Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника и его место работы. В ней фиксируются все важные события: приём на работу‚ увольнение‚ перевод‚ переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)‚ работа по совместительству‚ награждения и даже военная служба. В этой статье мы подробно разберём‚ как правильно вносить записи‚ приведём актуальные образцы для 2026 года и разъясним новые правила ведения трудовых книжек.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка – это документ‚ удостоверяющий трудовой стаж и квалификацию работника. Она обязательна для всех сотрудников‚ работающих по трудовому договору‚ и используется при трудоустройстве‚ получении пенсионных прав‚ оформлении кредита и др. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) каждая запись должна быть сделана в строгом соответствии с требованиями закона.
Общие требования к заполнению трудовой книжки
- Записи вносится непосредственно в момент события (приём‚ увольнение‚ перевод и т.д.).
- Запись должна содержать полные данные о событии: дату‚ причину‚ должность‚ место работы‚ подпись работника и работодателя.
- В случае ошибок – вносится дополнительная запись с указанием причины исправления.
- Начиная с 2026 года‚ при переходе на ЭТК запись о приёме в бумажной книжке сохраняется‚ но дальнейшие события фиксируются в электронном виде.
Образцы записей для различных ситуаций
3.1 Приём на работу
Образец записи о приёме на работу в 2026 году:
№ 1 Наименование организации: ООО «РосТех» Должность: Инженер-строитель Объём работы: 100% Период работы: – Подпись работодателя: ____________________ Подпись работника: _____________________
Если работник принимается на срочный договор или половину ставки‚ в строке «Объём работы» указывается соответствующий процент.
3.2 Увольнение
Образец записи об увольнении по собственному желанию (ст. 83 ТК РФ‚ § 4.7):
№ 2 Причина увольнения: По собственному желанию Должность: Инженер-строитель Период работы: – Подпись работодателя: ____________________ Подпись работника: _____________________
Для увольнения по другому основанию (например‚ сокращение) в строке «Причина увольнения» указывается соответствующее основание (ст. 83 ТК РФ‚ § 4.7).
3.3 Перевод в другую организацию
Образец записи о переводе:
№ 3Перевод в другую организацию: ООО «НовыйПроект» Должность: Старший инженер Период работы: – Подпись работодателя: ____________________ Подпись работника: _____________________
3.4 Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2026 года переход на ЭТК возможен в любой момент. В бумажной книжке сохраняется запись о приёме‚ а дальше все события фиксируются в ЭТК. Пример записи о переходе:
№ 4 Переход на ЭТК: Да Подпись работодателя: ____________________ Подпись работника: _____________________
После перехода работодатель должен предоставить работнику электронный доступ к трудовой книжке.
3.5 Работа по совместительству
Образец записи о работе по совместительству (ст. 66.1 ТК РФ):
№ 5 Наименование организации: ООО «Малый бизнес» Должность: Менеджер по продажам Объём работы: 20% Период работы: – Подпись работодателя: ____________________ Подпись работника: _____________________
3.6 Награждения и премии
В разделе «Сведения о награждении» указываются:
- Дата награждения
- Наименование награды (премия‚ грамота‚ орден)
- Орган‚ выдавший награду
- Краткое описание заслуг
Пример записи:
№ 6 Награда: Премия «Лучший сотрудник года» Орган: Федеральная служба по труду Описание: За выдающиеся результаты в проекте «Энергия 2026»
3.7 Военная служба по контракту
Согласно письму Минтруда России от 20 ноября 2024 г. (№ 14‑6/10/ООГ)‚ запись о военной службе по контракту должна быть внесена в раздел «Сведения о военной службе»:
№ 7 Дата начала: Дата окончания: Тип службы: По контракту Орган: Министерство обороны РФ
3.8 Исправление ошибок
Если в трудовой книжке была допущена ошибка‚ вносится дополнительная запись с указанием причины исправления. Пример:
№ 8 Причина исправления: Ошибка в дате приёма Старая запись: Новая запись: Подпись работодателя: ____________________ Подпись работника: _____________________
3.9 Выдача трудовой книжки
Образец записи о выдаче трудовой книжки (ст. 66.1 ТК РФ):
№ 9 Дата выдачи: Подпись работодателя: ____________________ Подпись работника: _____________________
3.10 Прочие важные записи
- Запись о переводе в другую должность внутри одной организации.
- Запись о переходе на неполный рабочий день.
- Запись о приёме на работу по договору подряда (если применимо).
Как оформить запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)
Для перехода на ЭТК необходимо:
- Подать заявление работодателю.
- Получить подтверждение о переходе в ЭТК.
- Внести запись о переходе в бумажной книжке (см. раздел 3.4).
- Получить доступ к ЭТК и вносить все последующие события в электронный формат.
В ЭТК все записи оформляются в электронном виде‚ но при необходимости можно распечатать копию для личного использования.
Советы по правильному ведению трудовой книжки
- Всегда сохраняйте копии всех документов‚ подтверждающих события (трудовой договор‚ приказ о переводе‚ письмо о награде).
- Проверяйте правильность заполнения полей «Объём работы»‚ «Период работы» и «Причина увольнения».
- В случае сомнений – обращайтесь к кадровому специалисту.
- Не забывайте обновлять данные при переходе на ЭТК.
- Соблюдайте сроки внесения записей: они должны быть сделаны в течение 3 рабочих дней с момента события.
Трудовая книжка – важный документ‚ который требует точного и своевременного заполнения. Следуя приведённым образцам и рекомендациям‚ вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудового стажа; Не забывайте‚ что с 2026 года правила перехода на электронную трудовую книжку стали более гибкими‚ но при этом обязательными. Если у вас возникли вопросы‚ обратитесь к кадровому специалисту или в службу кадрового управления вашей организации.
Удачной работы и правильного ведения трудовой книжки!