Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её правильное оформление критически важно для расчёта будущей пенсии и подтверждения занятости. Если вы устраиваетесь на работу впервые и у вас ещё нет этого документа, вам необходимо получить новую. Процесс стандартизирован, но требует подготовки определённого пакета документов.
Кто и когда получает трудовую книжку впервые?
Право на получение трудовой книжки (ТК) впервые имеют:
- Граждане, впервые устраивающиеся на работу и не имеющие трудового стажа.
- Лица, у которых ранее была утеряна или испорчена трудовая книжка, и они не могут её восстановить.
- Иностранные граждане и лица без гражданства, впервые принимаемые на работу в РФ.
Оформляется ТК при заключении первого в жизни трудового договора. Работодатель (организация или ИП) обязан бесплатно выдать её работнику в течение трёх рабочих дней со дня приёма на работу.
Обязательный пакет документов для получения
Для оформления новой трудовой книжки вам потребуется предоставить в отдел кадров (или бухгалтерию) работодателя следующие документы:
Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность
Основной документ, подтверждающий вашу личность и гражданство. Для иностранцев — паспорт иностранного гражданина и миграционная карта (или вид на жительство).
Заявление о выдаче трудовой книжки
Письменное заявление, в котором вы указываете свои ФИО, паспортные данные и просите оформить новую трудовую книжку. Форма заявления обычно утверждается внутри организации, но можно написать его в свободной форме. Образец часто вывешен в кадровом отделе.
СНИЛС (Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования)
Необходим для корректного отражения данных в будущем в Пенсионном фонде. Если у вас его нет, его можно получить в отделении ПФР или через Госуслуги. Работодатель может помочь с оформлением, но лучше иметь его на руках заранее.
ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика)
Требуется для отражения в кадровых и бухгалтерских документах. Получается в налоговой инспекции или через Госуслуги.
Фотография
Обычно требуется одна фотография 3×4 см или 4×6 см (в зависимости от внутренних правил организации). Фото должно быть цветным, на светлом фоне, без головного убора (если оно не носит религиозный характер).
Документ об образовании (если требуеться по специальности)
Диплом, аттестат или иной документ об образовании. Не всегда обязателен, но часто запрашивается для подтверждения квалификации, особенно если работа связана с образованием, медициной и т.д.
Военный билет (для военнообязанных)
Предоставляется по требованию работодателя для постановки на воинский учёт.
Процесс оформления: пошаговая инструкция
- Подготовьте пакет документов. Соберите все перечисленные выше бумаги в оригинале и, по желанию, в копиях.
- Обратитесь в отдел кадров (HR) вашего будущего работодателя. Сдайте документы вместе с заявлением.
- Работодатель заполняет трудовую книжку. Кадровик вносит в неё ваши персональные данные, а также первую запись о приёме на работу (дата, наименование организации, должность, основание для приёма — номер приказа или договора). Запись заверяется подписью руководителя и печатью организации.
- Получите готовую трудовую книжку. В течение трёх рабочих дней вам вернут документ с первой записью. Обязательно проверьте правильность всех вписанных данных!
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность
С 2025 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек. Если вы устраиваетесь впервые, у вас есть выбор:
- Получить бумажный вариант, как описано выше.
- Выбрать электронный вариант — тогда данные о вашей трудовой деятельности будут вноситься в единую цифровую базу (Единая государственная информационная система социального обеспечения, ЕГИССО).
Важно: Если вы не подали заявление об отказе от бумажного носителя, работодатель обязан выдать вам традиционную книжку. Одновременное ведение и бумажного, и электронного варианта возможно только в переходный период и по инициативе работника.
Куда можно оформить через Госуслуги?
На портале Госуслуги с 2025 года планируется возможность подачи заявления на оформление электронной трудовой книжки в некоторых случаях. Однако для первого трудоустройства основным каналом остаётся непосредственное обращение к работодателю. Уточняйте актуальную информацию в разделе «Труд и занятость» на Госуслугах.
Частые ошибки и что делать?
- Ошибка в ФИО или паспортных данных. Немедленно сообщите кадровику для внесения исправления. Запись должна быть аккуратной и разборчивой.
- Отсутствие подписи или печати. Запись без этих реквизитов не считается действительной. Требуйте их проставления.
- Потеря или кража трудовой книжки после оформления. Немедленно подайте заявление о выдаче дубликата в орган, выдавший книжку (обычно это работодатель, если вы ещё работаете, или архив последнего места работы).
Оформление трудовой книжки впервые, простая, но ответственная процедура. Основное, что нужно сделать — подготовить стандартный пакет документов (паспорт, СНИЛС, ИНН, фото, заявление) и обратиться с ними в кадровый отдел компании, где вы впервые устраиваетесь на работу. Не забывайте о возможности выбора между бумажным и электронным форматом. Внимательно проверяйте первую запись в книжке, от её правильности зависит достоверность вашего будущего пенсионного стажа.
Примечание: Информация актуальна на момент создания статьи. Точный перечень документов и правила оформления могут уточняться работодателем в рамках внутренних локальных актов, но они не должны противоречить Трудовому кодексу РФ.