Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Именно на основании записей в этом документе в будущем рассчитывается и назначается пенсия. Как подчеркнули эксперты, ошибки, допущенные при внесении записей в трудовую книжку, могут стать причиной недоначисления пенсии, поскольку отдельные периоды работы из-за неточностей нередко не учитываются пенсионными органами.

Одной из самых частых ситуаций, вызывающих вопросы у кадровиков, является перевод сотрудника на временную работу или должность. Разберемся подробно, как правильно оформить такой перевод и какую запись следует внести в трудовую книжку.

Что говорит законодательство?

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Постановлением Правительства РФ № 225, в трудовую книжку вносятся сведения о переводе на другую постоянную работу. Ключевое слово в этой формулировке — «постоянную».

Это означает, что если сотрудник переводится на другую должность временно (например, на время декретного отпуска основного сотрудника, на время болезни коллеги или для выполнения временного проекта на срок до одного года), запись в трудовую книжку не вносится.

Когда запись о переводе необходима?

Запись в трудовой книжке делается только в том случае, если перевод носит постоянный характер. Это касается ситуаций, когда:

• Сотрудник бессрочно переводится на другую должность у того же работодателя.
• Происходит перемещение работника в другое структурное подразделение той же организации, если это отражено в трудовом договоре.
• Временный перевод по обоюдному согласию сторон превращается в постоянный (например, если работник не был возвращен на прежнюю работу после окончания срока временного перевода и продолжает работать на новой должности).

Как оформить временный перевод без записи в трудовой?

Отсутствие записи в трудовой книжке не означает, что временный перевод остается не задокументированным. Для законного оформления необходимо соблюдение следующего алгоритма:

1. Получение согласия работника. По общему правилу (ст. 72.2 ТК РФ) временный перевод допускается только с письменного согласия сотрудника. Исключения составляют случаи форс-мажора (аварии, катастрофы), когда перевод на срок до одного месяца возможен без согласия.
• Новая должность и структурное подразделение;
• Причина перевода;
• Точный срок перевода (конкретная дата или событие, например, «до выхода основного работника из отпуска по уходу за ребенком»);
• Условия оплаты труда на новой должности.
2. Издание приказа. На основании дополнительного соглашения работодатель издает приказ о переводе работника по форме Т-5 или иной установленной в организации.
3. Ознакомление работника. Сотрудник должен поставить свою подпись в приказе и в дополнительном соглашении.

Вся информация о временном переводе отражается в личной карточке работника (форма Т-2), а также может быть учтена в иных внутренних документах компании, но трудовая книжка при этом остается «чистой».

Как внести запись при постоянном переводе?

Если перевод является постоянным, запись в трудовую книжку вносится в обязательном порядке. Делается это следующим образом:

1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации.
2. В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.
3. В графе 2 указывается дата перевода (арабскими цифрами).
4. В графе 3 делается сама запись: «Переведен(а) на должность [название должности] в [название структурного подразделения]».
5. В графе 4 указывается реквизит приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого осуществлен перевод, и дата его издания.

Чем грозят ошибки в трудовой книжке?

Как напоминают юристы, неточности в трудовых книжках (ошибка в наименовании организации, отсутствие записи о переименовании работодателя, неправильные даты, неверные формулировки при увольнении или переводе) могут обернуться серьезными проблемами в будущем.

Заниженный размер пенсии — самое частое последствие таких ошибок. Если Пенсионный фонд РФ не сможет идентифицировать работодателя, период работы или специальный стаж (например, дающий право на досрочную пенсию), этот период просто не будет зачтен в стаж работника. Восстановление справедливости в таком случае потребует судебных разбирательств и сбора архивных справок, что отнимает много времени и сил.

Важные нюансы и советы

• Не путайте перемещение и перевод. Если работник переходит в другое структурное подразделение, но это подразделение не было указано в его трудовом договоре, это считается перемещением, а не переводом. Запись о перемещении в трудовую книжку не вносится.
• Временный перевод беременных. Беременных женщин можно переводить на другую работу только по их письменному заявлению и при наличии медицинского заключения; Такой перевод также является временным и не фиксируется в трудовой книжке.
• Следите за сроками. Если срок временного перевода истек, а работник продолжает трудиться на новой должности и ни одна из сторон не потребовала возврата на прежнее место, условие о временном характере перевода утрачивает силу. Перевод становится постоянным, и в этом случае запись в трудовую книжку необходимо внести задним числом (с момента фактического начала работы на новой должности).

При переводе на временную работу запись в трудовую книжку не вносится. Главное правило кадровика в этой ситуации — четко разграничивать понятия «временный» и «постоянный» перевод. Вся суть временного перевода должна быть закреплена в дополнительном соглашении и приказе, а трудовая книжка используется исключительно для фиксации постоянных изменений в трудовой функции сотрудника. Грамотное ведение кадрового документооборота — залог того, что в будущем у работника не возникнет проблем с подтверждением стажа и начислением заслуженной пенсии.