Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. Правильное оформление записи о должности имеет юридическую силу и влияет на начисление льгот, пенсионных прав и другие социальные гарантии. В статье подробно рассмотрим, какие сведения необходимо указывать, какие нормативные акты регулируют процесс, а также представим готовый образец записи о должности.
Правовая база
Оформление записей в трудовой книжке регулируется следующими документами:
- Постановление Правительства РФ от № 225 (с изменениями от ) «О трудовых книжках»;
- Приказ Минтруда России от № 330н «Об утверждении Инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек»;
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71) – порядок оформления записей о приёме, переводе, увольнении;
- Штатное расписание организации и квалификационные характеристики должностных инструкций.
Согласно этим актам, в графе 3 трудовой книжки указывается:
- Дата принятия (перевода) на работу;
- Наименование структурного подразделения (отдел, филиал и пр.);
- Наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;
- Ссылка на приказ (номер и дата), на основании которого произведено назначение.
Что именно должно быть в записи о должности?
Для корректного заполнения графы 3 необходимо включить следующие элементы:
| Элемент записи | Что указывать | Пример |
|---|---|---|
| Дата | Дата принятия (перевода) на работу (дд.мм.гггг) | |
| Структурное подразделение | Полное название отдела/филиала, как в штатном расписании | Отдел маркетинга ООО «ТехноПлюс» |
| Должность | Точное наименование должности, соответствующее приказу и должностной инструкции | Менеджер по работе с клиентами |
| Квалификация (при необходимости) | Уровень квалификации, категория, разряд (если указано в приказе) | Квалификация – 3‑й разряд |
| Номер и дата приказа | Номер и дата приказа (или распоряжения), которым оформлен приём/перевод | Приказ № 45 от |
Пошаговая инструкция заполнения графы 3
- Подготовьте приказ работодателя. Убедитесь, что в нём чётко указаны дата, подразделение и должность.
- Определите правильный порядок слов. Сначала указывается дата, затем – подразделение, далее – должность (и при необходимости квалификация).
- Запишите запись в трудовую книжку. Пишется черновой (чёрной) ручкой, разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых, например, «отд.»).
- Укажите номер и дату приказа. Эта информация помещается в графу 4 (или в той же строке, если в книге только две графы).
- Подпишите запись. Подпись ставится в графе 5 (если она предусмотрена) – подпись лица, оформляющего запись, с расшифровкой должности.
- Поставьте печать организации. Если в компании используется печать, её ставят рядом с подписью.
Образец записи о должности
Ниже приведён готовый образец записи, который можно использовать как шаблон. В зависимости от формы трудовой книжки (двухстрочная, трёхстрочная) расположение элементов может немного отличаться.
Образец для двухстрочной записи (графа 3 + графа 4)
Отдел маркетинга ООО «ТехноПлюс» Менеджер по работе с клиентами, 3‑й разряд Приказ № 45 от
Образец для трёхстрочной записи (графа 3, графа 4, графа 5)
| Графа 3 | Отдел маркетинга ООО «ТехноПлюс» Менеджер по работе с клиентами, 3‑й разряд |
| Графа 4 | Приказ № 45 от |
| Графа 5 | Иванов П. В., директор (подпись) ___________________ |
Часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать сокращения в названии должности?
Сокращения допускаются только в том случае, если они закреплены в штатном расписании и в приказе работодателя. Например, «нач. отдела» вместо «начальник отдела» – недопустимо, если в официальных документах используется полное название.
Что делать, если должность переименована?
При переименовании должности (например, «специалист по рекламе» → «медиа‑менеджер») необходимо оформить новую запись в трудовой книжке, указав дату переименования и номер приказа, подтверждающего изменение. Предыдущая запись остаётся без изменений.
Как указывать совместительство?
Если работник совмещает несколько должностей, в графе 3 делается отдельная запись для каждой должности с указанием даты начала совместительства. При этом в графе 4 указывается соответствующий приказ (может быть один общий приказ о совместительстве).
Нужно ли указывать квалификацию, если её нет в приказе?
Если в приказе не указана квалификация, её указывать не следует. При необходимости добавить квалификацию (например, для получения льгот) следует оформить дополнительный приказ или дополнить запись в соответствии с рекомендациями отдела кадров.
Практические рекомендации
- Проверяйте соответствие записи приказу. Любое расхождение может стать причиной отказа в выплате льгот.
- Сохраняйте единый стиль. Во всех записях используйте одинаковый порядок слов и формат дат (дд.мм.гггг).
- Не допускайте ошибок. Ошибки в написании названия отдела или должности могут потребовать исправления через запись об исправлении, что усложняет процесс.
- Храните копию приказа. При проверке со стороны инспекции труда копия приказа должна быть доступна.
- Обновляйте запись при переводе. При каждом переводе в новое подразделение или на новую должность оформляйте отдельную запись.
Точная и законодательно корректная запись о должности в трудовой книжке – важный элемент трудовых отношений. Следуя нормативным требованиям, используя приведённый образец и пошаговую инструкцию, вы сможете избежать ошибок, обеспечить правильный учёт трудового стажа и гарантировать сотруднику все полагающиеся социальные гарантии.
Дата актуализации статьи: