Трудовая книжка, это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Одним из важнейших блоков информации в ней являются сведения об образовании сотрудника․ Правильному заполнению‚ изменению и дополнению этих данных кадровый работник должен уделять особое внимание‚ так как ошибки могут привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении квалификации․
Где отражаются сведения об образовании?
Согласно правилам‚ информация об образовании и профессии (специальности) работника отражается на ьном листе его трудовой книжки․ Эта графа находится на самом первом листе‚ сразу же после обложки․ Кроме того‚ в некоторых случаях об обучении необходимо сделать запись в разделе «Сведения о работе» (например‚ при приеме на работу‚ непосредственно связанную с практикой‚ профессиональным обучением или дополнительным профессиональным образованием в форме стажировки)․
Правила внесения записей об образовании
Порядок внесения сведений об образовании подробно описан в Инструкции по заполнению трудовых книжек от № 69․ Главное правило: информация должна полностью совпадать с данными из предъявленного сотрудником документа, аттестата‚ диплома или свидетельства о прохождении курсов․
При оформлении трудовой книжки впервые‚ на ьном листе заполняется строка «Образование»․ Здесь есть возможность подчеркнуть необходимый вариант:
- Среднее общее — если человек устроился на работу после школы (11 классов)․
- Основное общее — если работник окончил 9 классов и больше нигде не учился․
- Среднее профессиональное — окончание колледжа‚ техникума‚ ПТУ․
- Высшее, наличие университетского диплома (бакалавриат‚ специалитет‚ магистратура‚ аспирантура)․
В том случае‚ когда работник не имеет высшего образования‚ но предоставил диплом о неполном высшем образовании (обучение было прервано)‚ работодатель вносит запись «неполное высшее»․ Если же образования нет вообще‚ в соответствующей строке ставится прочерк․ Пустующую строку оставлять нельзя․
Изменение и дополнение сведений об образовании
Со временем работник может повысить свой уровень знаний и получить новое образование․ Как быть в этом случае? Эксперты Роструда дают четкие разъяснения: порядок внесения новой информации об образовании отличается от способа изменения записи о ФИО при смене фамилии․
Зачеркивать старую запись НЕ нужно!
Если работник получил новый диплом‚ ранее внесенную запись об образовании зачеркивать не нужно (п․ 2․4 Инструкции)․ Старая запись остается неизменной‚ а рядом (на свободном месте той же строки или чуть ниже) вписываются измененные сведения․
Например‚ если ранее было указано «среднее профессиональное»‚ а сотрудник принес диплом бакалавра‚ рядом дописывается: «высшее»․ Аналогично дополняются сведения о профессии и специальности․
Что делать‚ если на ьном листе нет места?
Бывают ситуации‚ когда ьный лист уже заполнен так плотно‚ что свободного места для новых записей недостаточно․ В таком случае рекомендуется вшить вкладыш в трудовую книжку․ Во вкладыше заполняется ьный лист с актуальными данными об образовании‚ а в самой трудовой книжке ставится отметка о выдаче вкладыша․
Исправление ошибочной записи об образовании
Если при первичном заполнении трудовой книжки кадровик допустил ошибку в сведениях об образовании (например‚ перепутал уровень образования или неверно указал специальность)‚ исправлять запись нужно по общим правилам․
На ьном листе ошибочная запись зачеркивается одной чертой (чтобы можно было прочитать зачеркнутое)‚ а рядом пишется правильная информация․ Ссылка на документ‚ подтверждающий правильные данные (диплом или аттестат)‚ делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью работодателя и печатью (при наличии)․
Обучение и стажировка в разделе «Сведения о работе»
Не стоит забывать‚ что запись об образовании может появиться и в основном разделе трудовой книжки․ Согласно зарегистрированным в Минюсте правилам (от )‚ если работник принимается на работу‚ которая непосредственно связана с практикой‚ профессиональным обучением или дополнительным профессиональным образованием в форме стажировки‚ об этом делается соответствующая запись в графе 3 раздела «Сведения о работе»․ Предусмотренная в пункте 23 Инструкции запись вносится до занесения сведений о работе в данной организации․
Краткий чек-лист для кадровика
- Проверьте наличие оригинала документа об образовании (аттестат‚ диплом‚ свидетельство)․
- Внесите данные на ьный лист при первичном оформлении‚ подчеркнув нужный уровень образования․
- Если образования нет — ставьте прочерк․
- При получении работником нового образования: не зачеркивайте старую запись‚ а дописывайте новую рядом․
- Если места нет — оформляйте вкладыш․
- При ошибке на ьном листе: зачеркните одной чертой‚ напишите верно‚ сделайте ссылку на документ на обложке․
Соблюдение этих несложных правил позволит избежать нарушений трудового законодательства и обеспечит корректное ведение кадровой документации на предприятии․