Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь сотрудника. Несмотря на активный переход на электронные форматы, бумажные книжки все еще находятся в обороте, и вопросы их правильного ведения, особенно заполнения последней страницы, остаются крайне актуальными. В этой статье мы подробно разберем, как оформить завершающую запись, что делать, если страницы закончились, и как заверить копию документа в 2026 году.

Зачем нужно заполнять последнюю страницу?

Последняя страница раздела «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» заполняется в двух основных случаях:
При увольнении сотрудника: фиксируется факт прекращения трудовых отношений.
При выдаче копии документа: для подтверждения того, что сотрудник работает в организации на текущий момент (запись «Работает по настоящее время»).

Правильное оформление этой страницы критически важно для подтверждения стажа при выходе на пенсию, получении кредитов, виз или устройстве на новую работу.

Инструкция: как сделать запись при увольнении

Если трудовой договор с работником расторгается, именно на последней заполненной странице вносится финальная запись об увольнении. Согласно действующим правилам (включая Приказ Минтруда № 320н), процедура выглядит следующим образом:

• Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи. Он должен следовать за номером предыдущей записи в этом разделе.
• Графа 2 (Дата): Указывается дата увольнения (последний рабочий день). Формат: ДД.ММ.ГГГГ.
• Графа 3 (Сведения о приеме, переводе, увольнении):
• Пишется причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ (например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
• Ниже указывается должность лица, ответственного за ведение трудовых книжек, ставится его подпись и расшифровка.
• Графа 4 (Основание): Указывается документ-основание (приказ о прекращении трудового договора) с его номером и датой.

Важно: После внесения записи об увольнении в графе 3 работник должен поставить свою подпись, подтверждающую ознакомление с записью. Затем запись заверяется печатью организации (если она используется) и подписью работодателя или уполномоченного лица.

Запись «Работает по настоящее время»: когда и как вносить?

Эта запись необходима, когда работнику требуется копия трудовой книжки (например, для банка или визы), а сам оригинал остается у работодателя.

Чтобы правильно заверить копию или подтвердить статус работающего сотрудника, необходимо:
Найти последнюю запись о приеме на работу или последнем переводе.
На следующей свободной строке внести запись с новым порядковым номером.
В графе с датой указать текущую дату внесения записи.
В графе 3 написать: «Работает по настоящее время».
В графе 4 указать основание: документ, на котором базируется запись о приеме (например, «Приказ от № 5-к»).

> Обратите внимание: Данную запись делает только действующий работодатель. Предыдущие места работы таким образом не подтверждаются.

Что делать, если закончились страницы в разделе?

Частая ситуация: все страницы раздела «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» заполнены, а место для новых записей отсутствует. В этом случае категорически запрещено делать записи на полях или между строк.

Порядок действий:

• Необходимо оформить работнику вкладыш в трудовую книжку.
• Вкладыш становится неотъемлемой частью трудовой книжки и без нее недействителен.
• На титульном листе основной книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.
• Заполнение продолжается уже в вкладыше, начиная с его первой страницы.

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2025–2026 годов вопросы ведения электронных трудовых книжек (формирование сведений в системе Социального фонда России) стали еще более актуальными.

• Заполнение: Электронная книжка заполняется работодателем путем подачи формы отчетности (ЕФС-1) в СФР. Отдельно «последнюю страницу» в электронном виде заполнять не нужно — система автоматически формирует историю на основе поданных отчетов.
• Увольнение: При увольнении работодатель обязан подать отчет ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• Выписка работнику: По запросу сотрудника работодатель обязан выдать ему сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) или сообщить, как их получить через портал Госуслуг. В этой выписке будет содержаться вся история, включая последнюю запись об увольнении.

Для лиц, впервые поступающих на работу после 1 января 2020 года, бумажные трудовые книжки не заводятся и не заполняются — их стаж ведется исключительно в электронном виде.

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2026 году

Если сотруднику нужна копия документа, работодатель должен выполнить следующие действия:

Сделать фотокопию всех заполненных страниц (развороты 1–2, 3–4 и т.д.).
На каждой странице копии, на свободном месте (обычно внизу), делается надпись:

• «Копия верна»
• Должность лица, заверившего копию.
• Личная подпись.
• Расшифровка подписи.
• Дата заверения.

Если копия сделана с двух сторон листа, заверяющая надпись ставится на каждом обороте.
Копия должна быть заверена печатью организации (при наличии).
Срок действия такой копии обычно составляет 1 месяц с даты заверения, если в организации-запросчике не установлены иные правила.

Также копию можно заверить у нотариуса. Для этого работнику необходимо лично явиться в нотариальную контору с оригиналом трудовой книжки и паспортом. Нотариус проверит оригинал, снимет копии и заверит их своей подписью и печатью.

Частые ошибки при заполнении

При работе с последней страницей трудовой книжки часто допускаются следующие ошибки, которые могут привести к проблемам с пенсионным обеспечением:

• Использование сокращений: Должности, названия организаций и статьи законов должны писаться полностью.
• Записи карандашом: Все записи вносятся только шариковой ручкой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета.
• Отсутствие подписи работника: При увольнении подпись сотрудника обязательна.
• Неверный номер записи: Номер должен строго соответствовать хронологической последовательности.

Правильное заполнение последней страницы трудовой книжки, это гарантия юридической чистоты документа и защиты прав работника. Будь то запись об увольнении, подтверждение текущего места работы или переход на вкладыш, каждое действие должно соответствовать актуальным нормативным актам (в частности, Приказу Минтруда № 320н).

Работодателям следует регулярно проверять правильность ведения документов, а сотрудникам — внимательно изучать вносимые записи перед тем, как поставить свою подпись. В случае сомнений всегда можно обратиться к специалистам отдела кадров или на портал «Онлайнинспекция.рф» за разъяснениями.