Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Правильное оформление и своевременная выдача этой книжки при увольнении — прямая обязанность работодателя, нарушение которой влечет административную ответственность и обязательную компенсацию. С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), что добавило новые нюансы в процесс увольнения.
Ключевой принцип: Согласно ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку (бумажную или электронную) и другие документы, связанные с работой, в день увольнения (последний день работы сотрудника). Задержка выдачи влечет обязанность выплатить компенсацию в размере среднего заработка за каждый день просрочки.
Виды трудовых книжек и их особенности при увольнении
С 1 января 2020 года работник имеет право выбрать один из двух форматов ведения трудовой книжки:
Бумажная трудовая книжка (ТК)
- Выдается физическому лицу при приеме на работу, если он не отказался от нее в письменной форме.
- При увольнении работодатель обязан:
- Сделать в ней запись об увольнении с указанием основания (статья ТК РФ) и даты.
- Выдать ее работнику в день увольнения.
- По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать:
- Копии приказов о приеме, увольнении, переводах.
- Выписку из трудовой книжки (форма СТД-Р).
- Важно: Запись об увольнении вносится вручную. Пример записи: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ».
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Сведения о трудовой деятельности хранятся в информационной системе Социального фонда России (СФР).
- При увольнении работодатель НЕ выдает бумажный документ. Вместо этого он обязан:
- Сформировать и направить в СФР отчетную форму ЕФС-1 (раздел 1, подразделы 1 и 1.1) с данными об увольнении.
- Уведомить работника о том, что сведения об его трудовой деятельности (включая запись об увольнении) внесены в ЭТК.
- Работник вправе в любой момент получить в СФР или через портал «Госуслуги» выписку из своей электронной трудовой книжки.
- Важно: Даже если у сотрудника есть бумажная книжка, работодатель все равно обязан отправить данные об увольнении в СФР через ЕФС-1.
Ошибка, которую допускают многие: При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой не нужно и не нужно выдавать никакую бумажную «книжку» или выписку по форме СТД-Р. Единственный документ, который работник может запросить — это выписка из ЭТК, которую он получает самостоятельно в СФР.
Порядок действий работодателя при увольнении: пошаговый алгоритм
Шаг 1: Определите формат трудовой книжки сотрудника
- Проверьте заявление работника о выборе формата (при приеме на работу с 2020 года).
- Если заявления нет, но книжка бумажная, считайте, что сотрудник выбрал бумажный формат.
Шаг 2: Оформите документы об увольнении
- Издайте приказ об увольнении (форма Т-8 или собственная).
- В бумажной книжке сделайте запись об увольнении с точным указанием:
- Номера и даты приказа.
- Основания увольнения (статья 77, 81, 83 и др. ТК РФ) с формулировкой, соответствующей закону.
- Даты увольнения (последний рабочий день).
- Для всех сотрудников (и с бумажной, и с электронной книжкой) подготовьте и отправьте в СФР отчет ЕФС-1 с данными об увольнении.
Шаг 3: Вручите документы работнику
В последний день работы (день увольнения) передайте сотруднику:
| Если у сотрудника… | Что выдается в день увольнения | Что можно выдать по дополнительному заявлению |
|---|---|---|
| Бумажная трудовая книжка | Бумажная трудовая книжка с записью об увольнении. Копия приказа об увольнении. | По письменному заявлению: выписка из трудовой книжки (форма СТД-Р), копии других приказов (о приеме, переводах). |
| Электронная трудовая книжка | Копия приказа об увольнении. Уведомление о том, что сведения об увольнении внесены в ЭТК. | Ничего. Все сведения о стаже и увольнении сотрудник получает самостоятельно в выписке из ЭТК через СФР. |
Шаг 4: Если работник не может лично получить документы
- Бумажная книжка: Может быть отправлена почтовым отправлением с объявленной ценностью и уведомлением о вручении. Не рекомендуется использовать наложенный платеж, так как работник вправе отказаться от платного отправления, и документ не будет считаться врученным.
- Копии документов (приказов): Могут быть направлены любым способом, подтверждающим факт и дату отправки (заказное письмо, электронная почта с уведомлением о прочтении и т.д.).
- Электронная книжка: Не требует физической передачи. Достаточно факта отправки данных в СФР (ЕФС-1) и уведомления работника.
Ответы на частые вопросы (FAQ)
В: Что делать, если сотрудник с бумажной книжкой увольняется, а ее нет на руках (утрачена, утеряна)?
О: Работодатель обязан по заявлению работника оформить дубликат бумажной трудовой книжки (по форме, утвержденной приказом Минтруда). Срок оформления — 15 рабочих дней. Пока дубликат не выдан, компенсацию за задержку выдавать не нужно, но сам факт невыдачи в срок является нарушением; Рекомендуется урегулировать этот вопрос до даты увольнения.
В: Нужно ли ставить отметку о получении книжки в «Книге учета движения трудовых книжек»?
О: Да, при выдаче бумажной книжки в день увольнения необходимо сделать соответствующую запись в Книге учета движения трудовых книжек и их дубликатов (форма Т-2 или аналогичная) с указанием даты выдачи, подписи работника и данных приказа об увольнении. Это подтверждает исполнение обязанности.
В: А если сотрудник отказывается получать книжку или копии документов?
О: Работодатель должен сделать об этом письменный акт (свидетельство) в присутствии двух свидетелей. Факт отказа и предложения документов фиксируется. После этого обязанность по выдаче считается исполненной, а ответственность за неполучение документов лежит на работнике.
Чек-лист для бухгалтера/HR перед увольнением
- Уточните у сотрудника формат его трудовой книжки (бумажная/электронная).
- Подготовьте и подпишите приказ об увольнении с указанием точной статьи ТК РФ.
- Для бумажной книжки: Внесите запись об увольнении, проверьте правильность заполнения.
- Для всех: Сформируйте и отправьте в СФР отчет ЕФС-1 с данными об увольнении (раздел 1, п.1.1).
- Подготовьте копию приказа об увольнении для выдачи сотруднику.
- В день увольнения:
- Вручите бумажную книжку (если есть) и копию приказа.
- Или вручите копию приказа и уведомление об внесении данных в ЭТК.
- Сделайте запись о выдаче документов в Книге учета движения трудовых книжек (для бумажного формата) или в ином внутреннем документе.
- По письменному заявлению работника подготовьте и выдайте дополнительные копии документов (только для бумажной книжки).