Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы сотрудника․ Несмотря на повсеместное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), которые появились в России несколько лет назад, бумажный вариант все еще остается актуальным․ Особенно если работник не писал заявление об отказе от бумажной книжки — в этом случае работодатель обязан вести оба формата одновременно․
Одна из самых частых процедур в кадровом делопроизводстве — это прием на работу․ И хотя процесс кажется простым, у начинающих кадровиков и предпринимателей часто возникают вопросы: как правильно сделать запись, чтобы она имела юридическую силу и не стала причиной штрафов от трудовой инспекции? В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись «Принята на должность бухгалтера»․
Общие правила внесения записей
Прежде чем вносить какую-либо информацию в трудовую книжку, важно помнить базовые правила, регламентируемые Постановлением Правительства РФ № 225 и Постановлением Минтруда РФ № 69:
- Сроки: Запись о приеме на работу должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней с момента вступления сотрудника в должность․
- Язык: Все записи ведутся на государственном языке РФ (русском)․
- Нумерация: Каждой записи в разделе «Сведения о работе» присваивается свой порядковый номер․
- Сокращения: Использование аббревиатур и произвольных сокращений (например, «бух․» вместо «бухгалтер» или «пр․» вместо «приказ») категорически запрещено․
- Писать четко: Информация должна быть сохранена аккуратно, без помарок и исправлений корректором․
Пошаговое оформление приема бухгалтера
Раздел «Сведения о работе» представляет собой таблицу из четырех граф․ Разберем, как заполняется каждая из них на примере приема на работу бухгалтера․
Графа 1: Номер записи
Присвойте записи следующий порядковый номер․ Если это первая работа сотрудника, номер будет «1»․ Если перед этим уже есть другие записи — следующий по счету номер․
Графа 2: Дата приема
Здесь арабскими цифрами указывается дата приема на работу в формате ДД․ММ․ГГГГ․ Например, если сотрудник приступил к работе 23 мая 2026 года, запись будет выглядеть так: 23 05 2026․
Графа 3: Сведения о приеме на работу
Это самая важная графа, в которой и содержится основная информация․ Запись вносится в следующей последовательности:
- В виде заголовка (без номера и даты) пишется полное и при наличии сокращенное наименование организации-работодателя (например: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»))․ Под этим заголовком будет идти сама запись․
- Формулировка: Указывается действие — «Принята» (а не «принят» или «принята на работу», формулировка должна строго соответствовать Инструкции)․
- Структурное подразделение: Если бухгалтер принимается в конкретный отдел, это нужно указать (например: в бухгалтерию)․ Если отдельного структурного подразделения нет, этот пункт опускается․
- Должность: Указывается точная должность согласно штатному расписанию — бухгалтер․ Если должность имеет разряд, категорию или специализацию (например, «бухгалтер 1 категории» или «бухгалтер по расчету заработной платы»), это обязательно нужно отразить․
Пример правильной записи в графе 3: Принята в бухгалтерию на должность бухгалтера․
Графа 4: Основание (документ)
В этой графе указывается документ, на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу․
Указываются:
- Наименование документа (Приказ);
- Дата его издания;
- Номер приказа․
Пример: Приказ от № 12-к․
Пример заполнения целиком
Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть строка в трудовой книжке:
Графа 1: 10
Графа 2: 23 05 2026
Графа 3: Принята в бухгалтерию на должность бухгалтера
Графа 4: Приказ от № 12-к
Особенности для разных категорий бухгалтеров
Иногда формулировка может немного отличаться в зависимости от условий труда:
- Главный бухгалтер: Если сотрудник принимается руководителем финансовой службы, запись будет звучать как: «Принята на должность главного бухгалтера»․
- Совместительство: Если бухгалтер принимается по внешнему совместительству, запись делается по основному месту работы на основании справки от работодателя по совместительству․ В графе 3 указывается: «Принята на работу по совместительству в ООО «Ромашка» на должность бухгалтера»․
- Временный перевод: Если сотрудник уже работает в компании, но временно переводится на должность бухгалтера (например, на время декрета основного сотрудника), в графе 3 пишется: «Переведена на должность бухгалтера временно, на период отпуска по беременности и родам основного работника»․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Не стоит забывать, что с 2020 года в России ведутся электронные трудовые книжки․ Если работник подал заявление о ведении ЭТК, бумажная книжка закрывается и выдается на руки․ В этом случае работодатель ежемесячно передает сведения о приеме на работу, переводах и увольнениях в Социальный фонд России (СФР)․ Формулировки при передаче данных в СФР остаются теми же: «Принята на должность бухгалтера», однако процесс происходит в цифровом формате через программы кадрового учета․
Частые ошибки и как их избежать
- Неверное наименование должности: Должность «бухгалтер» должна строго совпадать со штатным расписанием․ Нельзя писать «счетовод» или «бухгалтер-экономист», если такой должности нет в штатке․
- Пропуск названия организации: Каждая новая организация должна начинаться с заголовка (полного и сокращенного названия)․ Нельзя вносить запись о приеме сразу под номером, забыв написать название компании․
- Неполные данные приказа: В графе 4 должны быть указаны и дата, и номер приказа․ Отсутствие даты — грубое нарушение․
Правильное внесение записи о приеме на должность бухгалтера — это гарантия того, что у сотрудника не возникнет проблем при подтверждении стажа для начисления пенсии или социальных выплат․ Главное — соблюдать инструкции, не использовать сокращений и внимательно сверять формулировки со штатным расписанием и приказом о приеме на работу․