Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Ситуация, когда сотрудник «принес трудовую книжку», может означать несколько сценариев: прием на работу, восстановление утерянного документа или внесение изменений. В данной статье мы подробно разберем, что делать работодателю и сотруднику в каждом из этих случаев, опираясь на актуальное законодательство РФ.
Прием на работу: стандартная процедура
Самый частый случай — новый сотрудник приносит трудовую книжку при трудоустройстве. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан завести трудовую книжку работнику, если он поступает на работу впервые, или внести запись о приеме, если книжка уже имеется.
Действия работодателя:
- Проверка документа. Убедитесь, что трудовая книжка принадлежит именно этому сотруднику (проверьте фото, ФИО, дату рождения).
- Анализ записей. Проверьте наличие всех необходимых записей о предыдущих местах работы, правильность их оформления (наличие печатей, подписей, дат).
- Внесение записи. В течение 5 дней со дня фактического начала работы внесите запись о приеме на должность. Запись должна быть сделана чернилами черного, фиолетового или синего цвета.
- Фиксация в журнале. Зарегистрируйте факт приема книжки в журнале учета движения трудовых книжек.
Важные нюансы:
- Если сотрудник работает дистанционно и не может принести оригинал, по соглашению сторон запись может не вноситься (или вносится по его заявлению).
- С 2020 года для работников, впервые устраивающихся на работу, бумажные трудовые книжки не заводятся. Вся информация ведется только в электронном виде (ЭТК).
Если трудовая книжка утеряна или повреждена
Бывает, что сотрудник приносит трудовую книжку в плачевном состоянии (сгорела, промокла, порвана) или сообщает, что она утеряна предыдущим работодателем.
Что делать, если книжка утеряна?
Ответственность за утерю несет тот, кто хранил документ. Если книжка потеряна по вине работодателя, он обязан восстановить стаж сотрудника.
Алгоритм восстановления:
- Работодатель выдает работнику справку о периоде работы у него.
- Работник обращается в архивы или к предыдущим работодателям за копиями приказов о приеме и увольнении.
- На основании собранных документов текущий работодатель (или последний известный) заводит дубликат трудовой книжки.
Что делать, если книжка испорчена?
Если сотрудник принес документ, который невозможно использовать (записи не читаются, страницы вырваны):
- Оформляется акт о порче трудовой книжки.
- Выдается дубликат, куда переносятся все читаемые данные и восстанавливается стаж на основе копий приказов.
- В дубликате делается отметка о том, что выдан взамен испорченной книжки.
Внесение изменений и исправлений
Иногда сотрудник приносит трудовую книжку с просьбой исправить ошибку (неверная дата, опечатка в фамилии) или добавить пропущенную запись.
Правила исправления:
Зачеркивания в трудовых книжках категорически запрещены. Если ошибка обнаружена:
- В графе «Сведения о работе» пишется: «Запись за номером таким-то недействительна».
- Ниже вносится правильная запись.
- Все изменения заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (или ИП), допустившей ошибку, либо текущим работодателем на основании документов от предыдущего.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
Если сотрудник принес бумажную трудовую книжку, но ранее не подавал заявление о выборе формы ведения стажа, работодатель обязан:
- Предложить работнику написать заявление о переходе на электронную версию или о сохранении бумажной.
- Если заявление не подано до конца 2020 года (для работавших тогда), считается, что работник выбрал электронную форму.
- Бумажную книжку в этом случае работодатель хранит у себя и вносит туда записи параллельно с отправкой данных в ПФР (СФР), но после увольнения отдает на руки работнику.
Чек-лист: что проверить, когда вам принесли трудовую
Чтобы избежать проблем с пенсионным фондом и будущими выплатами, проверьте:
- Совпадение фамилии в паспорте и трудовой (если была смена фамилии, должен быть вкладыш или запись о перемене имени).
- Наличие всех печатей организаций-предшественников.
- Отсутствие незаполненных строк между записями (не должно быть пропусков).
- Наличие вкладыша, если страницы основной книжки закончились.
Трудовая книжка, документ строгой отчетности. Если вам принесли трудовую книжку, отнеситесь к ее проверке и оформлению с максимальной внимательностью. Правильное ведение документа защитит права работника на пенсию, а работодателя — от штрафов и судебных исков. Помните: любая ошибка, допущенная сегодня, может стать серьезной проблемой через десятилетие.