Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ, подтверждающий ваш трудовой стаж и опыт работы․ Если по какой‑то причине вы не можете её получить (утеряна, испорчена, не выдаётся работодателем, требуется первая книжка и т․д․), важно знать, куда обратиться и какие шаги предпринять․

Определите, какой тип трудовой книжки вам нужен

• Бумажная трудовая книжка – традиционный формат, выдаётся на бумажном носителе․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – сведения хранятся в базе Социального фонда России (СФР) и доступны через личный кабинет на портале Госуслуги или сайт СФР․

С 1 января 2020 года в России действует одновременно оба варианта․ С 2026 года для сотрудников, принятых на работу впервые (ранее не работали по трудовому договору), трудовая книжка открывается только в электронной форме (ст․ 66, 66․1 ТК РФ)․ Другие работники могут выбрать любой из двух способов ведения книжки․

Первичный источник – ваш работодатель

Первым делом обратитесь к отделу кадров (HR) или непосредственному руководителю:

1. Напишите заявление о выдаче копии трудовой книжки (или о предоставлении выписки из ЭТК)․
2. Укажите причину: утеря, порча, необходимость подтверждения стажа для пенсии, соцвыплат и т․д․
3. Приложите копию паспорта и, если требуется, трудового договора․
4. Согласно ст․ 66 ТК РФ, работодатель обязан выдать копию трудовой книжки в течение трех рабочих дней с момента получения заявления․

Если работодатель отказывается или затягивает процесс, переходите к следующим шагам․

Обращение в Социальный фонд России (СФР)

Электронная трудовая книжка ведётся в СФР․ Если вам нужна выписка из ЭТК или восстановление данных, обращайтесь в:

• Отделение СФР по месту жительства или месту работы (адреса и часы приёма можно найти на официальном сайте sfr․gov․ru или через портал Госуслуги)․
• Многофункциональный центр (МФЦ) – многие услуги СФР предоставляются через МФЦ по принципу «одного окна»․
• Личный кабинет на портале Госуслуги – после авторизации вы можете скачать выписку из ЭТК в формате PDF․

Для получения выписки потребуется:

• Паспорт гражданина РФ (или вид на жительство для иностранных граждан)․
• СНИЛС․
• Заявление о предоставлении сведений из трудовой книжки (можно заполнить на месте или в электронном виде через Госуслуги)․

Срок выдачи выписки – обычно до 5 рабочих дней, в сложных случаях – до 10 дней․

Если трудовая книжка утеряна или испорчена

В случае утери или порчи бумажной книжки:

1. Сообщите об этом своему работодателю в письменной форме․
2. Работодатель обязан в течение двух недель изготовить дубликат трудовой книжки на основании данных, хранящихся в кадровом учете (приказы о приёме, переводе, увольнении, трудовом договоре и т․д․)․
3. Если работодатель не может восстановить все записи (например, отсутствуют приказы), он направляет запрос в СФР для получения электронных сведений о вашей трудовой деятельности․
4. После получения данных из СФР работодатель заполняет дубликат книжки, заверяет её печатью и подписью руководителя․

Для иностранных граждан, работающих в России по трудовому договору, процедура аналогична․ Если у вас никогда не было бумажной трудовой книжки (например, вы гражданин Узбекистана и впервые устраиваетесь на работу в России с 2026 года), вам будет открыта электронная трудовая книжка в СФР․ Для получения выписки достаточно обратиться в СФР или МФЦ с паспортом, видом на жительство и СНИЛС․

Как получить первую трудовую книжку (если вы никогда не работали)

Если вы впервые устраиваетесь на работу и у вас нет трудовой книжки:

• Для граждан РФ, принятых на работу до 2026 года, работодатель обязан открыть бумажную трудовую книжку (или предложить электронный вариант, если вы подадите соответствующее заявление)․
• Для тех, кто принят на работу с 2026 года и ранее не имел трудового договора, трудовая книжка открывается автоматически в электронной форме в СФР․ Вам не нужно ничего подавать – работодатель передаёт сведения о приёме в СФР через форму ЕФС-1․
• Если вам нужна бумажная копия для личного использования, вы можете подать заявление работодателю о выдаче дубликата бумажной книжки на основе данных из ЭТК․

Полезные советы и лайфхаки

• Всегда храните копию своей трудовой книжки (бумажную или электронную) в безопасном месте – например, в зашифрованном облачном хранилище или на внешнем носителе․
• При переходе с бумажной на электронную форму (или наоборот) подавайте заявление работодателю заранее, чтобы избежать простоев в документообороте․
• Если вы работаете удалённо или у нескольких работодателей, проверяйте, что все сведения о вашей трудовой деятельности передаются в СФР вовремя (форма ЕФС-1 должна подаваться не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным)․
• При возникновении споров с работодателем о выдаче книжки вы можете обратиться в госинспекцию труда или суд – unlawful refusal to issue a трудовую книжку является нарушением ст․ 66 ТК РФ․

Краткий чек‑лист действий

1. Определите, нужна ли вам бумажная или электронная трудовая книжка․
2. Обратитесь к работодателю с письменным заявлением о выдаче копии/дубликата․
3. Если работодатель не отвечает в срок – направьте запрос в СФР (через МФЦ, Госуслуги или личное посещение отделения)․
4. При утере/порче – запросите дубликат у работодателя; при отсутствии данных – получите сведения из СФР․
5. Для первых трудоустроенных после 2026 года – электронная книжка формируется автоматически; при необходимости получите выписку․
6. Сохраните полученный документ в надёжном месте и сделайте резервную копию․

Следуя этим шагам, вы сможете быстро восстановить или получить необходимую трудовую книжку и подтвердить свой трудовой стаж для пенсии, соцвыплат, нового трудоустройства или других целей․

Информация актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ (Трудовой кодекс, положения Социального фонда России)․