной копии трудовой книжки — это законное право каждого работника․ Главное — подать письменное заявление и помнить, что документ должны выдать бесплатно в течение 3 рабочих дней․ Обязательно проверьте правильность заверения: наличие слова «Верно», подписи, даты, печати и отметки о месте хранения подлинника․ Если у вас электронная трудовая книжка, вы имеете право на получение формы СТД-Р, подписанной УЭЦП, которая имеет ту же юридическую силу, что и бумажная заверенная копия․