Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж и права, которые он приобретает в процессе работы. При оформлении пенсии или заявлении о трудовом стаже в Пенсионный фонд (ПФ) необходимо предоставить копию трудовой книжки. В этой статье мы разберём, как получить трудовую книжку, как её оцифровать и как загрузить скан‑копию на порталы Пенсионного фонда Украины и России.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовые отношения и стаж работы. В ней фиксируются:

• дата начала работы и место трудоустройства;
• должность, стаж работы и начисленная зарплата;
• присутствующие изменения в трудовом статусе (переводы, увольнения, изменения должности и т.д.);
• пожизненные данные о работнике.

Для Пенсионного фонда трудовая книжка является одним из ключевых документов, подтверждающих наличие и продолжительность трудового стажа, что напрямую влияет на размер пенсии.

Как получить трудовую книжку?

Получить трудовую книжку можно в следующих случаях:

1. При приёме на работу – работодатель выдаёт её в первые дни трудового договора.
2. При увольнении – работодатель возвращает трудовую книжку в последний день работы.
3. При смене работодателя – работодатель передаёт её новому работодателю.
4. При выдаче на руки – в случае, если работник не получил её в течение 3 месяцев после увольнения, он может обратиться в отдел кадров с заявлением о выдаче.

Если вы потеряли трудовую книжку, то в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ вы можете получить справку о трудовой деятельности от работодателя. В Украине аналогичную справку можно получить в отделе кадров работодателя или в Пенсионном фонде.

Как оцифровать трудовую книжку?

Оцифровка трудовой книжки позволяет:

• снизить риск потери или повреждения;
• обеспечить быстрый доступ к данным;
• снизить вероятность фальсификации.

В 2020 году в России был введён Федеральный закон о введении электронных трудовых книжек (ЭТК). В Украине аналогичная система реализована через портал Пенсионного фонда Украины (ПФУ).

Как оцифровать трудовую книжку в Украине

Согласно последним инструкциям (2025‑12‑24), процесс выглядит так:

1. Регистрация на портале ПФУ – pfu.gov.ua. Для этого понадобится электронная подпись или BankID.
2. Сканирование страниц – каждая страница трудовой книжки должна быть отсканирована в формате PDF или JPEG с разрешением не менее 300 dpi.
3. Загрузка файлов – в личном кабинете выберите раздел «Сканировать копию документов» и загрузите файлы.
4. Подтверждение и отправка – после загрузки подпишите документы и отправьте в Пенсионный фонд.

Важно: до 10 июня 2026 года необходимо оцифровать трудовую книжку, иначе данные до 2004 года могут пропасть.

Как оцифровать трудовую книжку в России

В России процесс аналогичен, но реализован через портал Госуслуг и ПФР:

1. Регистрация в личном кабинете – через портал gosuslugi.ru или pfr.gov.ru.
2. Сканирование – аналогично Украине, но рекомендуется использовать PDF/A-1b.
3. Загрузка – в разделе «Электронная трудовая книжка» выберите «Загрузить копию».
4. Получение справки – после проверки можно заказать выписку о трудовой деятельности.

С 1 января 2020 года все сведения о трудовой деятельности формируются работодателем в электронном виде и передаются в ПФР.

Как загрузить скан‑копию трудовой книжки на портал ПФУ (Украина)

Ниже приведена подробная пошаговая инструкция (2024‑04‑26):

1. Перейдите на портал ПФУ.
2. Войдите в личный кабинет с помощью электронной подписи или BankID.
3. Выберите раздел «Сканировать копию документов».
4. Загрузите сканы страниц трудовой книжки.
5. Подпишите документы (если требуется) и отправьте.
6. Подтверждение о загрузке будет выведено на экран и отправлено на вашу электронную почту.

После проверки вы получите подтверждение о принятии копии и сможете запросить выписку через портал.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки (Россия и Украина)

Для России:

1. Войдите в личный кабинет на сайте pfr.gov.ru.
2. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
3. Выберите «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
4. Нажмите кнопку «Запросить» и дождитесь подтверждения.

Для Украины:

1. Войдите в личный кабинет на портале ПФУ.
2. Выберите раздел «Электронная трудовая книжка».
3. Нажмите «Заказать справку» и следуйте инструкциям.

Что делать, если у вас нет электронного доступа?

Если вы не можете зарегистрироваться на портале из-за отсутствия электронной подписи, вы можете:

• Обратиться в отдел кадров работодателя за сканированием;
• Зайти в любой офис Пенсионного фонда и оформить копию вручную;
• Использовать многофункциональный центр госуслуг (МФЦ) для получения справки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить трудовую книжку, если я работал до 2004 года? – Да, но для сохранения данных до 2004 года необходимо оцифровать её до 10 июня 2026 года.
• Что делать, если я потерял трудовую книжку? – Обратитесь в отдел кадров работодателя с заявлением о выдаче справки о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).
• Нужна ли подпись для загрузки скана? – В большинстве случаев подпись не требуется, но она может быть запрошена для подтверждения подлинности.
• Можно ли получить выписку без электронной трудовой книжки? – Да, но процесс займет больше времени и потребует предоставления бумажных документов.

Получение и оцифровка трудовой книжки – важный шаг для любого работника, планирующего оформить пенсию. Следуйте пошаговым инструкциям, чтобы избежать задержек и потери данных. Обратите внимание на сроки (10 июня 2026 года) и используйте официальные порталы Пенсионного фонда Украины и России.

Если у вас возникнут вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашего работодателя, в Пенсионный фонд или в многофункциональный центр госуслуг.