Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника․ В 2026 году порядок её выдачи регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов․ В статье разберём, как можно получить оригинал трудовой книжки на руки, какие есть нюансы и какие документы необходимо подготовить․
Правовая основа
Согласно ст․ 62 ТК РФ, работодатель обязан вести учёт трудовых отношений․ Трудовая книжка может вестись в бумажном или электронном виде․ Выбор формы оформления происходит по инициативе работника и фиксируется в заявлении․
- До 31 декабря 2020 г․ сотрудник мог выбрать бумажный вариант․
- С 01 января 2021 г․ возможен только электронный вариант, но при желании работник может запросить бумажный экземпляр․
В случае выбора бумажного формата выдача происходит на основании заявления работника, которое подаётся в произвольной форме․
Ключевые нормативные акты
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 62, ст․ 84․1)․
- Постановления Правительства РФ о порядке ведения трудовой документации․
- КонсультантПлюс и другие юридические базы, содержащие разъяснения по выдаче трудовой книжки․
Когда и как выдаётся трудовая книжка?
При устройстве на работу
Если сотрудник впервые получает трудовую книжку, он может потребовать её выдачу на руки сразу после подписания трудового договора․ Для этого оформляется заявление, в котором указываются:
- Ф․И․О․ работника;
- Должность и подразделение;
- Просьба выдать оригинал трудовой книжки;
- Причина (например, необходимость представить документ в сторонних организациях)․
Заявление передаётся руководителю организации, который принимает решение о выдаче․
При увольнении
При прекращении трудового договора (увольнении, расторжении, переходе на другую работу) трудовая книжка также должна быть передана сотруднику․ Если в день увольнения сотрудник отсутствует, работодатель обязан:
- Направить уведомление о необходимости явиться за книжкой;
- Либо отправить её по почте с подтверждённой распиской о получении․
Расписка о получении оригинала служит подтверждением факта выдачи и снимает с работодателя ответственность за её сохранность․
При запросе по почте
Если сотрудник не может лично забрать документ, он может запросить отправку через почтовый сервис․ При этом необходимо оформить письменное согласие на отправку и получить подпись на расписке․
Как правильно оформить заявление на выдачу трудовой книжки?
Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать минимум следующие элементы:
- Наименование организации (или ФИО руководителя)․
- Ф․И․О․ работника․
- Должность и подразделение․
- Текст просьбы выдать оригинал трудовой книжки․
- Указание причины (по желанию, но часто указывают «для представления в банке», «для оформления документа и т․д․»)․
- Дата и подпись работника․
Пример оформления:
Заявление о выдаче оригинала трудовой книжки Я, Иванов Иван Иванович, работающий в ООО «Пример» в должности менеджера, прошу выдать мне оригинал трудовой книжки для представления в банке․ Подпись: ______________________
Особенности выдачи при увольнении
В случае увольнения трудовая книжка выдаётся в тот же день, если сотрудник присутствует на рабочем месте․ Если же увольнение происходит в выходной или праздничный день, работодатель обязан:
- Уведомить сотрудника о необходимости забрать документ;
- Либо отправить его по почте с подтверждённой распиской․
Важно: после выдачи оригинала работодатель делает ксерокопию документа и сохраняет её в кадровом отделе․
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность за сохранность оригинала трудовой книжки до момента её выдачи сотруднику․ После передачи документа ответственность переходит к работнику․ Если сотрудник не возвращает книжку в течение трёх рабочих дней после её получения (в случае, когда она была передана по почте), работодатель не может наложить штрафные санкции, так как закон не предусматривает такие меры․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказать в выдаче оригинала? – Отказ возможен только в случаях, когда документ ещё не оформлен или требуется дополнительное подтверждение права на выдачу․
- Нужна ли подпись работодателя в заявлении? – Подпись не обязательна, но рекомендуется для подтверждения подлинности․
- Можно ли оформить заявление электронно? – Да, при условии, что в организации допускается электронный документооборот․
- Что делать, если оригинал потерял? – По факту потери необходимо подать заявление о выдаче дубликата, а также оформить акт о потере․
Получение оригинала трудовой книжки на руки – процедура, регулируемая Трудовым кодексом и внутренними нормами организации․ Главное – оформить заявление, уточнить причину выдачи и соблюсти установленный порядок передачи документа․ При правильном оформлении работодатель и сотрудник избегут недоразумений, а процесс оформления будет проходить гладко и законно․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться в отдел кадров или к юридическому консультанту․