Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все изменения в трудовой деятельности сотрудника: приём, перевод, увольнение, Награждения и др. Правильное оформление позволяет избежать проблем при расчёте пенсии, оформлении справок и подтверждении трудового стажа. В этом материале мы расскажем, как самостоятельно вписать записи в трудовую книжку, какие правила действуют в 2026 году и какие подводные камни могут возникнуть.

Что нужно знать перед самостоятельным заполнением

Нормативные акты, на которые опираются

• Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый Приказом Минтруда России от № 320н.
• Правила заполнения трудовой книжки, установленные в 2026 году (см. «Как правильно заполнить трудовые книжки в 2026 году»).
• Приказ Минтруда № 320н «Об утверждении формы и содержания записей в трудовых книжках».

Типы записей, которые вносятся

1. Сведения о приёме на работу.
2. Переводы на другую должность/подразделение.
3. Увольнение.
4. Смена фамилии, имени, отчества.
5. Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) в 2025 году.
6. Награждения, премии, выплаты.
7. Сведения о совместительстве и вахтовом методе работы.

Кто может вносить записи?

Согласно Правилам заполнения трудовых книжек, запись может быть сделана:

• Кадровым отделом.
• Руководителем организации (ИП).
• Самого сотрудника – в случае самостоятельного оформления (например, при переходе на ЭТК).

Как правильно оформить титульный лист

Титульный лист – первый лист в книжке. В него вносятся:

• ФИО сотрудника (полное и сокращённое).
• Дата рождения.
• Пол.
• Паспортные данные.
• Дата начала работы.
• Подпись ответственного лица и печать организации.

Пример записи на титульном листе:

ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Пол: М
Паспорт: 45 02 1234567
Дата начала работы: 
Подпись: ___________________ (руководитель)
Печать: ___________________

Примеры записей в разных ситуациях

Приём на работу

Запись вносится от руки или штампом. Обязательно указываются:

• Наименование организации (полное и сокращённое).
• Должность.
• Подразделение.
• Дата начала работы.
• Подпись руководителя.

Образец:

Приём на работу
Организация: ООО «Пример»
Должность: Инженер-конструктор
Подразделение: Блок 1
Дата приёма: 
Подпись: ___________________

Перевод на другую должность

Записывается в том же виде, но указывается тип перевода (по инициативе работника/работодателя).

Увольнение

В книжку вносят запись об увольнении, указывая основание (по соглашению сторон, по собственному желанию, по статье ТК и т.д.) и дату увольнения.

Смена фамилии, имени, отчества

Записывается в отдельный раздел «Сведения о работнике». Нужно указать старую и новую фамилию, дату изменения и подпись ответственного.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) в 2025 году

Если сотрудник решает перейти на ЭТК, в бумажную книжку вносится отметка о переходе:

• «Перевод на электронную форму трудовой книжки – ».
• Подпись руководителя.
• Отметка о выдаче копии ЭТК.

Награждения и премии

Записываются в разделе «Сведения о награждении». Указываются:

• Наименование награды.
• Дата награждения.
• Постановление/указ.

Правила оформления записей

Рукописный ввод

Все записи в бумажной книжке вносятся от руки. При этом:

• Письмо должно быть чётким, без стираний.
• Используется чёрная или синяя чернила.
• Ошибки не стираются, а прочеркиваются двумя линиями.

Штампы и предзаполненные формы

Для ускорения процесса допускается использование штампов с предзаполненными данными (например, сведений о компании). При этом:

• Штамп ставится только в том месте, где требуется подпись ответственного.
• После штампа необходимо поставить подпись.

Подписи и печати

Каждая запись должна быть подписана уполномоченным лицом и, при необходимости, проставлена печать организации.

Электронные записи

С 2025 года возможен переход на электронную форму. При этом:

• Электронные записи должны соответствовать требованиям «Как сделать запись о переходе на электронную трудовую книжку в 2025 году».
• Электронный документ подписывается электронной подписью.
• После перехода в бумажную книжку вносится отметка о переходе.

Частые ошибки и как их избежать

1. Омиссивные подписи. Без подписи запись считается недействительной.
2. Неправильный формат даты. Используйте «дд.мм.гггг» или «гггг-мм-дд» в зависимости от шаблона.
3. Отсутствие печати. Если в организации требуется печать, её отсутствие делает запись несоответствующей требованиям.
4. Смешивание разных форматов. Не меняйте стиль оформления в одном разделе.
5. Неучёт изменений в законодательстве. Следите за обновлениями Приказа Минтруда № 320н.

Практические рекомендации для HR‑специалистов

• Подготовьте готовый шаблон для каждой тип записи (приём, перевод, увольнение).
• Регулярно проверяйте соответствие записей требованиям Приказа 320н.
• Храните архивные копии всех штампов и подписей.
• Обучайте персонал правилам ручного ввода и работе с электронными формами.
• При возникновении вопросов обращайтесь к консультанту по трудовому праву или в кадровый отдел.

Самостоятельное заполнение трудовой книжки – ответственная задача, требующая внимания к деталям и соблюдения нормативных требований. При правильном оформлении:

• Все изменения будут зафиксированы корректно.
• Сотрудник получит полную информацию о своей трудовой истории.
• Организация избежит рисков при проверках и расчётах пенсии.

Следуя рекомендациям из этого гайда, вы сможете без проблем вести трудовые книжки в бумажном и электронном виде, соблюдая актуальные правила 2026 года.