Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовой стаж и опыт работы. При увольнении сотрудника, особенно если одновременно происходит перемена места жительства, необходимо правильно оформить запись в книжке, иначе могут возникнуть сложности при подтверждении стажа для пенсии, пособий или при трудоустройстве.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 84.1) – порядок ведения и хранения трудовых книжек;
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и инструкции по её заполнению»;
- ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (для подтверждения стажа).
Что такое запись о перемене места жительства?
Запись о перемене места жительства вносится в трудовую книжку, когда сотрудник меняет постоянное место проживания и это изменение отражается в его трудовой деятельности (например, перевод в другой филиал компании, переход к новому работодателю в другом регионе). Такая запись подтверждает, что трудовая деятельность продолжается, но меняется географический фактор.
Как оформляется запись при увольнении?
При увольнении сотрудника запись делается в разделе «Сведения о работе». Последняя запись о работе завершается формулировкой об увольнении, а если одновременно фиксируется перемена места жительства – добавляется соответствующая пометка.
Пошаговая инструкция
- Определить основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
- Подготовить приказ об увольнении (форма Т‑8) и, если требуется, приказ о переводе/перемене места жительства (форма Т‑5а).
- В трудовой книжке сделать последнюю запись о работе:
- В колонке «Дата» – дата увольнения (день, месяц, год).
- В колонке «Наименование организации, её структурное подразделение (если есть)» – полное наименование работодателя.
- В колонке «Должность, род работы, профессия» – должность, которую занимал сотрудник на момент увольнения.
- В колонке «Запись о работе» – формулировка об увольнении (см. примеры ниже).
- Если одновременно фиксируется перемена места жительства, после основной записи добавить примечание в скобках или отдельным предложением: «Переменa места жительства – г. [новый город], [регион]».
- Поставить подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.
- Сделать копию записи для личного дела сотрудника и выдать ему трудовую книжку на руки.
Примеры формулировок записей
Увольнение по собственному желанию
Пример 1:
ООО «СтройГрупп» Инженер‑проектировщик Уволен по собственному желанию (статья 80 ТК РФ). Перемена места жительства – г. Казань, Республика Татарстан.
Увольнение по соглашению сторон
Пример 2:
ЗАО «ТехноСервис» Старший специалист по ИТ Уволен по соглашению сторон (статья 78 ТК РФ). Перемена места жительства – г. Сочи, Краснодарский край.
Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата)
Пример 3:
ПАО «ЭнергоСеть» Мастер участка Уволен в связи с сокращением штата (статья 81, п.2 ТК РФ). Перемена места жительства – г. Владивосток, Приморский край.
Особенности при разных основаниях увольнения
- По собственному желанию: указывается статья 80 ТК РФ. Если сотрудник уезжает в другой город, запись о перемене места жительства делается обязательно, иначе в дальнейшем может возникнуть вопрос о непрерывности стажа.
- По соглашению сторон: статья 78 ТК РФ. Формулировка аналогична, но добавляется факт достижения согласия.
- По инициативе работодателя: указывается соответствующая статья (81, 83, 84 и т.д.). При сокращении или ликвидации организации важно также отметить основание.
- За нарушение трудовой дисциплины: статья 81 ТК РФ (п.п. 5‑6). Запись делается без лишних эмоций, только факты.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2025 года ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для новых сотрудников, а с 2026 года – для всех работников, если они не выбрали бумажный вариант. В ЭТК запись о перемене места жительства и увольнении делается в разделе «Трудовая деятельность» через личный кабинет работника на портале «Госуслуги» или в системе кадрового учёта работодателя.
Порядок заполнения аналогичен бумажному варианту:
- В поле «Дата» указывается дата увольнения.
- В поле «Наименование организации» – полное название работодателя.
- В поле «Должность» – должность.
- В поле «Описание события» – формулировка об увольнении и, при необходимости, фраза о перемене места жительства.
- Подпись ставится электронной подписью уполномоченного лица.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие указания основания увольнения. Всегда ссылайтесь на соответствующую статью ТК РФ.
- Неуказание перемены места жительства при фактическом переезде. Это может привести к спорам о стаже при назначении пенсии.
- Опечатки в наименовании организации или должности. Проверяйте данные дважды перед подписью.
- Отсутствие печати или подписи. Запись без них считается недействительной.
- Смешивание записей о разных периодах работы. Каждая запись должна относиться к одному периоду работы у одного работодателя.
Правильное оформление записи в трудовой книжке при увольнении и перемене места жительства – это не только формальность, но и гарантия защиты прав работника. Следуя нормативным актам, используя чёткие формулировки и избегая типичных ошибок, кадровики и бухгалтеры обеспечат корректность документооборота, а сотрудники получат надёжное подтверждение своего трудового стажа для будущих пенсионных выплат, пособий и трудоустройства.
Если у вас остались вопросы по конкретным случаям (например, перевод внутри компании в другой регион или оформление записи при совместительстве), рекомендуется обратиться к внутренним локальным актам организации или проконсультироваться с юристом по трудовому праву.