Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и опыт сотрудника. В 2026 году, несмотря на активный переход на электронные форматы, бумажные трудовые книжки по-прежнему требуют строгого соблюдения правил заполнения, особенно при увольнении; Ошибки в записях или отсутствие необходимых подписей могут привести к проблемам при трудоустройстве в будущем или при назначении пенсии. В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись об увольнении, где должна стоять подпись работника и какие нюансы важно учитывать работодателю.
Общие правила заполнения трудовой книжки при увольнении
Согласно действующему законодательству РФ и Приказу Минтруда, все записи в трудовой книжке должны вноситься чернилами черного, синего или фиолетового цвета, разборчивым почерком, без сокращений и исправлений. Запись об увольнении делается в день прекращения трудового договора.
Основные требования к записи:
- В графе 1 указывается порядковый номер записи.
- В графе 2 — дата увольнения (число, месяц, год).
- В графе 3 — причина увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ (например, «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
- В графе 4 указывается номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении.
Подпись работника: обязательный этап
Один из самых важных моментов при оформлении увольнения — подпись работника. Она подтверждает, что сотрудник ознакомлен с записью и согласен с ее содержанием.
Порядок действий:
- После внесения записи об увольнении работодатель (или уполномоченное лицо) ставит свою подпись и печать организации (если она используется) в соответствующих графах.
- Затем трудовая книжка предъявляется работнику для ознакомления.
- Сотрудник должен поставить свою подпись в графе «Подпись работника, получающего трудовую книжку» (или в специально отведенном месте, если форма изменена в 2026 году).
- Если работник отказывается подписывать запись, об этом составляется акт в присутствии свидетелей, который подшивается к личному делу.
Важно: Без подписи работника запись считается незавершенной, что может повлечь за собой юридические риски для работодателя.
Особенности заполнения в различных ситуациях
В зависимости от причины увольнения, формулировка в графе 3 может отличаться. Рассмотрим несколько распространенных случаев:
Увольнение по соглашению сторон
Запись выглядит так: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение по собственному желанию
Формулировка: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение в связи с ликвидацией организации
Запись: «Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Перевод в другую организацию
Если сотрудник увольняется в порядке перевода, запись должна содержать название новой организации: «Уволен в порядке перевода в ООО «Новая Компания» с согласия работника, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Что делать, если работник не может получить трудовую книжку в день увольнения?
Если в день увольнения сотрудник отсутствует (например, находится на больничном), работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку документа по почте. До момента получения книжки она хранится у работодателя, но запись об увольнении вносится в установленный срок.
Ответственность за ошибки
Неправильное заполнение трудовой книжки, отсутствие подписи работника или несвоевременная выдача документа могут повлечь за собой:
- Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и организаций).
- Возмещение морального вреда работнику.
- Проблемы при подтверждении стажа в Пенсионном фонде.
Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке, включая обязательную подпись работника, — это не просто формальность, а юридическая необходимость. Соблюдение всех требований законодательства в 2026 году поможет избежать конфликтов, штрафов и обеспечит сотруднику беспроблемное продолжение трудовой деятельности. Работодателям рекомендуется использовать актуальные образцы записей и регулярно проверять знания кадровых специалистов.
Помните: внимательность к деталям при увольнении — залог спокойствия и для работодателя, и для работника.