Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий трудовую историю работника․ Правильное оформление записи о приёме на работу защищает интересы как сотрудника, так и работодателя, а также упрощает дальнейшее оформление отпусков, пенсии и других социальных выплат․

Правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ (п․ 10 Порядка ведения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России № 320н) запись о приёме на работу обязана быть внесена в течение пяти рабочих дней со дня начала трудовых отношений․

Дополнительные нормативные акты, которые регулируют процесс:

• Приказ Минтруда России от  № 937‑6‑1 (правила оформления записей по срочным трудовым договорам);
• Приказ Минтруда России от  № 320н (текущая редакция Порядка ведения трудовых книжек);
• Письмо Роструда от  № 937‑6‑1 (разъяснение порядка заполнения графы 3 «Сведения о работе»)․

Какие графы заполняются при приёме

Трудовая книжка состоит из нескольких разделов․ При приёме на работу заполняются:

1. Графа 1 «Дата начала трудового стажа» – ставится дата первого рабочего дня (если это первая работа)․
2. Графа 2 «Наименование организации‑работодателя» – полное официальное название организации, ИНН, ОГРН․
3. Графа 3 «Сведения о работе» – самая важная часть записи (см․ ниже)․
4. Графа 4 «Подпись (расшифровка) лица, вносившего запись» – подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации․

Как правильно оформить графу 3 «Сведения о работе»

Стандартный шаблон

Для большинства случаев запись выглядит так:

Принят(а) на работу в (дата) в (наименование организации) на должность (полное название должности) с (дата) по (дата) (если трудовой договор срочный) / в порядке постоянного трудоустройства (если бессрочный) / в порядке перевода (если перевод из другой организации)․

Примеры записей

• Бессрочный трудовой договор:

  Принят на работу в ООО «ТехноСервис» на должность старший бухгалтер в порядке постоянного трудоустройства․

• Срочный трудовой договор:

  Принят на работу в ОАО «СтройИнвест» на должность инженер‑проектировщик с по в порядке постоянного трудоустройства․

• Перевод из другой организации (п․ 21 Порядка 320н):

  Принят в порядке перевода из ООО «Альфа» в ООО «Бета» на должность менеджер по продажам с ․

• Временное назначение (замещение):

  Назначен (а) на должность заместителя руководителя отдела маркетинга с по в порядке временного исполнения обязанностей․

• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК):

  Переведён(а) в электронную трудовую книжку в ООО «ИнфоТех» (запись о приёме внесена в бумажную ТК)․

Что обязательно указывать

• Дата приёма (день, месяц, год);
• Полное наименование организации‑работодателя (с юридическим адресом, ИНН, ОГРН);
• Точная должность (по штатному расписанию);
• Форма трудового договора (постоянный, срочный, перевод, временное назначение);
• Если договор срочный — указать срок действия (дата начала и окончания);
• Если работник переводится — указать, из какой организации и в какой; в скобках можно добавить «в порядке перевода»․

Специальные случаи

Приём по срочному трудовому договору

Запись делается по тем же правилам, что и для бессрочного договора, но в графе 3 обязательно указывается срок действия договора․ Пример:

Принят на работу в ЗАО «Логистик» на должность водитель с по в порядке постоянного трудоустройства․

Приём в порядке перевода (п; 21 Порядка 320н)

Если сотрудник переводится из одной организации в другую, в графе 3 указывается «в порядке перевода»․ Это важно, потому что перевод считается продолжением прежнего трудового стажа․

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2026 года работодатели могут одновременно вести бумажную и электронную ТК․ При этом:

1. В бумажную ТК вносят первую запись о приёме на работу (как обычно);
2. Отдельной записью фиксируют перевод в ЭТК (дата перехода, название организации‑работодателя, ссылка на электронный документ)․

Пример записи о переходе:

Переведён в электронную трудовую книжку в ООО «МедиаГрупп»․ Запись о приёме внесена в бумажную ТК․

Приём на работу в условиях «работа на дому»

В графе 3 указывается «работа на дому» после названия должности, например:

Принят на работу в ИП Иванова И․И․ на должность контент‑менеджер (работа на дому) в порядке постоянного трудоустройства․

Ошибки, которых следует избегать

• Опечатки в дате — проверьте, что день, месяц и год указаны корректно․
• Неполное название организации — включайте полное официальное название, ИНН и ОГРН․
• Отсутствие указания формы договора — необходимо явно указать «в порядке постоянного трудоустройства», «по срочному договору», «в порядке перевода» и т․п․
• Пропуск подписи и печати —; запись считается недействительной без подписи ответственного лица и печати организации․
• Запись позже пяти рабочих дней —; в этом случае работодатель может быть привлечён к административной ответственности․

Пошаговый чек‑лист для работодателя

1. Подготовьте приказ о приёме на работу (указывающий дату, должность, форму договора)․
2. Убедитесь, что у работника есть оригинал трудовой книжки (или согласие на её оформление)․
3. Внесите запись в графу 1 (если это первая работа) и графу 2 (название организации)․
4. Заполните графу 3 согласно выбранному шаблону (см․ раздел 3)․
5. Поставьте подпись ответственного лица и печать организации в графе 4․
6. Проверьте запись на наличие опечаток и соответствие приказу․
7. Сдайте копию записи работнику (по требованию Трудового кодекса)․
8. Если работник переходит на электронную ТК, внесите отдельную запись о переходе․

Образцы готовых записей (2026 год)

Точная и своевременная запись о приёме на работу в трудовой книжке — ключевой элемент трудовых отношений․ Следуя рекомендациям, изложенным в настоящей статье, вы избежите типичных ошибок, соблюдёте требования законодательства и обеспечите надёжную документальную базу для будущих кадровых операций․

Помните: запись должна быть внесена в течение пяти рабочих дней, без ошибок и с подписью уполномоченного лица․ При соблюдении этих простых правил трудовая книжка будет служить надёжным подтверждением вашего профессионального стажа․