Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В 2026 году в России она может быть как бумажной, так и электронной. После того как запись в книжке заверена печатью и подписью работодателя, она считается «после печати» и готова к использованию. Ниже вы найдёте подробное руководство, как правильно оформить, проверить и сохранить такой образец.

Что означает «после печати»?

Термин «после печати» обозначает состояние записи, когда она:

• написана от руки (или печатается шрифтом в электронном варианте);
• подписана ответственным лицом (обычно руководитель или бухгалтер);
• заверена печатью организации.

Только после выполнения всех этих действий запись считается официальной и может использоваться в дальнейшем.

Как правильно заполнить трудовую книжку?

Приём на работу

1. Заполните последний лист (или первый, если это первая запись). Введите данные:
• ФИО сотрудника;
• Дата рождения;
• Должность и должностные обязанности;
• Дата начала работы.
2. Подпишите и поставьте печать.
3. Сохраните копию в журнале учёта трудовых книжек.

Увольнение

1. Внесите запись о закрывающей записи в последний лист:
• Дата увольнения;
• Причина увольнения (по желанию);
• Подпись руководителя;
• Печать организации.
2. Сдайте форму ЕФС‑1 (подразделы 1 и 1.1 раздела 1) с датой получения заявления сотрудника.
3. Проверьте, что в журнале учёта указана дата выдачи копии.

Перевод в другую организацию

1. Запишите в трудовую книжку:
• Дата перевода;
• Наименование новой организации;
• Должность в новой организации;
• Подпись руководителя;
• Печать.
2. Сохраните копию в журнале учёта.

Перевод в электронную трудовую книжку

1. В бумажной книжке внесите запись о выборе электронного формата:
• Дата выбора;
• Подпись руководителя;
• Печать.
2. В системе электронного учёта отметьте, что сотрудник выбрал электронный формат.

Образец последнего листа после печати

Ниже приведён типичный пример заполнения последнего листа трудовой книжки после печати (формат 2026 года):

+-----------------------------------------------------------+
| ФИО: Иванов Иван Иванович |
| Дата рождения: |
| Должность: Менеджер по продажам |
| Дата начала работы: |
| Работает по настоящее время (если актуально) |
| ПОДПИСЬ: ___________________ |
| ПЕЧАТЬ: ___________________ |
+-----------------------------------------------------------+

Обратите внимание: все данные пишутся без сокращений, в верхнем регистре, без ошибок и опечаток. Если в записи требуется исправление, это делается с помощью «перехода» (переписывания) и подписями, а не стиранием.

Как заверить копию трудовой книжки?

1. Отсканируйте все заполненные листы, начиная с ьного.
2. Печатайте каждый лист только с одной стороны.
3. На каждой копии отметьте:
• Место хранения оригинала;
• Номер и год дела;
• Подпись и печать работодателя.
4. Сохраните копию в системе электронного учёта (если применимо).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли использовать электронную печать? – Да, если в организации применяются электронные подписи и печати, они считаются действительными.
• Нужно ли скреплять копию сургучной печатью? – Нет, скреплять сургучной печатью не требуется.
• Как получить копию трудовой книжки через Госуслуги? – Через портал Госуслуги можно запросить электронную копию, если она была оформлена в электронном виде.
• Сколько действует копия трудовой книжки? – Копия считается действительной до тех пор, пока оригинал не будет изменён (например, при увольнении).

Заполнение трудовой книжки после печати – это важный этап, который обеспечивает юридическую силу документа. Следуя приведённым выше рекомендациям, вы сможете:

• Правильно оформить все записи;
• Минимизировать риск ошибок и опечаток;
• Обеспечить надёжное хранение оригинала и копий;
• Соответствовать требованиям законодательства 2026 года.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, обратитесь к руководству вашей организации или к специалисту по кадровому учёту.