Трудовая книжка — главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Любая неточность в ней может привести к проблемам при назначении пенсии или трудоустройстве. Именно поэтому к исправлению ошибок в этом документе предъявляются строгие требования. В статье мы подробно разберем, как правильно действовать, если вы обнаружили опечатку, неверную запись или другую ошибку.
Главное правило: кому можно исправлять ошибки?
Владелец трудовой книжки ничего исправлять в ней не может! Такие действия признаются подделкой документов и наказываются по закону. Корректировать ошибку имеет право только тот работодатель, который ее допустил. Однако если ошибка в старых записях обнаружилась во время работы на новом месте, есть два способа ее исправить:
- Обратиться к бывшему работодателю, который внес неверную запись.
- Исправить ошибку на текущем месте работы, но только на основании официального документа от бывшего работодателя (например, справки или копии приказа).
Базовый алгоритм исправления ошибки
Ошибку в трудовой книжке нельзя просто зачеркнуть и написать правильный текст рядом. Зачеркивания допускаются только в разделе «Сведения о работнике» (например, при смене фамилии), и даже там старые данные должны оставаться читаемыми. Во всех остальных разделах исправления вносятся путем признания записи недействительной.
Пошаговая инструкция, как исправить запись:
- Внесите следующий порядковый номер в графу 1.
- Поставьте текущую дату (число, месяц, год) в графу 2.
- В графе 3 укажите, какая информация прописана некорректно, и на какой текст ее нужно заменить. Формулировка обязательно должна содержать слова: «Запись за номером таким-то недействительна». Сразу после этого впишите верные сведения (например, правильную формулировку должности).
- В графе 4 пропишите реквизиты документа или приказа, на основании которого вносится изменение.
Пример исправления в трудовой книжке
Допустим, сотрудник был принят на должность «инженер», а в трудовой записали «техник». Исправление будет выглядеть так:
- Графа 1: № 15
- Графа 2:
- Графа 3: Запись за номером 10 недействительна. Принят в отдел IT на должность инженера.
- Графа 4: Приказ от № 34-к
Как исправлять частые ошибки
Внесли неправильную запись (опечатка в должности или реквизитах)
Если ошибка допущена в графе 3 или 4, нужно признать неверную запись недействительной и внести правильные данные. В графу с ошибкой внесите верные сведения, а в оставшихся графах продублируйте те сведения, которые были внесены без ошибок.
Перепутали порядковый номер записи
Нарушение нумерации не критично, но может вызвать путаницу. Если вы пропустили номер или указали неверный, в следующей строке укажите правильный порядковый номер, дату и напишите: «Запись за номером (указать неверный номер) недействительна», после чего продолжайте нумерацию верно.
Внесли лишнюю запись
Если в трудовую по ошибке внесли сведения, которых быть не должно (например, запись об увольнении, которое потом отменили), необходимо признать эту запись недействительной. Если запись исправляется после восстановления на работе, то после сведений о недействительности предыдущей записи нужно написать фразу о том, что работник восстановлен в прежней должности, обязательно указав реквизиты нового приказа.
Пропустили запись
Пропущенную запись нельзя вписывать задним числом в пустую строку. Она вносится следующим порядковым номером с текущей датой. При этом в графе 3 делается пометка: «В связи с ошибочно пропущенной записью за номером таким-то…», и далее вносится пропущенная информация с указанием реквизитов старого приказа.
Несколько ошибок сразу
Если в одной записи допущено сразу несколько ошибок, несколько ошибок допускается исправить одной записью. В графе 3 напишите: «Записи за номерами такими-то недействительны» и внесите верную информацию.
Что делать, если предприятие уже закрылось?
Часто бывает, что ошибку нашел сотрудник, а организация, которая ее допустила, уже ликвидирована. В этом случае исправление вносится по текущему месту работы на основании архивной справки от правопреемника организации или из государственного архива.
Когда нужно выдавать дубликат?
В большинстве случаев исправить ошибку можно, но иногда это запрещено, поэтому нужно выдавать дубликат. Дубликат трудовой книжки оформляется, если:
- Сам документ пришел в негодность (порван, испачкан, обгорел).
- В трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе, которая позже признана недействительной по решению суда или инспекции труда (в дубликат переносятся все записи, кроме признанной недействительной).
Если у сотрудника уже дубликат трудовой книжки и в нем закралась ошибка, то можно исправить ее в самом дубликате точно так же, как и в оригинале.
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1)
Не стоит забывать и про электронные трудовые книжки; Работодателям нужно передавать в Социальный фонд России (СФР) корректные сведения. Если при отправке данных была допущена ошибка, не забывайте исправлять ее корректирующими формами подраздела 1.1 ЕФС-1.
Если сотрудник обнаружил ошибку в своей электронной выписке, он может обратиться в отделение СФР или отправить заявление на Госуслугах. В заявлении нужно указать, какие сведения некорректны, и приложить подтверждающие документы.
Краткие итоги
Ошибки в трудовой книжке — это не приговор, но исправлять их нужно строго по правилам. Запомните три главных принципа:
- Не зачеркивайте неверные данные в разделе о работе.
- Признавайте запись недействительной и вносите верную следующим порядковым номером.
- Всегда ссылайтесь на документ-основание (приказ, справка, решение суда).
Соблюдение этих правил позволит вам избежать штрафов от трудовой инспекции и избавит работника от проблем с подтверждением стажа в будущем.