Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую историю работника. Помимо сведений о приёме‚ переводе и увольнении‚ в ней обязаны фиксироваться сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги. Неправильное оформление записи может привести к штрафам для работодателя и к потере права работника на получение льгот. В статье подробно рассматриваются:

• какие виды поощрений подлежат внесению;
• какое законодательное основание регулирует порядок записи;
• какие сведения необходимо указывать;
• пошаговая инструкция для бумажной и электронной трудовой книжки;
• образцы записей и типичные ошибки.

Правовое основание

Сведения о награждении (поощрении) вносятся в трудовую книжку в соответствии с:

1. Часть 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ;
2. Пунктом 24‑25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда РФ № 320н от );
3. Постановлением Правительства РФ от  № 225 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек».

Эти нормативные акты определяют‚ какие поощрения обязаны фиксироваться‚ какие сведения должны быть указаны и в какие сроки.

Какие поощрения вносятся в трудовую книжку

Согласно пункту 24‑25 Порядка‚ в раздел «Сведения о награждении (поощрении)» вносятся следующие виды:

• Государственные награды и почётные звания (орден‚ медаль‚ звание «Заслуженный работник» и др.);
• Почётные грамоты‚ благодарности‚ благодарственные письма‚ выданные организацией‑работодателем;
• Премии‚ если они определены у работодателя как вид поощрения (не разовые выплаты‚ а именно премия‑поощрение);
• Нагрудные знаки‚ медали‚ дипломы за достижения в работе‚ участие в конкурсах‚ выставках‚ проектах;
• Иные поощрения‚ предусмотренные уставом организации (например‚ «подарок за 10‑летний юбилей работы»)‚ если они оформлены официальным приказом.

Важно: обычные разовые денежные выплаты (например‚ премия за выполнение плана)‚ если они не классифицируются как поощрение‚ в трудовую книжку не вносятся.

Какие сведения необходимо указать

В соответствии с пунктом 24 Порядка‚ в запись должны входить следующие данные (в указанном порядке):

В электронных трудовых книжках (ЭТК) те же сведения вносятся в цифровой раздел «Сведения о награждении (поощрении)»‚ а подпись заменяется электронной подписью организации.

Пошаговая инструкция для бумажной трудовой книжки

1. Подготовьте приказ. На основании решения руководства оформляется приказ о награждении (пример: «Приказ № 45 от г. о награждении Ивановой И.И. почётной грамотой»).
2. Убедитесь в праве на запись. Проверьте‚ относится ли полученное поощрение к перечню‚ установленному Порядком.
3. Откройте раздел «Сведения о награждении (поощрении)». В трудовой книжке он находится после раздела «Сведения о переводе».
4. Заполните запись. Впишите данные в следующем виде (пример):

    1) ООО «ТехИнвест»‚ ‚ Почётная грамота
    за выдающиеся результаты в реализации проекта «Север»‚
    Приказ № 45 от г.
    (подпись руководителя) ___________________
    

5. Подпишите запись. Подпись ставится руководителем (или лицом‚ уполномоченным вносить записи). При необходимости ставится печать организации.
6. Сохраните оригинал приказа. При проверке инспекций работодатель обязан предъявить приказ‚ подтверждающий запись.

Пошаговая инструкция для электронной трудовой книжки (ЭТК)

1. Войдите в личный кабинет работодателя в системе ЭЛКОД (или иной сервис‚ предоставляемый Минтрудом).
2. Выберите сотрудника‚ откройте раздел «Сведения о награждении (поощрении)».
3. Заполните поля формы: название организации‚ дата награждения‚ наименование поощрения‚ основание (номер и дата приказа).
4. Загрузите скан‑копию приказа (PDF‚ JPG) в качестве подтверждающего документа.
5. Подтвердите запись электронной подписью организации.
6. Система автоматически сохраняет запись и отправляет уведомление сотруднику.

Сроки внесения записи

Запись о поощрении должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня вступления в силу приказа о награждении. Если запись в бумажную трудовую книжку откладывается‚ работодатель рискует получить штраф за нарушение статьи 5.27 КоАП РФ (нарушение порядка ведения трудовых книжек).

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие приказа. Запись без официального приказа считается недействительной – всегда храните оригинал приказа.
• Неполные сведения. Пропуск даты‚ названия поощрения или номера приказа приводит к отказу в признании записи.
• Запись в неверный раздел. Поощрения вносятся только в раздел «Сведения о награждении (поощрении)»‚ а не в раздел «Сведения о переводе».
• Отсутствие подписи/печати. В бумажной книжке запись без подписи руководителя и/или печати организации считается незавершённой.
• Запись разовой денежной премии‚ не классифицированной как поощрение. Такая запись может привести к штрафу за внесение недостоверных сведений.

Примеры записей (образцы)

Письменный образец (бумажная ТК)

ОАО «Газпром»‚ ‚ Государственная награда
 «Орден «За заслуги перед Отечеством» II степени‚
 Приказ № 78 от г.
 (подпись директора) ___________________

Электронный образец (ЭТК)

Что делать‚ если запись отсутствует

Если работник обнаружил‚ что запись о поощрении не внесена‚ он имеет право:

1. Обратиться к работодателю с письменным запросом о внесении записи (в течение 10 дней).
2. При отсутствии реакции – подать жалобу в Госинспекцию труда или в суд.
3. Требовать компенсацию за нарушение прав (в случае‚ если отсутствие записи лишило работника льгот‚ например‚ пенсионных баллов).

Корректное оформление сведений о поощрениях в трудовой книжке – обязательный элемент кадровой документации. Следуя законодательным требованиям‚ работодатели избегают штрафов‚ а сотрудники сохраняют право на получение социальных льгот и подтверждение своих профессиональных достижений.

Помните: запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней‚ в ней должны присутствовать полные сведения‚ а документ‑основание (приказ) обязателен. При работе с электронными трудовыми книжками соблюдайте требования к формату файлов и используйте электронную подпись организации.

Дата публикации: