Трудовая книжка — это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж․ В ней фиксируются все изменения в трудовом статусе: приём на работу‚ перевод‚ повышение квалификации‚ увольнение и т․д․ С 2021 года в России действует переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)‚ однако бумажный вариант остаётся обязательным в ряде случаев․ В этой статье подробно разберём‚ как правильно оформить запись о приёме на работу в трудовой книжке‚ где и как ставится печать‚ а также какие нюансы стоит учитывать при работе с новыми бланками и электронными версиями․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка — это документ‚ подтверждающий наличие трудового договора‚ его условия и стаж работы․ Работодатель обязан:
- выдать трудовую книжку при приёме на работу;
- вносить записи о всех изменениях в трудовом статусе;
- сохранять и хранить её в течение всего срока трудовых отношений и после увольнения․
Для работника трудовая книжка важна тем‚ что она служит доказательством трудового стажа при переходе на новую работу‚ при оформлении пенсионных прав и в иных случаях‚ требующих подтверждения трудовой истории․
Новые бланки и вкладыши: что изменилось?
С 1 января 2023 года в продаже появились новые бланки трудовых книжек и вкладышей‚ которые были утверждены приказом Минфина от 11 апреля 2022 года (№ 55н)․ Минтруд в 2021 году утвердил новый порядок заполнения трудовых книжек‚ который остаётся актуальным и в 2026 году․ После печати новых бланков Гознак (Государственная налоговая служба) будет печатать их в соответствии с этими правилами․
Новые бланки отличаются более чётким разделением графов‚ улучшенной схемой заполнения и возможностью использования машинной печати․ Вкладыши теперь включают более подробные инструкции по заполнению каждой записи․
Как правильно внести запись о приёме на работу?
Запись о приёме на работу в трудовой книжке оформляется следующим образом (пример для 2026 года):
Порядковый номер записи (в графе 1)․ Дата выдачи трудовой книжки (в графе 2)․ ФИО работника‚ должность‚ место работы‚ дата начала работы (в графе 3)․ ФИО руководителя‚ подпись и печать организации (в графе 4)․ Печатная подпись работника (если требуется)․
Важные моменты:
- Запись должна быть сделана в момент выдачи трудовой книжки․
- В графе 3 указывается точная дата начала работы‚ а не дата подписания договора․
- Печатная подпись руководителя и печать организации обязательны․
- Если работник не имеет бумажной трудовой книжки‚ необходимо предоставить сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц (статья 66․1 ТК РФ)․
Пример записи (2026 г․)
Трудовая книжка № 123456
№ 1
Иванов Иван Иванович‚ инженер‚ ООО «РосТех»‚
Петров Петр Петрович‚ начальник отдела кадров‚ подпись‚ печать организации
Печать ставится в конце записи‚ рядом с подписью руководителя․ Если печать отсутствует‚ запись считается недействительной․
Печать в трудовой книжке: обязательна ли?
Согласно письму Роструда от 15 мая 2015 года (№ 1168‑6‑1) и последующим разъяснениям‚ печать в трудовой книжке обязательна․ Она подтверждает подлинность записи и принадлежность к конкретной организации; Отсутствие печати делает запись недействительной‚ даже если подпись руководителя присутствует․
Однако в некоторых случаях печать не требуется:
- Внутренние переводы в рамках одной организации (запись в том же журнале)․
- Повышение квалификации‚ если это не связано с изменением трудового договора․
Тем не менее‚ для приёма на работу и увольнения печать всегда ставится․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и бумажный вариант
С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки․ Однако бумажный вариант остаётся обязательным в следующих случаях:
- Приёмы иностранных граждан‚ которые не имеют доступа к ЭТК․
- Сотрудники‚ работающие в отдалённых регионах без доступа к интернету․
- Трудовые книжки‚ которые нужно передать в органы‚ где ещё не реализована электронная система․
При переходе на ЭТК работодатель должен:
- Заполнить электронную запись о приёме на работу․
- Сформировать бумажный экземпляр (если требуется) и поставить печать․
- Сохранить копию в электронном виде в системе «Электронная кадровая система»․
Как исправить ошибку в записи о приёме на работу?
Если в записи обнаружена ошибка (неправильная дата‚ неверное ФИО‚ пропущена печать)‚ необходимо:
- Составить заявление о внесении исправления (статья 66․1 ТК РФ)․
- Подписать и поставить печать руководителя․
- Внести исправление в следующей свободной строке‚ указав дату исправления и причину․
- Сохранить копию исправления в электронном виде․
Пример исправления:
– исправление даты начала работы с Иванов Иван Иванович‚ инженер‚ ООО «РосТех»‚ Петров Петр Петрович‚ начальник отдела кадров‚ подпись‚ печать
Практические рекомендации для работодателя
- Проверяйте наличие печати перед подписанием записи․
- Используйте машинную печать‚ если это предусмотрено новыми бланками․
- Сохраняйте копии всех записей в электронном виде (если возможно)․
- Обучайте сотрудников отдела кадров правилам заполнения и печати․
- Регулярно проверяйте‚ чтобы все записи были актуальными и соответствовали требованиям ТК РФ․
Запись о приёме на работу в трудовой книжке – это важный юридический акт‚ который подтверждает начало трудовых отношений․ С 2021 года переход на электронную трудовую книжку не отменяет необходимости в бумажном документе и обязательной печати․ Новые бланки‚ утверждённые Минфином‚ делают процесс более прозрачным и удобным‚ но при этом требуют строгого соблюдения правил оформления․ Соблюдая все требования‚ вы обеспечите законность и надёжность трудовых отношений в вашей организации․