Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Ошибки в её записях могут привести к проблемам при начислении пенсии, оформлении пособий или при трудоустройстве. Ниже подробно описано, что считается неправильной записью, как её исправить и когда требуется выдача дубликата.

Что считается неправильной записью

• Лишняя запись – внесение сведений о работе, которой фактически не было.
• Пропущенная запись – отсутствие сведений о реальном приёме, переводе или увольнении.
• Неправильная запись – ошибочное указание должности, даты, номера приказа или названия организации.
• Перепутанный порядковый номер записи – номер в графе 1 не соответствует последовательности.

Основные правила исправления ошибок

1. Не зачёркивать и не замазывать ошибочную запись. Такие действия делают документ недействительным.
2. Внести исправляющую запись в следующую свободную строку (графа 1 получает следующий порядковый номер).
3. В графе 2 указать дату внесения исправления.
4. В графе&nbsp3 написать с наименованием организации (как в оригинальной записи) и затем правильный вариант сведений.
5. В графе&nbsp4 прописать реквизиты приказа, на основании которого внесено исправление:
   • Если ошибочная запись сделана по приказу, номер которого указан неверно – укажите правильный номер и дату приказа.
   • Если приказ был издан с ошибкой и позже отменён – в графе 4 указывают дату и номер отменившего приказа.
   • Если запись верна, но реквизиты приказа указаны неверно – оставляют запись без изменений, а в графе 4 пишут правильные реквизиты.
6. Исправление заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика, руководителя) и печатью организации (при наличии).

Пример исправления записи о приёме на работу (2026 год)

Исходная ошибочная запись (графы 1‑4):

2025‑04‑10Приём на работу

ООО «Ромашка» – менеджер по продажам

Приказ № 12‑к от

Ошибка: в приказе указан неверный номер (должно быть № 12‑к от , а в книжке написано № 21‑к).
Исправляющая запись (добавляется в следующую строку):
2026‑05‑20

ООО «Ромашка» – менеджер по продажам

Приказ № 12‑к от (исправлено)

В графе 4 указаны правильные реквизиты приказа, а сама запись о приёме остаётся без изменений.
Как исправить запись об увольнении
Если ошибка обнаружена после того, как в книжке уже стоит запись об увольнении и поставлена печать:

В графе 3 сначала пишут  с наименованием организации (как в оригинальной записи).
Затем – правильный вариант записи о дате увольнения, должности и основании.
Графа 4 заполняется реквизитами приказа об увольнении (или приказа, отменяющего ошибочный приказ).
Запись заверяется подписью и печатью.

Когда требуется выдача дубликата трудовой книжки
Дубликат выдаётся, если:

Исправить запись невозможно без нарушения целостности документа (например, запись зачёркнута, испорчена или невозможно разобрать исходный текст).
Ошибка касается существенных сведений (ФИО, дата рождения, серия и номер книжки) и её исправление приведёт к неоднозначности.
Книжка утрачена, повреждена или уничтожена.
Процедура выдачи дубликата регламентирована внутренними нормативными актами организации и включает:

Заявление работника о выдаче дубликата.
Справку о трудовой деятельности (из архива кадров, из ПФР или из предыдущих мест работы).
Заполнение нового бланка трудовой книжки с переносом всех верных сведений.
Заверение дубликата подписью руководителя и печатью организации.

Полезные рекомендации для кадровиков и бухгалтеров

Всегда проверяйте соответствие номера приказа и его даты перед внесением записи в трудовую книжку.
Ведите журнал учёта приказов по кадровым вопросам – это упростит поиск правильных реквизитов при необходимости исправления.
При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) сохраняйте бумажный дубликат до полной уверенности в корректности электронных данных.
Обучайте сотрудников отдела кадров правилам внесения исправлений – это снижает риск штрафов и споров с работниками.

Неправильная запись в трудовой книжке – не приговор. Следуя установленным правилам, можно быстро и легально исправить ошибку, не прибегая к зачёркиванию или замазыванию. Главное – действовать аккуратно, сохранять исходные данные и оформлять исправление надлежащим образом (подпись, печать, правильные реквизиты приказа). Если же исправление невозможно без нарушения целостности документа, organisation должна оформить дубликат трудовой книжки, обеспечив работнику сохранность его трудового стажа и пенсионных прав.