Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. Несмотря на глобальную цифровизацию, затронувшую и сферу трудовых отношений, вопрос правильного ведения бумажной трудовой книжки остается актуальным для многих кадровиков.
Электронные и бумажные трудовые книжки: текущее положение дел
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (ЭТК). С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России (СФР) и какая информация фиксируется в их лицевом счете.
Однако одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. В ряде случаев бумажная трудовая книжка может быть единственным источником информации не только о работе россиян, но и об имеющихся поощрениях, наградах или специфических записях. Поэтому кадровикам приходится поддерживать актуальность обоих форматов.
Почему важно фиксировать переименование организации?
При изменении наименования юридического лица (например, сменилась организационно-правовая форма, произошло слияние или просто изменилось название) этот факт обязательно должен быть отражен в трудовой книжке работника. Это необходимо для:
- Сохранения непрерывности трудового стажа.
- Предотвращения проблем при подтверждении стажа для назначения пенсии.
- Логичного чтения документа: чтобы было понятно, почему после записи о приеме в ООО «Альфа» следует запись об увольнении из ООО «Бета», если для работника ничего не изменилось.
Пошаговая инструкция: как внести запись о переименовании
Внесение записи о смене названия учреждения регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцией по их заполнению. Процедура отличается от обычной записи о приеме или увольнении.
Шаг 1: Издание приказа
Основанием для внесения любой записи является приказ работодателя. При переименовании учреждения издается приказ (распоряжение) о приведении учредительных документов в соответствие с новыми изменениями и о смене наименования. Дата этого приказа и будет основанием для записи.
Шаг 2: Внесение записи в графы
Запись вноситься в раздел «Сведения о работе». Важно помнить, что переименование организации не является переводом сотрудника на другую работу или увольнением, поэтому порядковый номер записи не проставляется (графа 1 остается пустой).
- Графа 2 — ставится дата внесения записи (обычно это дата, когда изменение названия вступило в силу и был издан приказ).
- Графа 3 — вносится сама формулировка. Например: «Закрытое акционерное общество «Вектор» переименовано в Акционерное общество «Вектор» с 15 мая 2026 года» или «Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» переименовано в ООО «Ромашка-Плюс»».
- Графа 4 — указывается реквизиты приказа (дата и номер), на основании которого произошло переименование.
Важный нюанс: печать
Согласно обновленным правилам, оттиск печати организации при внесении записи о переименовании не требуется. Печать ставится только при увольнении работника (если организация использует печать). Если кадровик все же решит заверить запись печатью, это не будет считаться ошибкой, но и обязательным действием не является.
Частые ошибки и как их избежать
При внесении записей о переименовании учреждения специалисты по кадрам часто допускают типичные ошибки:
- Присвоение порядкового номера. Запись о переименовании не нумеруется. Нумерация продолжится только тогда, когда сотрудника будут переводить на другую должность, принимать или увольнять.
- Зачеркивание старого названия на ьном листе. На обложке (ьном листе) трудовой книжки зачеркивать старое наименование работодателя нельзя. Если организация переименована, внутри вкладыша или раздела «Сведения о работе» делается соответствующая запись, а старое название на обложке остается неизменным (зачеркивание допускается только для персональных данных работника: ФИО, даты рождения).
- Неверная формулировка. Нельзя писать «Переведен в ООО…», так как переименование работодателя не влечет за собой изменения трудового договора в части смены стороны работодателя (ст. 75 ТК РФ). Трудовые отношения продолжаются без изменений.
Что происходит с электронной трудовой книжкой?
Если работник перешел на ЭТК, обязанность работодателя остается прежней: при переименовании юридического лица необходимо подать обновленные сведения в Социальный фонд России. В отчетности СЗВ-ТД при смене наименования работодателя указывается новый код организации по ОКВЭД и новое наименование. СФР самостоятельно свяжет старые и новые записи в лицевом счете работника, обеспечив непрерывность электронного стажа.
Грамотное и своевременное внесение записей о переименовании учреждения гарантирует отсутствие бюрократических проблем для сотрудников в будущем, будь то оформление пенсии, подтверждение стажа или трудоустройство на новое место работы.