Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовое правоотношение между работником и работодателем. В ней отражаются сведения о трудовом стаже, местах работы, наградах, а также переходе на электронный формат. В статье разберём, как правильно вести трудовую книжку, какие требования к записям предъявляются, как оформить переход на электронную форму и где искать информацию.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной, который хранится в личном кабинете на портале Госуслуги. Она позволяет:
- просматривать всю историю труда в онлайн‑режиме;
- получать официальные выписки и справки;
- быстро передавать данные работодателю и инспекциям.
Для получения ЭТК необходимо:
- Войти на портал Госуслуги;
- Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка»;
- Нажать кнопку «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности»;
- Указать свой e‑mail – на него будет отправлен документ.
Как посмотреть ЭТК, если нет учётной записи на Госуслугах
Если вы ещё не зарегистрированы, выполните простую регистрацию, указав ФИО, номер телефона и подтвердив аккаунт через пришедшее СМС. После входа вы сможете сразу открыть раздел «Электронная трудовая книжка» и загрузить свои записи.
Требования к сканированию записей в бумажной книжке
Если вы всё ещё используете бумажный вариант, но хотите перейти на электронный, важно правильно оформить сканирование:
- Разрешение – минимум 300 dpi;
- Формат – JPG или PDF;
- Размер файла – не более 1 МБ;
- Цвет – цветное сканирование;
- Записи должны быть размещены в хронологическом порядке и быть читаемыми.
Пример даты сканирования: 2026‑04‑19 09:20:45.
Как правильно вносить записи в трудовую книжку
Записи в трудовой книжке регулируются Трудовым кодексом РФ, ст. 66. Основные правила:
Запись в книжке до
Если книжка была открыта до 1 января 2004 года, новые сведения вносятся непосредственно в неё, а не в новую форму. При отсутствии свободных строк в разделе «Сведения о работе» оформляется вкладыш.
Формат записи
Каждая запись должна содержать:
- Порядковый номер записи;
- Дата выдачи бумажной трудовой книжки (число, месяц, год);
- Подпись работодателя или уполномоченного лица.
Примеры записей
- Запись о награждении (например, благодарность);
- Запись о переводе внутреннего совместителя в основные работники;
- Запись об объявлении благодарности;
- Запись о переходе на электронную форму.
Переход на электронную форму в 2025‑2026 годах
С 1 сентября 2021 года новые правила заполнения трудовых книжек вводятся для всех работников. В 2025‑2026 годах процесс уточняется:
- Внести запись о переходе на электронную форму в каждую строку, где требуется сведения;
- Указать дату выдачи бумажной книжки;
- Сделать запись в электронном виде, подтвердив её подписью работодателя.
Компания «Е‑Офис 24» подготовила 100 образцов записей для практического применения.
Как убедиться в наличии электронной трудовой книжки у кандидата
Работодатель, нанимая сотрудника, который выбрал электронный формат, получает от него заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. После подачи заявления работодатель выдаёт бумажную книжку, но в ней фиксируется лишь факт подачи заявления.
Для проверки можно использовать сервисы:
- ГАРАНТ.РУ – юридический справочник;
- Контур – система учёта и отчётности;
- Справочник кадрового специалиста.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если бумажная книжка потеряна?
В этом случае работник может запросить дубликат через отдел кадров или через портал Госуслуг, подав запрос на выдачу выписки.
Как оформить запись о переходе на электронную форму?
Запись делается в соответствующей графе, указывая номер записи, дату выдачи бумажной книжки и подпись работодателя. После этого в электронном виде вносится соответствующая отметка.
Какие требования к оформлению вкладыша?
Вкладыш оформляется так же, как и основная страница: читаемый шрифт, дата, подпись, порядковый номер. Он привязывается к основной книжке скрепкой или скрепкой‑клипсой.
Ведение трудовой книжки – обязательный процесс, требующий внимания к деталям и соблюдения законодательных норм. Переход на электронный формат упрощает работу с трудовым стажем, ускоряет выдачу справок и повышает безопасность хранения данных. Правильно оформленные записи, соответствие требованиям к сканированию и своевременное оформление вкладышей позволяют избежать ошибок и спорных ситуаций при проверках трудовой инспекции.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к специализированным ресурсам (ГАРАНТ, Контур, официальные сайты Министерства труда) или проконсультироваться с юристом по трудовому праву.