Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В неё вносятся сведения о местах работы, должностях, периодах занятости, а также о всех изменениях, происходящих в трудовых отношениях. Правильное оформление записей имеет решающее значение для расчёта пенсии, получения социальных льгот и подтверждения профессионального опыта.
Что считается «записью в трудовую книжку»?
Запись – это любой официальный факт, фиксируемый в трудовой книжке работодателем. К таким фактам относятся:
- приём на работу;
- перевод на другую должность или в другое подразделение;
- повышение (понижение) в должности;
- изменение условий труда (смена графика, работа по совместительству, удалённый режим и др.);
- отпуск без сохранения заработной платы, командировка, отгулы;
- увольнение (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон);
- корректировка ошибок, допущенных при предыдущих записях.
Основные типы изменений, которые вносятся в трудовую книжку
2.1 Приём на работу
Запись делается в первой строке первой страницы. Указываются:
- Дата приёма;
- Наименование организации‑работодателя;
- Трудовой договор (номер, дата);
- Должность, разряд, оклад.
2.2 Перевод и повышение в должности
Если сотрудник переводится в другое подразделение того же работодателя или получает новую должность, вносятся отдельные записи:
- Дата перевода;
- Новое наименование подразделения (если меняется);
- Новая должность, разряд, оклад;
- Основание (приказ №, дата).
Пример из практики: «Если производится перевод на новую должность в том же подразделении того же работодателя; если производится перевод в другое структурное или …» (см. исходный материал).
2.3 Работа по совместительству
Запись о совместительстве оформляется по желанию работника и вносится в отдельную строку:
- Дата начала совместительства;
- Наименование организации‑работодателя‑совместителя;
- Должность, оклад;
- Основание (согласие основного работодателя).
2.4 Увольнение
В конце трудовой книжки фиксируется дата увольнения, причина и ссылка на приказ об увольнении.
2.5 Корректировка ошибок
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка, её исправляют следующим образом:
- Ставится отметка «Ошибка исправлена» (черной чернильной печатью);
- Подписывается руководителем отдела кадров и ставится печать организации;
- Вносятся правильные данные в следующую строку, с указанием ссылки на исправляемую запись.
В случае серьёзных ошибок (например, неверные даты) может потребоваться запрос в предыдущий работодатель. Как указано в интернете: «Второй способ – организация, где сотрудник трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку ..;».
Порядок внесения записей в трудовую книжку
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г., запись вносится:
- вручную – чернильной печатью (чёрным цветом) на бумажной трудовой книжке;
- в электронном виде – в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК), если работник имеет электронный вариант.
Для каждой записи необходимы:
- Приказ работодателя (с подписью руководителя и печатью);
- Трудовой договор или иной документ, подтверждающий факт (например, справка, выписка из приказа).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России активно внедряется переход от бумажных к электронным трудовым книжкам. По законопроекту, принятому Верховной Радой Украины, аналогичный переход планируется в течение пяти лет. В России:
- ЭТК ведётся в единой государственной информационной системе «Госуслуги»;
- Записи вносяться тем же способом, что и в бумажную книгу, но в электронном виде;
- Для подтверждения наличия ЭТК работодатель может запросить выписку из системы.
Электронный формат упрощает процесс исправления ошибок: достаточно загрузить скан исправительного приказа, а система автоматически обновит запись.
Какие документы подтверждают трудовой стаж?
Для подтверждения стажа могут использоваться:
- Трудовые договоры;
- Справки, выданные сотрудникам на предыдущих местах работы;
- Выписки из приказов о приёме, переводе, увольнении;
- Электронные записи в системе ЭТК.
Как отмечено в источнике: «Подтвердить трудовой стаж можно трудовыми договорами, справками, выданными сотрудникам на предыдущих местах работы, выписками из приказов …».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
6.1 Можно ли самостоятельно исправить ошибку в трудовой книжке?
Нет. Любая корректировка должна быть выполнена работодателем на основании официального приказа и с подписью уполномоченного лица.
6.2 Что делать, если прежний работодатель отказывается выдавать справку?
Текущий работодатель может направить запрос в прежнюю организацию. По полученному официальному ответу вносится запись о стаже, как указано в «Втором способе».
6.3 Как оформить совместительство, если основной трудовой договор уже заключён?
Необходимо получить согласие основного работодателя, оформить отдельный трудовой договор с совместителем и внести запись в трудовую книжку по желанию работника.
6.4 Когда переходят на электронную трудовую книжку?
Переход происходит по инициативе работодателя и согласия работника. С 2024 года большинство государственных организаций уже используют ЭТК, а частные компании постепенно вводят её в практику.
Трудовая книжка – важнейший документ, фиксирующий профессиональную биографию работника. Правильное и своевременное внесение записей о всех изменениях (приём, перевод, повышение, совместительство, увольнение) гарантирует:
- корректный расчёт пенсионных выплат;
- право на социальные гарантии;
- прозрачность трудовой истории при поиске новой работы.
При возникновении ошибок следует действовать в соответствии с инструкциями Минтруда и использовать официальные запросы к предыдущим работодателям. Переход к электронным трудовым книжкам упрощает процесс и снижает риск ошибок.
Дата публикации: