Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Помимо записей о приеме на работу, увольнении и изменениях, в неё вносятся сведения о награждениях и поощрениях. Эти записи служат дополнительным подтверждением добросовестности и достижений сотрудника, что может иметь значение при трудоустройстве.
Важно! С 2021 года в электронных трудовых книжках (ЭЛТК) раздел «Сведения о награждениях» не предусмотрен. Информация о награждениях вносится только в бумажную трудовую книжку, если она у работника имеется. При оформлении ЭЛТК работодатель выдает сотруднику бумажный документ с соответствующей записью.
Разделы для награждений и поощрений
В зависимости от типа (серии) трудовой книжки, существуют два разных раздела:
- «Сведения о награждениях» (для орденов, медалей, почетных званий). В старых книжках серий AT-III, AT-IV графа 3 называется: «Сведения о награждениях орденами, медалями, о присвоении почетных званий».
- «Сведения о поощрениях» (за труд, связанный с работой на предприятии). В старых книжках графа 3: «Сведения о поощрениях, связанных с работой на предприятии, в учреждении или организации».
Награждение (орден, медаль, звание) и поощрение (премия, благодарность) — это разные вещи. Их нужно вносить в соответствующие разделы.
Порядок внесения записи о награждении (для бумажной книжки)
Инструкция по заполнению утверждена Приказом Минтруда России. Алгоритм действий следующий:
- Определите раздел. Выберите нужный раздел («Награждения» или «Поощрения») в зависимости от типа документа.
- Установите порядковый номер. В графе 1 (№ п/п) проставляется нарастающий порядковый номер в течение всего периода работы сотрудника. Если это первая запись о награждении, укажите «1». Если записи уже были — следующий за последним.
- Укажите дату. В графе 2 (дата) ставится дата награждения (дата из приказа или иного документа-основания), а не дата внесения записи в книжку.
- Заполните графу 3 (основание). Здесь нужно указать:
- Полное наименование организации, которая наградила (например, «Общество с ограниченной ответственностью ‘Вектор'»).
- Сокращенное наименование (при наличии), например, «ООО ‘Вектор'».
- За чем следуют сведения о награждении: полное наименование награды (ордена, медали, почетного звания) и краткое указание, за что награжден (можно использовать формулировку из приказа).
- Заполните графу 4 (номер и дата документа); Укажите:
- Номер документа-основания (приказа, распоряжения).
- Дату его издания.
- Наименование организации-работодателя, которая выдала документ (если это не та же организация, что в графе 3).
Пример записи о награждении орденом:
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор»)
Орден «За заслуги перед Отечеством» II степени
за многолетнюю безупречную работу и значительные достижения в области развития компании
Графа 4: Приказ № 345-к от ООО «Вектор»
Особые случаи
Если запись о награждении не была внесена в прошлом
Если награждение произошло много лет назад (например, в 1993 году), но запись в трудовую книжку не была сделана, работодатель вправе внести её в настоящее время.
Порядок действий:
- Найдите подлинник или заверенную копию документа, подтверждающего факт награждения (приказ, удостоверение).
- Внесите запись под порядковым номером, следующим за номером последней имеющейся записи в трудовой книжке.
- В графе 4 укажите номер и дату исторического документа-основания.
- В графе 3 можно добавить пояснение, например: «Запись внесена в 2026 году на основании приказа №… от …».
Если запись о награждении уже есть, но она ошибочна
Если в трудовой книжке уже есть запись о награждении, но она содержит ошибки (неверное название награды, даты и т.д.), её нельзя зачеркивать и исправлять.
Правильный порядок:
- В разделе «Сведения о работе» (или в разделе «Сведения о награждениях», если ошибка там) после последней действующей записи делается новая.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером [X] недействительна».
- Ниже вносится правильная запись с новым порядковым номером.
Обратите внимание! Все записи в трудовой книжке (кроме исправлений по вине работодателя) делаются синими чернилами или шариковой ручкой с пастой черного цвета. Исправления, помарки и подчистки не допускаются.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: А что делать, если награждение было не работодателем, а, например, государством (орден «За заслуги перед Отечеством»)?
Ответ: Запись вносит текущий работодатель на основании документа, который у него есть (например, копии удостоверения или приказа от вышестоящей организации). В графе 3 указывается наименование награды, а в графе 4 — реквизиты документа-основания.
Вопрос: Нужно ли вносить запись, если сотрудник уже уволен?
Ответ: Да, если награждение было совершено в период работы в данной организации. Обязанность по внесению записи лежит на последнем работодателе. Если у него нет трудовой книжки сотрудника (она осталась у предыдущего работодателя), он должен сделать запись в свою часть ЭЛТК или выдать работнику отдельный документ.
Вопрос: Где искать образцы заполнения?
Ответ: Образцы можно найти в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда), а также на сайтах кадровых и бухгалтерских ресурсов (например, «БУХ.1С», «КонсультантПлюс»).
Внесение записи о награждении в трудовую книжку — важная процедура, фиксирующая заслуги работника. Ключевые правила:
- Используйте правильный раздел («Награждения» или «Поощрения»).
- Соблюдайте порядковую нумерацию;
- Указывайте точные реквизиты документа-основания (номер, дату, наименование).
- Помните, что для электронных трудовых книжек эта запись вносится только в бумажный документ.
- При исправлении старых ошибок — делайте новую запись с пометкой о недействительности старой.
При возникновении сложных ситуаций (исторические награждения, утерянные документы) рекомендуется консультироваться с кадровым специалистом или юристом.