Трудовая книжка — это главный документ, который фиксирует трудовую деятельность и стаж сотрудника. С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат. В 2025-2026 годах действуют два варианта трудовых книжек: бумажные (БТК) и электронные (ЭТК). Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением.

В повседневной речи под выражением «выписать трудовую книжку» чаще всего понимают два совершенно разных процесса:

• Получение выписки (копии сведений) из электронной или бумажной трудовой книжки для предоставления в различные инстанции.
• Оформление (выписывание) бланка трудовой книжки впервые при первичном трудоустройстве.

В этой статье мы подробно разберем оба этих случая, опираясь на актуальные требования законодательства и Социального фонда России (СФР).

Что такое выписка из трудовой книжки и когда она нужна?

Выписка из трудовой книжки — это документ, подтверждающий вашу трудовую деятельность. Чаще всего она требуется для получения кредитов, оформления виз, подтверждения стажа для соцвыплат или при устройстве на новую работу. Порядок заполнения и формы этого документа регулируются статьей 66 Трудового кодекса РФ.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК)

Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог бумажной. Сведения из ЭТК хранятся в базе СФР. Работодатель подает в СФР форму ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Сформировать и предоставить выписку сотруднику можно несколькими способами:

1. Через портал Госуслуг. Это самый быстрый способ. В разделе «Справки и выписки» нужно выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажать кнопку «Получить выписку». Документ в формате PDF с электронной печатью придет в ваш личный кабинет.
2. У работодателя. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать выписку из ЭТК. Сделать это можно как в электронном виде, так и на бумаге.
3. В СФР (бывший ПФР). Вы можете обратиться напрямую в фонд и получить данные как в электронном, так и в бумажном виде.
4. В МФЦ. Важно помнить: в МФЦ выписку выдают только в бумажном формате, тогда как на Госуслугах, у работодателя и в СФР можно выбрать удобный для вас вариант.

Как получить выписку из бумажной трудовой книжки

Если вы не перешли на ЭТК и сохранили бумажный вариант, выписка из него представляет собой заверенную копию заполненных страниц. Согласно правилам, работодатель также обязан выдать ее по письменному заявлению в течение 3 рабочих дней. Нюансы кадровых вопросов зависят от того, как заверить трудовую книжку сотруднику, принятому по срочному трудовому договору или основному, правила заверения едины: проставляется подпись лица, выдавшего документ, и печать организации.

Как оформить (выписать) трудовую книжку впервые

Если вы устраиваетесь на работу впервые, закономерный вопрос: как сделать трудовую книжку и кто должен ее оформлять?

Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

При первом трудоустройстве работодатель оформляет сотруднику трудовую книжку в электронном виде автоматически. Переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году, и с тех пор работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в цифровом формате. Когда сотрудник подает заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, кадровик вносит данные в систему.

Оформление бумажной трудовой книжки (БТК) в 2026 году

Несмотря на запрет оформлять бумажные трудовые книжки в ряде случаев, иногда это нужно будет сделать. Выписать БТК потребуется молодому специалисту, если заполненный до 2021 года бланк был утерян или испорчен.

Для оформления бумажной книжки работодатель:

• Приобретает чистый бланк установленного образца.
• Отражает получение и выдачу бланков с указанием серии и номера каждого бланка в приходно-расходной книге по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша к ней.
• Заполняет ьный лист и вносит первую запись о приеме на работу.

Важные нюансы и правила выдачи трудовой книжки

Существуют строгие правила касательно выдачи оригинала документа на руки:

1. Выдача при увольнении. Оригинал бумажной трудовой книжки выдается работнику на руки в день увольнения.
2. Выдача по заявлению. В период работы оригинал БТК может быть выдан только по письменному заявлению работника для целей обязательного социального страхования (например, для оформления пенсии). Работник обязан вернуть ее обратно работодателю не позднее 3 рабочих дней после возвращения из органа соцстраха.
3. Передача через третьих лиц запрещена. Передавать трудовую книжку через бывших коллег работника нельзя. Это подтвердил Минтруд в письме от г. № 14-2/ООГ-7143. Документ выдается строго лично в руки сотруднику.

Исправления и особые случаи

Если в трудовой книжке допущена ошибка, необходимо действовать для внесения исправлений в трудовую книжку работника согласно специальным правилам. Нельзя зачеркивать или замазывать записи — исправления вносятся путем признания записи недействительной и внесения новой.

Отдельно стоит вопрос: как оформить запись в трудовой книжке мобилизованного сотрудника? Минтруд России разъяснил, что в таких случаях оформляется запись о приостановлении трудового договора, а при возвращении — о его возобновлении.

В 2026 году получить выписку из трудовой книжки или оформить ее впервые стало гораздо проще благодаря цифровизации. Электронная трудовая книжка позволяет быстро получить данные через Госуслуги или работодателя, не выстаивая очереди. Главное — помнить свои права: работодатель обязан выдать выписку за 3 рабочих дня, а передача документа через третьих лиц строго запрещена законом.