Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. Помимо записей о работе в ней могут фиксироваться сведения об образовании, полученном в рамках программы повышения квалификации, а также о прохождении очных и заочных учебных курсов. Правильное оформление таких записей важно для начисления пенсии, получения социальных льгот и подтверждения квалификации.

Правовая база

Оформление записей об учебе регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 68, 69);
• Приказ Минтруда России от № 331н «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовой книжки»;
• Постановление Правительства РФ от № 1155 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовой книжки».

Когда в трудовую книжку вносятся сведения об учебе?

Запись об учебе делается в следующих случаях:

1. Окончание высшего, средне-специального, профессионального или послевузовского образования, подтверждённого дипломом/сертификатом.
2. Прохождение очных и заочных курсов повышения квалификации, переподготовки, профессиональной переподготовки.
3. Получение дополнительного профессионального образования (например, магистратура, аспирантура).
4. Участие в государственных программах обучения, которые учитываются при расчете пенсионных прав (например, обучение в военных или правоохранительных учебных заведениях).

Кому и где делается запись?

Запись в трудовую книжку об учебе вносит работодатель (или уполномоченный орган – например, отдел кадров в учебном заведении, если работник находится в статусе «обучающийся»). Если обучение проходит в период, когда человек не имеет официального работодателя (например, в академии), запись вносится в трудовую книжку по инициативе учебного заведения в соответствии с приказом Минтруда.

Порядок заполнения записи

Запись делается в раздел «Образование» (страницы 2‑3) трудовой книжки. Ниже – пошаговый алгоритм.

Шаг 1. Подготовка документов

• Оригинал и копия диплома/сертификата о завершённом обучении;
• Справка об окончании учебного заведения (с указанием даты начала и окончания обучения);
• При необходимости – приказ работодателя о предоставлении отпуска для обучения.

Шаг 2. Заполнение полей записи

Согласно Приказу Минтруда № 331н, запись должна содержать следующие обязательные элементы (в порядке их расположения в книжке):

1. Дата начала обучения – указывается в формате «ДД.ММ.ГГГГ»;
2. Дата окончания обучения – тот же формат;
3. Наименование учебного заведения (полное официальное название);
4. Специальность / направление подготовки (по документу о дипломе);
5. Уровень образования (высшее, среднее профессиональное, послевузовское и т.д.);
6. Форма обучения – очная, заочная, дистанционная;
7. Документ, подтверждающий завершение обучения – диплом, сертификат, аттестат; указывается номер и дата выдачи;
8. Подпись и печать работодателя (или уполномоченного органа).

Шаг 3. Пример правильной записи

Ниже – типовой пример записи об окончании высшего образования:

 – 
Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана
Специальность – «Автоматизация технологических процессов и производств»
Уровень образования – высшее (бакалавр)
Форма обучения – очная
Документ – диплом № 12345 от 
Подпись ______________________ (Ф.И.О. руководителя)
Печать организации
 

Шаг 4. Проверка записи

• Убедитесь, что все даты написаны без ошибок;
• Проверьте правильность написания названия учебного заведения (по официальному регистру);
• Убедитесь, что подпись и печать соответствуют требованиям (подпись должна быть разборчивой, печать – полной);
• Сравните запись с оригиналом диплома – номера, даты и названия должны совпадать.

Частые ошибки и как их избежать

Что делать, если запись уже сделана с ошибкой?

В случае обнаружения ошибки необходимо:

1. Обратиться в отдел кадров (или в учебное заведение, если запись сделана ими) с заявлением о внесении исправления;
2. Предоставить оригиналы документов, подтверждающих правильные данные;
3. Получить справку‑удостоверение об ошибке (по форме П-2), подписанную руководителем;
4. Внести исправления в трудовую книжку в присутствии свидетеля (обычно сотрудника отдела кадров) и поставить подпись/печать с пометкой «Исправление».

Особенности записи при совмещении работы и обучения

Если сотрудник совмещает работу с обучением (например, в вечернем отделении), запись делается в том же порядке, но дополнительно указывается:

• Наличие отпуска без сохранения заработной платы (если он был предоставлен);
• Ссылка на приказ работодателя о предоставлении учебного отпуска (номер и дата).

Трудовая книжка – документ, от которого зависят будущие пенсионные выплаты и подтверждение квалификации. Поэтому запись об учебе должна быть:

• Полной и точной (все даты, названия, уровни, формы обучения);
• Оформленной в соответствии с нормативными актами (приказ Минтруда № 331н);
• Подписанной уполномоченным лицом и с печатью организации.

Тщательно проверяя каждую запись, вы избавляете себя от лишних проблем в будущем.

Дата публикации статьи: