Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости. Иногда работнику требуется её копия: для оформления кредита, загранпаспорта, участия в программах или при смене работы. Важно знать, что копия, выданная и заверенная надлежащим образом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал, в отличие от простой выписки. Неправильное оформление делает документ недействительным. Данное руководство основано на актуальных требованиях Трудового кодекса РФ и ГОСТ Р 7.0.97-2016 на 2026 год.

Юридические основания и когда копия нужна

Право работника на получение копии своей трудовой книжки закреплено в статье 62 Трудового кодекса РФ. Работодатель обязан выдать её по письменному заявлению.

• Для каких целей: кредиты, визы, подтверждение стажа для пенсии, поступление в учебные заведения, участие в госпрограммах.
• Чем отличается от выписки: выписка содержит только отдельные сведения, а копия — полное воспроизведение всех записей, включая ьный лист.
• Кто может получить: только сам работник или его законный представитель (по нотариальной доверенности).

Пошаговая инструкция по оформлению копии

Процесс состоит из трёх основных этапов: подача заявления, подготовка копии, её заверение.

Подача письменного заявления

Работник должен написать заявление на имя руководителя организации. В нём указываются:

• ФИО, паспортные данные.
• Просьба о выдаче заверенной копии трудовой книжки.
• Дата и личная подпись.

Подготовка самой копии

Копия должна быть полной и точной. Варианты:

1. Копия с оригинального документа: делается на копировальном аппарате или вручную. Все записи, штампы, подписи должны быть чёткими.
2. Копия из электронной трудовой книжки (ЭТК): если работник имеет ЭТК, копия печатается из личного кабинета на портале Госуслуг или по запросу в СФР. Она уже содержит все сведения и штамп о заверении.

Важно: если копия состоит из нескольких отдельных листов (например, при ручном копировании), каждый лист должен быть пронумерован и содержать отметку о том, что он является частью документа (например, «Лист 2 из 5»).

Заверение копии

Это ключевой этап. Заверение должно соответствовать п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Есть два основных варианта отметок:

Вариант А: Для внутреннего использования (внутри организации)

На первом листе копии внизу проставляется отметка:

«Верно
Подпись руководителя/уполномоченного лица

Расшифровка подписи
Дата»

Вариант Б: Для предоставления в сторонние организации (банки, посольства и т.д.)

Отметка более строгая и содержит:

«Копия верна
Подпись руководителя организации
Расшифровка подписи
Печать организации
Дата»

Обязателен штамп организации! Без печати многие учреждения копию не примут.

Особенности заверения отдельных листов

Если копия оформлена на отдельных не прошитых листах, на каждом листе должна быть такая же отметка о заверении (с подписью и печатью), как на первом. Это требование часто упускают, что приводит к возврату документа.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году

С 2026 года ведение ЭТК активно развивается. Если у работника есть ЭТК, процесс упрощается:

• Работник заказывает в личном кабинете на портале Госуслуг или в СФР официальную распечатку с электронной подписью.
• Такой документ уже имеет юридическую силу и не требует дополнительного заверения печатью работодателя (если только в конкретной организации не требуется иное).
• Для совместителей: сведения о внешней работе могут быть внесены в ЭТК по основному месту на основании справки или заверенной копии приказа от совместителя.

Типичные ошибки, которые делают копию недействительной

• Отсутствие печати организации (для внешних пользователей).
• Нет даты заверения.
• Подпись не расшифрована (только инициалы).
• Копия неполная (пропущены страницы, записи об увольнении и т;д.).
• Исправления и помарки в копии.
• Заверение только на первом листе, если листы не прошиты.
• Оформление копии не по ГОСТу (неверный формат, шрифт).

Образец (шаблон) отметки о заверении копии

Для предоставления в сторонние организации (банк, загранкомат):

 _________________________
 (место для печати организации)
 
 Копия верна
 Подпись: _____________ [Иванов И.И.]
 М.П.
 "___" _____________ 20__ г.
 

Что делать работнику: краткий чек-лист

1. Напишите заявление на имя руководителя.
2. Убедитесь, что копия полная, чистая, без исправлений.
3. Проверьте, что на каждом листе (если они отдельные) есть отметка о заверении.
4. Для внешних целей убедитесь в наличии печати организации и расшифровки подписи.
5. Если есть ЭТК — запросите официальную распечатку из личного кабинета.

Оформление копии трудовой книжки — формальная, но критически важная процедура. Ошибка в заверении может привести к тому, что документ не примут, и придётся оформлять заново, теряя время. Главное правило: копия должна быть точной, полной и заверенной с соблюдением всех требований ГОСТ и ТК РФ, особенно если она предназначена для официальных инстанций. При наличии сомнений, уточните требования у принимающей стороны или проконсультируйтесь с кадровиком.