Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на введение электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ бумажный вариант по‑прежнему требуется в ряде ситуаций (например‚ при приёме на работу в организации‚ не подключённые к системе ЭТК‚ либо по личному предпочтению сотрудника). Ниже подробно описано‚ как правильно «устроить» трудовую книжку — от выбора формата до внесения записей и их заверения.

Выбор формата трудовой книжки

• Бумажная трудовая книжка – классический вариант‚ оформляется на специальном бланке установленного образца.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – хранится в Пенсионном фонде РФ‚ доступна через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в личном кабинете работодателя.

С 2021 года в России обязательна электронная форма для всех newly hired сотрудников‚ однако работник может потребовать ведение параллельно бумажной книжки; Работодатель обязан предоставить обе возможности.

Подготовка документов для оформления

Перед тем как заполнить трудовую книжку‚ соберите следующие сведения:

1. Паспорт гражданина РФ (серия‚ номер‚ дата выдачи‚ кем выдан).
2. СНИЛС.
3. Военный билет (для мужчин призывного возраста) или справка о прохождении воинской службы.
4. Диплом/сертификат об образовании (при необходимости подтверждения квалификации).
5. Трудовой договор или приказ о приёме на работу.
6. Выписка из лицевого счёта ПФР (если требуется подтверждение стажа).

Оформление бумажной трудовой книжки

Заполнение титульного листа

На титульном листе указываются:

• Фамилия‚ имя‚ отчество сотрудника.
• Дата рождения (дд.мм.гггг).
• Место рождения.
• Серия и номер паспорта‚ кем и когда выдан.
• СНИЛС.
• Образование (уровень‚ специальность‚ учебное заведение‚ год окончания).
• Воинская обязанность (если применимо).

Все поля заполняются печатными буквами без сокращений‚ кроме общепринятых аббревиатур (например‚ «г.» для года). После заполнения ставятся подписи сотрудника и уполномоченного лица отдела кадров‚ а также ставится печать организации.

Внесение записей о работе

Каждая запись о приёме‚ переводе‚ увольнении оформляется отдельной строкой в разделе «Сведения о работе». Структура записи:

1. Дата события (дд.мм.гггг).
2. Номер и дата приказа (или трудового договора).
3. Наименование организации (полное‚ без сокращений).
4. Должность‚ профессия или специальность.
5. Вид трудовой деятельности (основная‚ совместительство‚ внешнее совмещение и т.д.).
6. Примечание (например‚ «переведён на другую должность»‚ «уволен по собственному желанию»).

Запись заверяется подписью ответственного лица отдела кадров и печатью организации. Если запись делается в электронном виде‚ то после распечатки она также должна быть заверена.

Заверение и хранение

После внесения всех необходимых записей:

• Трудовая книжка сшивается специальной ниткой (или скрепляется металлической скрепкой) и помещается в специальный конверт.
• На обложке ставится отметка «Выдано» с датой и подписью уполномоченного лица.
• Книжка хранится в личном деле сотрудника либо выдаётся ему на руки под расписку.

Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

Электронная трудовая книжка ведётся в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Работодатель обязан:

1. Направить сведения о приёме‚ переводе или увольнении сотрудника в ПФР через систему «Сведения о трудовой деятельности» (СТД) не позднее следующего рабочего дня после события.
2. Убедиться‚ что сотрудник получил уведомление о загрузке записи в его личный кабинет на портале «Госуслуги».
3. При необходимости выдать сотруднику выписку из ЭТК (можно распечатать из личного кабинета).

Преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска потери или повреждения документа.
• Быстрый доступ к информации о стаже для работника и ПФР.
• Возможность автоматической проверки корректности введённых данных.

Особенности оформления при различных типах трудового договора

Срочный трудовой договор

При приёме по срочному договору в трудовой книжке делается запись о приёме с указанием срока действия договора. При окончании срока – запись об увольнении по окончании срока контракта.

Внешнее совмещение

Запись о внешнем совмещении вносится в отдельный раздел «Сведения о внешнем совмещении». Указываются те же реквизиты‚ что и при основной работе‚ но с пометкой «внешнее совмещение».

Дистанционная работа

Для дистанционных сотрудников оформление трудовой книжки не отличается от обычного‚ однако в приказе о приёме указывается режим работы (удаленный) и место выполнения трудовых функций.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да‚ законодательство допускает ведение обеих форм. Бумажная книжка может использоваться как резервный документ или по желанию сотрудника.

Что делать‚ если найдена ошибка в уже внесённой записи?

Ошибка исправляется путём внесения дополнительной записи с пометкой «Исправлено». Не допускается зачёркивание или использование корректирующей жидкости.

Нужно ли заверять выписку из ЭТК?

Выписка‚ полученная из личного кабинета на портале «Госуслуги»‚ считается официальным документом и не требует дополнительного заверения.

С какого года обязательна электронная трудовая книжка для newly hired сотрудников?

С 1 января 2021 года все newly hired сотрудники оформляются в ЭТК‚ за исключением случаев‚ когда работник отказался от электронной формы и потребовал бумажную.

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт Пенсионного фонда РФ – pfrf.ru (раздел «Электронная трудовая книжка»).
• Портал «Госуслуги» – gosuslugi.ru (личный кабинет‚ выписка из ЭТК).
• Приказ Минтруда России от № 697н «О ведении трудовых книжек».
• Методические рекомендации по заполнению бумажных трудовых книжек (Минтруд‚ 2022).

Соблюдая указанные выше рекомендации‚ вы сможете правильно оформить трудовую книжку как в бумажном‚ так и в электронном виде‚ избежать типичных ошибок и обеспечить законность документооборота в вашей организации.