Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Несмотря на переход к электронным трудовым книжкам, многие организации продолжают использовать бумажные бланки, особенно при приёме на работу, увольнении или внесении изменений. В этой статье мы подробно расскажем, как подготовить и распечатать образец трудовой книжки, соответствующий актуальным требованиям законодательства (по состоянию на ).
Нормативная база
- Постановление Минтруда России от № 69 (ред. от ) – «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
- Постановление Правительства РФ от № 225 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
- Приказ Минтруда и соцзащиты РФ от № 320н – «Об утверждении формы трудовой книжки нового образца».
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – требования к ведению трудовых книжек.
Все перечисленные нормативные акты регламентируют:
- Формат и реквизиты бланка трудовой книжки.
- Порядок заполнения титульного листа и разделов.
- Требования к печати, подписям и печатям.
Что нужно подготовить перед печатью
Для получения корректного образца необходимо:
- Скачать актуальный бланк трудовой книжки нового образца (формат А5, вертикальная ориентация). Официальные источники: сайт КонсультантПлюс, Гарант, либо разделы «Образцы заполнения» на порталах nalog-nalog.ru и kontur.ru.
- Убедиться, что бланк соответствует требованиям Приказа № 320н (наличие полей: серия, номер, ФИО, дата рождения, образование, профессия, место работы и т.д.).
- Подготовить текстовый редактор (Word, LibreOffice Writer) или графический редактор (PDF‑редактор) для внесения образцовых данных.
- Проверить настройки принтера: поддержка печати на плотной бумаге (плотность 80‑120 г/м²), возможность печати без полей (borderless) или с минимальными полями, чтобы не обрезать важные реквизиты.
Образец заполнения трудовой книжки (шаблон)
Ниже представлен пример заполнения основных страниц трудовой книжки. Все выделенные жирным шрифтом элементы – это места, которые нужно заменить на реальные данные работника.
3.1 Титульный лист
СЕРИЯ: __________ НОМЕР: _______________________ ФАМИЛИЯ: _______________________ ИМЯ: _______________________ ОТЧЕСТВО: _______________________ ДАТА РОЖДЕНИЯ: __.__.____ МЕСТО РОЖДЕНИЯ: ________________________________________________ ОБРАЗОВАНИЕ: ________________________________________________________________ ПРОФЕССИЯ, СПЕЦИАЛЬНОСТЬ: _________________________________________________ ДАТА ПРИЁМА НА РАБОТУ: __.__.____ НОМЕР ПРИКАЗА: ___________ ДАТА ПРИКАЗА: __.__.____
3.2 Раздел «Сведения о работе»
№ п/п | Дата приёма | Дата увольнения | Наименование организации | Должность | Основание (приказ № и дата) | Подпись работника | Подпись руководителя | Печать организации ----------|----------------|-------------------|------------------------------|--------------|--------------------------------------|----------------------|----------------------|--------------------- 1 | __.__.____ | __.__.____ | ____________________________ | ____________ | Приказ № ____ от __.__.____ | ___________________ | ___________________ | [ печать ] 2 | __.__.____ | __.__.____ | ____________________________ | ____________ | Приказ № ____ от __.__.____ | ___________________ | ___________________ | [ печать ] ...
3.3 Раздел «Награды и поощрения» (при необходимости)
№ п/п | Дата | Наименование награды | Основание (приказ № и дата) | Подпись ----------|----------|--------------------------|--------------------------------------|------------ 1 | __.__.____ | ________________________ | Приказ № ____ от __.__.____ | ___________________ ...
Примечание: все поля, отмеченные подчёркиванием, заполняются печатным или рукописным способом после печати бланка.
Как распечатать образец трудовой книжки
4.1 Подготовка файла
- Откройте скачанный бланк в программе, поддерживающей редактирование PDF (например, Adobe Acrobat Reader DC → «Заполнить и подписать»).
- Внесите образцовые данные, используя шаблон из пункта 3.
- Сохраните файл под новым именем (например, «Образец_ТК_2026.pdf»).
4.2 Настройки печати
- Размер бумаги: A5 (148 × 210 мм) – стандартный формат трудовой книжки.
- Ориентация: портретная.
- Качество: «Высокое» или «Лучшее», чтобы текст был чётким и не размазывался.
- Цвет: чёрно‑белый (цветная печать не требуется, но допустима для выделения заголовков).
- Поля: установите минимальные поля (3‑5 мм) либо выберите режим «Без полей», если ваш принтер поддерживает borderless печать на плотной бумаге.
- Тип бумаги: выберите «Плотная» или «Картон» в настройках принтера, если такая опция присутствует.
- Распечатать один лист на обычной офисной бумаге (80 г/м²) для проверки расположения текста и отсутствия обрезки важных реквизитов.
- Сравнить распечатку с эталонным образцом (можно посмотреть в Инструкции Минтруда).
- При необходимости отрегулировать поля или масштаб в настройках печати.
- Загрузите в принтер пачку плотной бумаги формата A5.
- Выберите количество копий (обычно 1‑2 экземпляра для хранения в личном деле и в архиве организации).
- Запустите печать.
- Дайте листам полностью высохнуть (если использовалась струйная печать) – минимум 30 секунд.
- Проверка: убедитесь, что все поля читаемы, нет смещения текста, нет пятен или полос.
- Подшивка: если используется вкладыш (дополнительный лист), аккуратно вшейте его в уже существующую трудовую книжку согласно пункту 13 Правил ведения трудовых книжек.
- Подписи и печати: после заполнения данными конкретного работника необходимо поставить подпись сотрудника отдела кадров, руководителя и печать организации (круглая печать с наименованием юрлица).
- Хранение: готовая трудовая книжка помещается в личное дело работника и хранится в соответствии с внутренними нормативными актами организации (не менее 50 лет после увольнения).
- Неправильный формат бумаги: печать на A4 вместо A5 приводит к необходимости обрезки, что может повредить реквизиты.
- Смещение текста: из‑за полей печати важные строки (серия, номер, ФИО) могут оказаться обрезанными.
- Низкая контрастность: использование светло‑серого шрифта делает заполнение трудным.
- Отсутствие места для печати: некоторые бланки имеют узкое поле для печати организации – проверьте, чтобы печать полностью помещалась.
- Нарушение последовательности разделов: при вшивании вкладыша важно не перепутать порядок листов (титульный лист → сведения о работе → награды).
4.3 Печать пробного листа
Перед печатью всего тиража рекомендуется:
4.4 Печать окончательного образца
После успешной пробной печати:
Что делать после печати
Частые ошибки при печати и заполнении
Чтобы избежать этих ошибок, всегда используйте проверенный шаблон и делайте пробный отпечаток перед основным тиражом.
Печать образца трудовой книжки – простая, но ответственная процедура, требующая соблюдения нормативных требований и внимания к деталям. Следуя представленному пошаговому алгоритму, вы получите корректный бланк, готовый к заполнению реальными данными работника, а также minimизируете риск ошибок и последующих трудозатрат на исправления.
Помните, что актуальные образцы и инструкции регулярно обновляются на официальных сайтах ведомств (Минтруда России, КонсультантПлюс, Гарант). Периодически проверяйте их, чтобы ваш документ всегда соответствовал действующему законодательству.
Статья подготовлена 21 мая 2026 года. Все ссылки и нормативные акты актуальны на указанную дату.